Vooruitbetaalde omzet boeken: hoe verwerk je een factuur bij vooruitbetaling?

Je wilt vooruitbetaalde omzet boeken. Hoe doe je dat, bijvoorbeeld als een klant aanbiedt om een factuur vooraf te betalen? Of als een klant een aanbetaling doet? Dat leggen we je uit, zodat je het correct verwerkt in de boekhouding.

Ook leggen we je uit hoe dit werkt met de btw en hoe het werkt bij een contractverlenging (of abonnement), bij korting op vooruitbetaling en bij gedeeltelijke leveringen (of annuleringen). Allemaal uitzonderingssituaties, waarin het fijn is om zeker te weten dat je het goed doet.

Tip: twijfel je over een factuur met vooruitbetaling? Of over vooruitbetaalde inkomsten? Vraag het een van deboekhouders aangesloten bij MoneyMonk, ze helpen je graag.

Wat is vooruitbetaalde omzet?

Er ontstaat vooruitbetaalde omzet als een klant betaalt voordat jij de dienst of het product levert.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• Een jaarabonnement dat in december wordt betaald, maar in januari start.
• Een project dat je factureert voor de startdatum.
• Een workshop waarvoor deelnemers vooraf betalen.

Je moet dan een vooruitbetaling boeken en op tijd de btw over de vooruitbetaling afdragen. Benieuwd hoe dat precies werkt? Wij leggen het je uit.

Boekhoudkundig heb je bij vooruitbetaalde inkomsten nog geen omzet behaald. Je hebt namelijk nog niets geleverd. Totdat je de dienst of het product levert gaat het om ‘vooruitbetaalde omzet’. Het bedrag boek je aan de passivazijde van de balans, omdat je de dienst of de levering nog ‘verschuldigd’ bent aan de klant.

Zoektermen en begrippen uitgelegd

Als je zoekt naar ‘factuur vooruitbetaling’, ‘betaling vooraf’ of ‘vooruitbetaling btw’ twijfel je misschien over hoe je dat goed moet boeken. Je wilt zeker weten dat de administratie klopt, net als de (btw) aangifte die je doet. Wij leggen je daarom de belangrijkste termen uit:

• Vooruitbetaling boeken: je hebt een betaling ontvangen voordat je hebt geleverd. De vooruitbetaling boek je als een verplichting (passiva), omdat je de levering nog verschuldigd bent. We leggen je zo uit hoe je dat doet.
• Vooruitbetaalde omzet (inkomsten): een ontvangen bedrag waarvoor je nog moet leveren. Je boekt het (tijdelijk) als passiva, dus als een uitstaande schuld.
• (Factuur) vooraf betalen: voor diensten of producten die je nog moet leveren, stuur je een voorschotnota of een factuur vooraf. Daarover moet je btw berekenen en afdragen.
• Vooruitbetaling btw: de btw over een vooruitbetaling moet je afdragen in het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Let op: dus niet in het tijdvak waarin je de diensten of producten levert.

Waarom is het belangrijk om een betaling vooraf goed te boeken?

De Belastingdienst verplicht je om vooruitbetalingen op de goede manier in de administratie op te nemen. Toch is die wettelijke verplichting niet de enige reden om een betaling vooraf goed te boeken.

Dit zijn de drie belangrijkste redenen:

• Btw-verplichting bij ontvangst Jouw btw-verplichting (om de btw af te dragen) ontstaat bij ontvangst van het bedrag, niet bij de daadwerkelijke levering van jouw dienst of product. Zodra de klant betaalt, ben jij de btw aan de Belastingdienst verschuldigd. Ook al heb je dan nog niets geleverd.
• Correct resultaat in de administratie Zou je de vooruitbetaling gewoon boeken als omzet, dan laat de boekhouding te veel omzet in één periode zien, omdat je de prestatie pas later levert.
• Zodat de balans en winst- en verliesrekening kloppen Een betaling vooraf hoort thuis op de balans (als passiva), dus niet in de omzet. Door het goed te boeken zorg je dat de balans en de winst- en verliesrekening kloppen.

De Belastingdienst wil dat je de inkomsten boekt bij levering van de prestaties en op tijd btw afdraagt. Fouten kunnen leiden tot correcties of boetes, dus het is verstandig om dit goed te doen.

Hoe werkt het wettelijk en fiscaal?

Benieuwd hoe het bovenstaande in de praktijk werkt bij vooruitbetaalde omzet? We leggen het je uit.

Factuur bij vooruitbetaling verplicht

Je moet een vooruitbetaling boeken zodra je een vooraf verstuurde factuur betaald krijgt:

• Maak een factuur of voorschotnota op met alle verplichte gegevens.
• Vermeld het btw-bedrag.
• Neem de factuur op in de administratie.

Btw-afdracht bij ontvangst van het bedrag

Je moet de btw over de vooruitbetaling afdragen in het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Niet pas bij de levering van jouw diensten of producten. Dat geldt ook bij deelbetalingen en voorschotten.

Ontvang je de betaling in het tweede kwartaal, maar lever je de diensten in het derde kwartaal? Dan moet je btw over de betaling afdragen in juli, omdat je dan aangifte doet over het tweede kwartaal. Nadat je de prestatie hebt geleverd in het derde kwartaal hoef je daarover niet nog eens btw af te dragen, omdat je de betaling al eerder hebt ontvangen (en de btw daarna afdroeg).

