Een cadeaubon in de boekhouding: hoe moet je die verwerken (en zo werkt de btw)

Je biedt cadeaubonnen aan als zzp’er. Hoe moet je die verwerken of invoeren als klanten ze gebruiken? Dit komt steeds vaker voor, bijvoorbeeld als kerstcadeau, kortingsactie of tijdelijke promotie. Wij leggen je uit hoe je de cadeaubon in de boekhouding verwerkt.

Zowel bij verkoop als bij inkoop is het belangrijk om cadeaubonnen goed op te nemen in de administratie. Wij vertellen je wat de Belastingdienst hierover zegt. Met handige voorbeelden en slimme tips, zodat jij achteraf niet voor verrassingen komt te staan. 

Tip: zelf een cadeaubon ontvangen en benieuwd hoe je dat boekt als je daarmee zakelijk afrekent? Ook dat leggen we je uit, helemaal onderaan dit artikel. 

Twee soorten cadeaubonnen

Hoe je een cadeaubon boekt in de boekhouding en hoe je omgaat met de btw hangt af van het type bon. Concreter: het maakt verschil of het een bon voor een specifieke dienst of een product is, of dat de ontvanger van de bon zelf kan bepalen wat ervan te kopen. 

• Enkelvoudige cadeaubon: voor een specifiek product of een dienst (btw vooraf bekend). Zoals een bon voor een massage van 60 minuten -> 21% btw

• Meervoudige cadeaubon: voor meerdere producten of diensten in te wisselen (btw niet bekend). Zoals een bon ter waarde van €50, voor het hele assortiment -> btw onbekend

Cadeaubon verkopen en boeken: hoe werkt dat?

Stel dat je een enkelvoudige cadeaubon verkoopt als zzp’er. Die boek je dan gewoon als omzet, zoals je dat normaal gesproken ook zou doen. Je trekt de btw af, omdat je weet welk tarief van toepassing is.

Gaat het om een cadeaubon voor een massage, ter waarde van €60? Dan boek je €49,59 omzet en €10,41 btw.

Gaat het om een meervoudige cadeaubon? Dan boek je die als vooruitbetaling (nog geen omzet). Je hoeft nog geen btw af te dragen, omdat je nog niet weet welk percentage van toepassing is.

Gaat het om een cadeaubon ter waarde van €50, vrij te besteden? Boek vooruit als ‘vooruit ontvangen bedrag’ (passiva op de balans). Verwerk nog geen btw.

Cadeaubon wordt ingewisseld: hoe moet je die boeken?

Als een klant een enkelvoudige cadeaubon inwisselt, hoef je niets te doen. De omzet en btw zijn al geboekt bij de verkoop.

Wisselt de klant een meervoudige cadeaubon in? Dan boek je op dat moment de omzet en bereken je de btw.

Als de klant kiest voor een aankoop met 9% btw boek je €45,87 omzet en €4,13 btw. 

Cadeaubon inkopen: hoe moet je die inboeken?

Stel dat je een cadeaubon wilt aanbieden als relatiegeschenk, hoe boek je die dan? De btw over een cadeaubon is misschien aftrekbaar, maar niet altijd.

• Niet aftrekbaar: bij geschenken groter dan €227 per persoon per jaar

Veelgemaakte fouten bij cadeaubonnen in de boekhouding

Benieuwd waar het vaak misgaat bij andere zzp’ers die cadeaubonnen gebruiken? Of die cadeaubonnen uitdelen? Dit zijn de veelgemaakte fouten die jij wilt voorkomen:

• Verkeerd btw-tarief bij enkelvoudige bonnen
  Gebruik het btw-tarief dat geldt voor waar de bon voor gebruikt zal worden.

• Alvast btw afdragen bij meervoudige cadeaubonnen
  Dat hoeft nog niet, omdat je niet weet welk btw-tarief van toepassing zal zijn.

• Cadeaubonnen boeken als omzet voordat ze zijn ingewisseld
  Dat is onjuist als het gaat om een meervoudige cadeaubon.

Let op: geef je een cadeaubon uit, die niet (op tijd) wordt ingewisseld? Dan boek je deze als ‘winst, niet geleverd’. 

Zakelijk betalen met een cadeaubon

Misschien heb je zelf een cadeaubon ontvangen, van een klant of relatie. Wat leuk! Maar hoe boek je dat in de administratie, als je er een boek, software of een zakelijke lunch mee afrekent?

Allereerst over het ontvangen van de bon. Het is strikt genomen een voordeel dat je ontvangt. Toch hoef je het bedrag niet als omzet te boeken. Behalve als het gaat om een vergoeding voor werk dat je hebt geleverd, in plaats van geld. Gaat het om een relatiegeschenk? Dan hoef je de bon niet als omzet te boeken.

Gebruik je de cadeaubon voor een zakelijke aankoop? Dan boek je de aankoop in je administratie alsof je die gewoon hebt betaald. De waarde van de bon verwerk je vervolgens als een ‘betaling in natura’, omdat er voor dat deel geen echte geldtransactie plaatsvindt.

Betaal je deels met een cadeaubon en deels met geld? Dan splits je de betaling in twee delen:

• Het deel dat je met de cadeaubon betaalt, verwerk je als betaling in natura.

• Het resterende bedrag dat je met geld betaalt (bijvoorbeeld via je zakelijke rekening of creditcard), verwerk je als een normale betaling.

Wil je btw terugvragen over een zakelijke aankoop die je deed met een cadeaubon? Dat ligt ingewikkelder, omdat je de bon hebt gekregen (en dus niet zelf hebt betaald). Je mag de btw niet altijd aftrekken, dus vraag een boekhouder om advies. 

Veelgestelde vragen: cadeaubon verkopen of inbrengen

• Wat gebeurt er bij een verlopen cadeaubon?
  Wordt een bon niet ingewisseld? Met een enkelvoudige bon hoef je niets te doen, omdat je die omzet al geboekt hebt. Een meervoudige bon moet je uiteindelijk alsnog als omzet boeken. Je kiest dan zelf het btw-percentage. 

• Moet ik altijd btw rekenen op een cadeaubon?
  Ja, maar niet meteen. Op een enkelvoudige cadeaubon verwerk je dit meteen. Als het gaat om een meervoudige cadeaubon verwerk je de btw op het moment dat de bon wordt ingeleverd. 

• Kan ik btw terugvragen op ingekochte cadeaubonnen?
  Ja, maar alleen als het geschenk dat je uitdeelt voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je niet meer dan €227 per persoon per jaar schenkt.