Omzetbelasting: dit moet je weten als ondernemer
Je moet aangifte omzetbelasting (btw) doen. Wat betekent dit? En hoe doe je het? Dat leggen we je uit in deze complete gids. Van wat de omzetbelasting precies is, tot de btw-tarieven die je moet berekenen en hoe je aangifte kunt doen.
Als ondernemer moet je verplicht aangifte omzetbelasting doen. Dat geldt zowel voor zzp’ers als het mkb, voor eenmanszaken, vof’s en bv’s. Behalve als je een vrijstelling hebt (hierover meer bij de kleineondernemersregeling, KOR). We leggen je uit hoe dat werkt.
Tip: de Belastingdienst gebruikt aangiften omzetbelasting als signaalfunctie. Via data-analyse worden aangiften vergeleken met branchecijfers, eerdere aangiften en internationale transacties. Daarom is het extra belangrijk de aangifte omzetbelasting netjes en op tijd te doen.
Wat is omzetbelasting? Dit moet je weten
Omzetbelasting is de belasting die je afdraagt omdat je btw aan klanten berekent. Welk btw-tarief je berekent hangt af van wat je verkoopt:
- 21% (standaardtarief): voor de meeste producten en diensten
- 9% (laag tarief): voor voedingsmiddelen, boeken en sommige diensten
- 0% (nul-tarief): bij export en intracommunautaire leveringen (ICL)
- Vrijstellingen: bijvoorbeeld in de zorg, het onderwijs en voor sommige financiële diensten
Je moet periodiek aangifte omzetbelastingbij de Belastingdienst doen, vaak per kwartaal. Tijdens de aangifte geef je aan hoeveel omzetbelasting je hebt berekend aan klanten, en hoeveel omzetbelasting je andersom zelf hebt betaald over zakelijke aankopen.
Tip: lees onze 12 tips en 12 veelgemaakte fouten.
Let op: bewaar facturen, btw-id’s van klanten, de rittenregistratie en ICP-opgaven minimaal 7 jaar.
Aangifte omzetbelasting doen
De aangifte omzetbelasting doe je op de website van de Belastingdienst:
- Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk
- Login met jouw gegevens (DigiD, European Login of eHerkenning)
- Kies voor ‘Btw’ en daarna voor ‘Btw-aangifte’
Tijdens de aangifte doorloop je een aantal stappen. Je vult je omzet en de berekende omzetbelasting in, net als eventueel privégebruik, internationale transacties en de omzetbelasting die je zelf hebt betaald over zakelijke aankopen.
De onderstaande tabel toont de meest relevante categorieën tijdens de aangifte omzetbelasting:
| Rubriek | Omschrijving | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 1a | Leveringen/diensten belast met 21% | Advies, consultancy, ontwerp |
| 1b | Leveringen/diensten belast met 9% | Journalistieke artikelen, boeken |
| 1c | Leveringen/diensten 0%/overige | Export, intracommunautaire leveringen |
| 2a/2b | Binnenlandse verlegging | Bouw, sloop, metaalhandel |
| 3a/3b/3c | Buitenlandse leveringen/diensten | Export en digitale diensten buiten EU |
| 4a/4b/4c | Inkoop uit EU/3e landen | IC-verkrijgingen, import (art. 23 vergunning) |
| 5b | Voorbelasting | Btw op zakelijke kosten |
| 5d/5e | Saldo | Te betalen of terug te vragen |
Aangifte omzetbelasting doen in MoneyMonk
Gebruik je MoneyMonk? Dan kun je de aangifte omzetbelasting doen vanuit onze software. Eén druk op de knop is genoeg, omdat wij koppelen met de Belastingdienst. Dat wil zeggen, als je onze bankkoppeling gebruikt.
We geven de aangifte omzetbelasting voor je door bij de Belastingdienst. Een te betalen bedrag aan btw kun je daarna meteen met iDEAL overmaken. Je ingediende aangifte omzetbelasting komt natuurlijk ook in het overzicht te staan bij Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Aangifte doen: deadlines, coulance, rentes en boetes
Je moet op tijd aangifte omzetbelasting doen, daarvoor gelden strikte deadlines. Veel ondernemers doen de aangifte per kwartaal. Dat betekent dat je in de maand ná een kwartaal aangifte doet over het voorafgaande kwartaal. Daarom doe je in april aangifte over het kwartaal januari, februari en maart.
| Kwartaal | Tijdvak | Uiterste aangifte (en betaling) |
|---|---|---|
| Q1 | 1 januari tot 31 maart | 30 april |
| Q2 | 1 april tot 30 juni | 31 juli |
| Q3 | 1 juli tot 30 september | 31 oktober |
| Q4 | 1 oktober tot 31 december | 31 januari (van het volgende jaar) |
Boete als je de aangifte vergeet te doen
Doe je te laat aangifte? Er geldt een coulance van 7 dagen na de datum voor de uiterste aangifte. Doe je de aangifte binnen die coulancetermijn alsnog? Dan krijg je geen boete.