Tip: alleen als je de administratie bijhoudt volgens het Kasstelsel mag je hiervan afwijken als je producten in plaats van diensten levert. In MoneyMonk houd je de boekhouding altijd bij volgens het Factuurstelsel, dus is dat niet van toepassing. Sowieso heb je expliciete ontheffing van de Belastingdienst nodig om het Kasstelsel te gebruiken.

Vooruitbetaalde omzet op de balans

Boekhoudkundig plaats je een vooruitbetaling op een aparte balansrekening, zoals:

• Vooruitbetaalde omzet (passiva)
• Btw af te dragen (passiva)

Zodra je de prestaties levert, verschuif je deze bedragen naar de winst- en verliesrekening, omdat het dan omzet wordt (in plaats van vooruitbetaalde omzet).

Stap voor stap: vooruitbetaalde omzet boeken

Stap 1: Verstuur de (voorschot)factuur

Maak een factuur aan zoals je dat altijd doet. Vermeld op de factuur dat het gaat om een vooruitbetaling. Beschrijf de toekomstige prestaties, zoals ‘abonnement januari tot en met december’ of ‘workshop op [datum]’. Vermeld het btw-tarief en btw-bedrag.

Stap 2: Ontvangst van de betaling

Zodra de klant betaalt boek je het ontvangen bedrag als vooruitbetaalde omzet en btw af te dragen. Gaat het om een factuur van 1.210 euro? Dan boek je 1.000 euro als vooruitbetaalde omzet en 210 euro als btw af te dragen.

Boekhoudkundig gaat het om:

Bank	Debet (1.210)
Vooruitbetaalde omzet		Credit (1.000)
Btw af te dragen		Credit (210)

Stap 3: Levering van de prestatie

Zodra jij de dienst of het product levert, verschuif je de vooruitbetaalde omzet naar de resultatenrekening.

Vooruitbetaalde omzet	Debet (1.000)
Omzet		Credit (1.000)

Let op: gaat het om een jaarabonnement? Dan moet je de vooruitbetaalde omzet officieel in delen per maand naar de resultatenrekening verschuiven, omdat je iedere maand een deelprestatie levert.

Stap 4: Btw-aangifte

Je geeft de btw aan in het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Niet in het tijdvak waarin je de daadwerkelijke prestatie levert.

Let op: bij een jaarabonnement draag je de volledige btw af in het tijdvak waarin je de betaling ontvangt, dus niet per maand.

Stap 5: Einde vooruitbetaling

Zodra je de volledige prestatie hebt geleverd heb je alle omzet geboekt. De balansrekening ‘vooruitbetaalde omzet’ is voor deze betaling dan op nul uitgekomen. Jouw boekhouding klopt, omdat je de bedragen hebt verschoven naar ‘omzet’.

Vooruitbetaalde omzet: 3 praktijkvoorbeelden

Contractverlenging tijdens de looptijd

Een klant betaalt in december voor een jaarabonnement vooruit. In februari besluit de klant nog een jaar bij te boeken. Hoe moet je die factuur vooruitbetaling verwerken?

Boek het extra jaar ook als ‘vooruitbetaalde omzet’, dus op de balans bij passiva. Verwerk iedere maand het juiste bedrag door dit te verschuiven naar ‘omzet’ op de resultatenrekening. Voor het extra jaar begin je daarmee zodra dit van start gaat. Het betekent dat de post ‘vooruitbetaalde omzet’ open blijft staan, tot de prestaties voor dit contractjaar beginnen. De btw draag je al af in het tijdvak dat je de betaling ontvangt, ook al is het meer dan een jaar vooruit.

Korting na een vooruitbetaling

Een klant betaalt 1.200 euro vooruit, exclusief btw. Halverwege het jaar geef je een korting van 200 euro, omdat de klant aangeeft nog een jaar te willen verlengen. Hoe verwerk je dat ten opzichte van de vooruitbetaalde inkomsten?

1. Maak een creditfactuur voor 200 euro plus de btw.
2. Corrigeer de vooruitbetaalde omzet, zolang de dienst nog niet is geleverd. Tip: Heb je al een deel omzet geboekt? Pas dat naar rato aan.
3. Neem de btw over het kortingsbedrag mee in het volgende tijdvak van de aangifte.

Gedeeltelijke levering door annulering

Stel dat je een contract drie maanden vooruit factureert, maar de klant na één maand besluit te stoppen. Hoe moet je de vooruitbetaling boeken en corrigeren?

• Je hebt een derde van de dienst geleverd, dus dat boek je als omzet.
• De resterende twee derde van de betaling blijft op de balans als vooruitbetaalde omzet.
• Je maakt een creditfactuur voor het deel dat niet meer wordt geleverd.
• Verwerk de vooruitbetaalde omzet ten opzichte van de creditfactuur.
• Neem de btw-correctie mee bij het volgende tijdvak voor de aangifte.

Makkelijk in MoneyMonk

Je weet nu hoe je een factuur vooruitbetaling op de juiste manier boekt. Maar, we begrijpen dat je dit het liefst zo eenvoudig mogelijk doet.

Daarom helpt MoneyMonk je bijvoorbeeld eenvoudig balansrekeningen aan te maken zoals ‘vooruitbetaalde omzet’. Vervolgens stel je eenvoudig een periodieke boeking in, om de inkomsten automatisch over de komende maanden te verdelen.

De btw wordt automatisch in de juiste aangifte meegenomen, nadat je het bedrag hebt ontvangen. Het MoneyMonk-dashboard toont je precies de openstaande verplichtingen en geboekte omzet. Zo heb jij altijd het overzicht, voorkom je fouten en houd je grip op de administratie.