5/5

Projectadministratie

Met een projectadministratie beheer je uren, ritten, en onkosten op klantniveau. Zo houd je grip op lopende projecten en daarmee op het resultaat van je onderneming. Probeer het zelf de eerste 30 dagen gratis.

De eerste 30 dagen gratis, geen betaalgegevens nodig

Je uren, ritten, onkosten en budget in een projectoverzicht

Dreigt een budgetoverschrijding? Grijp direct in!

Factureer je uren en onkosten met een druk op de knop

Analyseer de rapportages en verbeter je offertes

Foto van klant Aimée met het MoneyMonk project dashboard op de achtergrond

Een professionele projectadministratie voor zzp’ers

Een projectadministratie is niet verplicht, maar wel een aanrader als je werkt op projectbasis. Met een projectadministratie werk je gemakkelijker binnen budget, wat belangrijk is voor je omzet en klantrelatie. Uitzoomen op je projectdata vergroot zelfs je succes als ondernemer. Dat werkt als volgt:

Als je uren, ritten en onkosten toeschrijft aan een klant wordt je projectadministratie automatisch bijgewerkt. Je ziet in een oogopslag hoe de administratieve kant van je project ervoor staat. Super handig, zeker als je gebonden bent aan een budget.

Alle (non)declarabele kosten/uren in een overzicht

Hetzelfde geldt voor ritten en gemaakte onkosten

Stel budgetten in per uur of per totaalbedrag

Alles is direct inzichtelijk dankzij handige grafieken

Voer je budgetten in en monitor de voortgang terwijl je uren schrijft en onkosten maakt. Zie je dat je budget er doorheen vliegt? Informeer je klant en zoek samen naar een oplossing. Zo bewaak je jouw omzet en blijft je klantrelatie goed.

Zie direct of je werkt binnen het afgesproken budget

Signaleer werkzaamheden die niet binnen de offerte vallen

Knelt het budget? Grijp in en zoek een oplossing met je klant

In een projectadministratie staan je openstaande uren, ritten en onkosten netjes gegroepeerd per klant. Hierdoor stel je een factuur op met één klik op de knop. Je hoeft het alleen nog maar te controleren en te verzenden.

Openstaande uren, ritten en onkosten verzameld per klant

Creëer een nieuwe factuur met één klik op de knop

Monitor de betaalstatus binnen je project

Gebruik je MoneyMonk een tijdje? Open een projectrapportage en zoek naar potentiële verbeterpunten als ondernemer. Maak je bijvoorbeeld veel non-declarabele uren? Verhoog je uurtarief of breid de geoffreerde werkzaamheden uit.

Alle projectdata komt samen in overzichtelijke rapportages

Zoek naar trends op project- of klantniveau

Verbeter toekomstige offertes op basis van je inzichten

Wil je voorbeelden? Check de

kennisbank projectadministratie

onderaan deze pagina

Jasper

Boss Monk

Tip voor starters:
Registreer ook non-declarabele uren

Een uurtje inlezen in de trein, een telefoontje op de fiets of ‘s avonds e-mails beantwoorden op de bank. Het sluipt erin als je freelancet. Realiseer je wel dat deze uren ook meetellen als werk. Voer ze in bij je urenadministratie en koppel ze aan een opdrachtgever. Dan krijg je een veel completer beeld van het urentotaal van een project.

Ook onze projectadministratie wordt als uitstekend beoordeeld door zzp’ers

Jesper

“MoneyMonk is een zeer intuïtief boekhoudprogramma. De bankkoppeling werkt top en transacties worden automatisch geladen. Alleen even de juiste grootboekrekening toekennen en voilà! Projectmanagement werkt ook goed. Kortom: MoneyMonk is zeer geschikt voor dienstverlenende ZZP'ers.”

5 / 5

Arjan

“De Customer Journey is next level! Van mijn reviews-check en digitale registratie tot de zeer handige korte introfilmpjes en effectieve opstartservice door support. De functionaliteiten zijn precies wat ik nodig heb, inclusief de handige koppeling tussen boekhouden en projectmanagement. Alles wat MoneyMonk doet is drempelverlagend.”

5 / 5

Pascal

“Compact en overzichtelijk pakket. Het aanmaken van projecten, uren en ritten registreren en eventuele onkosten doorbelasten. Alles is een mum van tijd gedaan. Helemaal mooi is dat je een verzamelfactuur kunt maken met meerdere projecten voor een klant. Ik ben zeer tevreden en raad dit pakket zeker aan!”

