Vreemde valuta in de boekhouding: hoe ga je als zzp’er om met wisselkoersen in de administratie?

Als je ook buitenlandse opdrachtgevers of leveranciers hebt, krijg je misschien te maken met vreemde valuta. Stuur je een factuur naar een klant in de Verenigde Staten? Of koop je software uit het Verenigd Koninkrijk? Dan krijg je door die andere valuta ook te maken met wisselkoersen. Hoe moet je dat verwerken in de boekhouding?

Als je betalingen in dollars of ponden wilt boeken in de administratie, gelden daar een paar regels voor. Wat zegt de Belastingdienst erover? En hoe voorkom je dat koersverschillen verkeerd in de boekhouding belanden? Wij leggen het je stap voor stap uit. 

Dit zegt de Belastingdienst over vreemde valuta

De Belastingdienst accepteert geen boekhouding met vreemde valuta. Jij moet namelijk een administratie in euro’s voeren.

Dat betekent dat je bedragen in vreemde valuta moet omrekenen naar euro’s. Het is belangrijk om de juiste wisselkoers te gebruiken voor omzet, kosten en btw.

Tip: noteer bij elke buitenlandse factuur de koers die je gebruikt. Bekijk de koers bij de bank (bij de betalingstransactie) of gebruik de wisselkoers van de ECB.

Wat zijn wisselkoersen?

De wisselkoers is de prijs van een buitenlandse valuta, uitgedrukt in euro’s. De koers verandert voortdurend, ook meerdere keren per dag. Een dollar kan bijvoorbeeld €0,92 waard zijn. En een dag later €0,95.

Je gebruikt de wisselkoers als je een factuur stuurt of ontvangt in een vreemde valuta. Of als je een betaling doet in een andere munteenheid dan euro’s. Ook gebruik je de wisselkoers voor de omzetting van jouw eigen administratie naar euro’s. 

Zo kies je de juiste wisselkoers

Verstuur je een factuur? Gebruik dan de koers van de factuurdatum (omzetdatum). Als je kosten betaalt, gebruik je de koers van de dag waarop je betaalt. Of de koers van de dag van de transactie wanneer die door de bank wordt afgeschreven.

Let op: kies één methode voor het boeken van vreemde valuta in je boekhouding. Houd vast aan die methode, zodat je consistent bent voor je administratie en de btw-aangifte.

Voorbeeld:
Je stuurt op 1 mei een factuur van $1.000, De ECB-koers bedraagt €0,92. Dat betekent dat je €920 omzet boekt.

Factuur boeken in vreemde valuta (met koersverschil)

De factuur boek je voor €920, als je die stuurt voor $1.000 bij een wisselkoers van €0,92. Maar wat gebeurt er als je vervolgens een betaling ontvangt van €935?

Dit kan komen door een koersverschil.

In de periode tussen de factuurdatum en het moment van betalen is de wisselkoers veranderd. Dat betekent dat je klant €935 moet betalen, om $1.000 over te maken (de wisselkoers is dan €0,935). In dat geval ontvang jij het factuurbedrag, plus een koersverschil (positief) van €15.

Je boekt €920 als omzet, op basis van de factuur, de factuurdatum en de koers van die dag. De resterende €15 boek je als koersverschil.

Tip: maak in je boekhouding categorieën aan voor zowel positieve als negatieve koersverschillen.

Kosten boeken in vreemde valuta (zonder koersverschil)

Als je kosten maakt, een factuur ontvangt en die op een ander moment betaalt, kan er opnieuw sprake zijn van een koersverschil. Dan geldt hetzelfde als hierboven, maar dan andersom.

Koop je software in de VS voor $50? Als je meteen afrekent op dezelfde dag en je €47 betaalt, zijn dat de werkelijke kosten. Noteer in de omschrijving bij de boeking ook de originele valuta en de koers. Er ontstaat geen koersverschil als je op hetzelfde moment meteen betaalt. 

3 scenario’s voor zzp’ers

Online marketeer met internationale klanten

Je werkt als online marketeer en stuurt facturen in USD. De betaling ontvang je vervolgens via PayPal of Wise. Dan boek je de omzet in euro’s, op basis van de ECB-koers op de factuurdatum.

Tekstschrijver die software uit de Verenigde Staten gebruikt

Je koopt software in de Verenigde Staten, die je afrekent met een creditcard in USD. De kosten boek je vervolgens in euro’s, op basis van de transacties op het afschrift. 

MoneyMonk kan de betalingen automatisch voor je koppelen, zodat dit heel eenvoudig is.

Coach die workshops aanbiedt in het Verenigd Koninkrijk

Als je workshops aanbiedt in Britse ponden (GBP) kun je de wisselkoersen handmatig bijhouden in Google Sheets of Excel. Noteer bij de betalingen steeds de koersverschillen, om die vervolgens op te nemen in de boekhouding. 

Veelgestelde vragen: boekhouding met vreemde valuta

• Wat als ik geen wisselkoers heb genoteerd?
  Je kunt in dat geval de ECB-dagkoers of de koers van de bank van de desbetreffende dag gebruiken. Zorg dat je altijd een officiële wisselkoers gebruikt en noteer deze alsnog bij de boeking. 

• Mag ik zelf de wisselkoers kiezen bij vreemde valuta in de boekhouding?
  Nee, je moet altijd een officiële wisselkoers gebruiken. Dat is de ECB-koers of de wisselkoers van de bank op de dag van factureren of betalen. Maak een keuze en houd daar vervolgens aan vast om consistent te blijven. 

• Moet ik ook btw rekenen op buitenlandse facturen?
  Dat ligt aan de btw-regels per land. Bij diensten aan bedrijven binnen de EU zal je de btw waarschijnlijk ‘verleggen’. Aan klanten buiten de EU bereken je meestal geen btw.
  Stel je vragen aan een boekhouder of aan de Belastingdienst als je twijfelt. 

Makkelijk met MoneyMonk

In MoneyMonk maak je het jezelf makkelijk. Heb je een inkoopfactuur gekregen met Amerikaanse dollars of Britse ponden? Wij houden de wisselkoersen bij en rekenen het voor je om naar euro’s. Dat scheelt weer zoeken en uitrekenen!