Als je de aangifte later dan deze 7 dagen doet (of helemaal niet) legt de Belastingdienst je een boete op van €82. Let op: je moet altijd aangifte omzetbelasting doen, ook als je in een kwartaal niets aan te geven hebt (bijvoorbeeld omdat je geen omzet maakte).
Boete bij niet betalen
Ben je te laat met de betaling voor de aangifte omzetbelasting, maar betaal je binnen 7 dagen na de uiterste betaaldatum alsnog? Je krijgt een waarschuwing, als je de vorige aangifte wél op tijd hebt betaald. Officieel spreekt de Belastingdienst van een ‘verzuimmededeling’.
Betaalde je de vorige aangifte óók te laat (of niet volledig)? Dan legt de Belastingdienst je een betaalverzuimboete op. Die bedraagt 3% van het te laat betaalde bedrag (met een minimum van €50 tot een maximum van €6.709).
Let op: na de coulance van 7 dagen kan de Belastingdienst je meteen een betaalverzuimboete opleggen, ook als je de vorige aangifte wel op tijd betaalde.
Belastingrente over aangifte omzetbelasting
Blijkt een aangifte omzetbelasting achteraf niet te kloppen? In sommige gevallen berekent de Belastingdienst hiervoor belastingrente.
Je betaalt geen belastingrente als je:
- Binnen 3 maanden na afloop van het jaar waarover je btw moest betalen een correctie formulier instuurt.
- De te weinig aangegeven btw binnen het jaar corrigeert.
Let op: het is belangrijk dat je de correctie vrijwillig (dus zelf) doet. Als de Belastingdienst eerder ontdekt dat je te weinig omzetbelasting hebt afgedragen, betaal je daarover mogelijk wél belastingrente.
Fout in de aangifte omzetbelasting corrigeren
Je hebt een foutje gemaakt: wat nu!? Niets aan de hand, omdat je de fout kunt corrigeren.
Hoe je dat doet hangt af van hoe groot de fout was:
- Minder dan €1.000 verschil met ingediende aangifte omzetbelasting Moet je minder dan €1.000 btw extra afdragen (of ontvang je minder dan €1.000 extra aan voorbelasting terug)? Het gaat om een kleine wijziging. Je mag de aangifte corrigeren tijdens de volgende aangifte omzetbelasting. Je hoeft de Belastingdienst hier in de tussentijd niet van op de hoogte te brengen.
- Meer dan €1.000 verschil met ingediende aangifte omzetbelasting Bij een bedrag groter dan €1.000 aan af te dragen (of te ontvangen) btw moet je een suppletie doen. Dat is een aanvulling, om de aangifte omzetbelasting kloppend te maken. Je moet de suppletie binnen 8 weken na het ontdekken van de fout indienen.
Je kunt in Mijn Belastingdienst Zakelijk een suppletie indienen:
- Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk
- Login met jouw gegevens (DigiD, European Login of eHerkenning)
- Kies voor ‘Btw’ en daarna voor ‘Correctie btw-aangifte’
Voorbelasting: betaalde omzetbelasting aftrekken
Je mag betaalde omzetbelasting over zakelijke aankopen aftrekken tijdens de aangifte. Op die manier verreken je de betaalde btw met de omzetbelasting die je jouw klanten in rekening bracht.
De onderstaande tabel toont wat je wel en niet mag invullen als ‘Voorbelasting’:
| Zakelijke kosten | Aftrekbaar? | Uitleg |
|---|---|---|
| Laptop en telefoon (100% zakelijk gebruik) | Volledig | Zakelijke investering, als de factuur voldoet aan eisen |
| Kantoorartikelen (papier, printerinkt) | Volledig | Direct zakelijk gebruik |
| Marketing en advertenties | Volledig | Toerekenbaar aan belaste omzet |
| Vakliteratuur en opleidingen | Volledig | Alleen indien relevant voor belaste prestaties |
| Horeca-uitgaven (etentjes, lunches) | Niet | Alleen aftrekbaar indien doorbelast aan klant |
| Gemengd gebruik (bijvoorbeeld telefoon deels privé) | Gedeeltelijk | Aftrek naar verhouding zakelijk gebruik |
| Werkruimte in eigen woning | Beperkt tot geen | Afhankelijk van inrichting en gebruik; vaak geen btw-aftrek |
Zorg dat je bewijs bewaart van de zakelijke aankopen die je doet. Bewaar in ieder geval de originele factuur of bonnetjes, met daarop de btw-gegevens.