5 / 5

9.8 / 10

700+ reviews

Videotutorial

Zo richt je een projectadministratie in

Wil je weten hoe je een projectadministratie opzet in MoneyMonk, zonder al het werk te doen? Check dan deze YouTube-playlist.

De onderdelen van een projectadministratie

De volgende functionaliteiten komen samen in een MoneyMonk projectadministratie.

Offertes

Urenregistratie

Rittenregistratie

Onkosten

Factureren

Offertes

Handig als naslagwerk

Is je project goedgekeurd? Zet de taken en budgetten in je projectadministratie.

Ontdek meer

Jasper

Boss Monk

Tip voor starters:
Koppel al je uren en onkosten aan een project

Je projectadministratie in MoneyMonk werkt alleen als je de basis op orde hebt. Maak daarom klanten aan, geef je projecten een naam en specificeer de terugkerende taken. Voer je uren of onkosten in? Selecteer dan een project. Daarna wordt je projectadministratie automatisch bijgewerkt.

Kennisbank projectadministratie

Wat is een projectadministratie?

De administratieve kant van een project. Dit omvat in MoneyMonk de uren, ritten en onkosten die je maakt, de budgetten die je instelt én de uren en investeringen die je daadwerkelijk op de factuur zet.

Is een projectadministratie verplicht?

Je moet een administratie bijhouden voor je bedrijf, maar je hoeft de administratie niet te specificeren per klant of project. Met een projectadministratie onderneem je wel effectiever. En dat is minstens net zo belangrijk.

Kun je een projectadministratie in Excel bijhouden?

Ja, dat kan. Je houdt dan uren, ritten en onkosten bij in verschillende tabbladen of bestanden. In vergelijking met MoneyMonk mis je wel een stuk automatisering. Je moet bijvoorbeeld zelf grafieken maken, rapportages opstellen en gegevens overnemen voor facturen. Dat kost je een hoop tijd ten opzichte van projectadministratie software, tenzij je een echte Excel-wizard bent natuurlijk.

Hoe kan ik mijn resultaat verbeteren met een projectadministratie?

In de rapportages vind je projectdata over meerdere maanden tot jaren. Dit helpt je bij het verbeteren van je offertes en daarmee je bedrijfsresultaat. Hier zijn twee voorbeelden op basis van kengetallen die je zelf moet berekenen:

Gerealiseerd uurtarief

Iedere ondernemer maakt non-declarabele uren. Bijvoorbeeld als je een administratie bijhoudt en klanten werft. Maar ook voor een project kun je non-declarabele uren maken. Bijvoorbeeld als je tussendoor belt met de directeur óf als je werk uitvoert dat niet valt binnen de offerte. En deze uren hebben een grote invloed op je gerealiseerde uurtarief (= projectomzet / (declarabele uren + non-declarabele uren)).

Is je gerealiseerde uurtarief een stuk lager dan het tarief dat je factureert? Dan drukt dat omzet en winst. Wellicht zie je nog ruimte voor de volgende verbeteringen:

• Verhoog je uurtarief. Want dan valt automatisch je gerealiseerde uurtarief ook hoger uit.
• Neem terugkerende non-declarabele uren op in offertes. Bel en mail je bijvoorbeeld heel veel met een klant? Neem dan een post op voor projectmanagement waar je deze uren kunt wegschrijven.

Gemiddelde budgetoverschrijding

Mensen onderschatten de tijd die ze nodig hebben voor een project. Dit betekent ook dat budgetten met regelmaat worden overschreden. Geldt dat ook voor jou? Druk dan de urenoverschrijding uit met een percentage (= urenbegroting / (gerealiseerde declarabele uren + gerealiseerde non-declarabele uren) * 100%)) en overweeg de volgende aanpassingen van je offertes:

• Begroot meer uren. Stel een urenbegroting op en verhoog ieder onderdeel met je gemiddelde budgetoverschrijding. Dus denk je dat je 10 uur nodig hebt en is je gemiddelde budgetoverschrijding 20%? Begroot dan 12 uur.
• Neem nieuwe declarabele posten op. Is inlezen cruciaal voor je opdracht, maar declareer je deze uren nooit? Neem ze mee als voorbereidingsuren in je offerte.

Alle online boekhoudmodules op een rijtje

Met MoneyMonk heb je alle functies waarmee je niet alleen je boekhouding in orde hebt, maar ook je urenregistratie, ritten, onkosten en projecten. Van offerte tot belasting, alles onder één dak.