Tijdens de aangifte omzetbelasting zal de Belastingdienst de Voorbelasting automatisch in mindering brengen op het te betalen bedrag aan btw. Mag je meer Voorbelasting aftrekken dan dat je aan btw moet afdragen? Dan ontstaat er een negatief bedrag bij het saldo in rubriek 5d/5e. De Belastingdienst zal het bedrag automatisch op je rekening storten. Houd rekening met 1 tot 6 weken verwerkingstijd. Er geldt geen drempelbedrag, ook kleine bedragen worden gestort.
Tip: doe je veel investeringen of heb je veel export met 0% btw? Je kunt een maandelijkse aangifte omzetbelasting aanvragen. Dan krijg je de betaalde voorbelasting sneller terug.
Buitenlandse transacties: over de ICP-opgave
Als je producten of goederen levert aan klanten in het buitenland moet je mogelijk een ICP-opgave doen. Dat is een aanvulling op de aangifte omzetbelasting, voor intracommunautaire prestaties.
Je doet de ICP-opgave als je producten of diensten levert aan bedrijven binnen de EU (geen particulieren). Lever je goederen? Dan moet je zowel het btw-id van de klant als een bewijs van vervoer opnemen in jouw administratie.
Tip: controleer altijd het btw-id van buitenlandse bedrijven in de EU. Je kunt dat doen met het VIES-systeem van de Europese Unie.
Voor producten of diensten die je buiten de EU levert hoef je geen opgave ICP te doen. De export van goederen naar buiten de EU is belast met 0% btw. Ook diensten die je buiten de EU levert vallen vaak buiten de Nederlandse heffing.
Vrijstelling: de kleineondernemersregeling (KOR)
De aangifte omzetbelasting is verplicht voor alle ondernemers die btw berekenen aan klanten. Er geldt een vrijstelling voor kleine ondernemers, omdat zij onder de kleineondernemersregeling (KOR) geen btw hoeven te berekenen.
Je kunt je vrijwillig aanmelden voor de KOR, als je voldoet aan deze voorwaarden:
- Je hebt een bedrijf in Nederland
- Per kalenderjaar heb je maximaal €20.000 omzet Let op: deze grens geldt voor het jaar waarin jij je aanmeldt, én voor het jaar daarvoor.
- De goederen of diensten die je levert zouden normaal gesproken belast zijn met btw
Aanmelden voor de KOR doe je bij de Belastingdienst.
Geen aangifte omzetbelasting onder de KOR
Als je gebruik maakt van de KOR, breng je klanten geen btw in rekening voor jouw producten of diensten. Dat betekent dat je geen aangifte omzetbelasting hoeft te doen, omdat er niets af te dragen valt.
Maar je mag andersom ook geen voorbelasting aftrekken. Dat betekent dat je wél btw betaalt over zakelijke aankopen, maar dat je die niet kunt aftrekken. Het is één van de nadelen van de KOR. Hier staat tegenover dat je geen btw-administratie hoeft bij te houden en geen aangifte hoeft te doen.
Tip: werk je vooral voor particulieren? Je hoeft klanten geen btw in rekening te brengen. Dat is voor particulieren extra aantrekkelijk, omdat zij die bedragen niet kunnen terugvragen tijdens de aangifte omzetbelasting.
Aangifte omzetbelasting gedaan: wat moet je bewaren?
Je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren (10 jaar voor administratie die hoort bij onroerend goed). Dat betekent dat je na de aangifte omzetbelasting in ieder geval de facturen moet bewaren. Daarop staat minimaal de datum, het factuurnummer, jouw gegevens, gegevens van de afnemer, de omschrijving van de diensten, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Let op: is de ‘btw verlegd’? Dan moet die tekst op de factuur staan.
Factuur wordt niet betaald: btw terugvragen tijdens aangifte
Als een factuur niet wordt betaald door je klant, mag je de omzetbelasting die je hebt afgedragen terugvragen. Hoe dat werkt is simpel, omdat je de voorgeschoten btw kunt aftrekken als Voorbelasting.
Zodra een factuur oninbaar blijkt, maak je in jouw administratie een creditfactuur aan. Daarmee kun je de openstaande betaling afboeken. De btw die je eerder hebt afgedragen verandert dan in ‘te vorderen’. Dat bedrag hoort tijdens de volgende aangifte omzetbelasting bij Voorbelasting.
Tip: in MoneyMonk verwerken we dit automatisch voor je. Dus maak je een creditfactuur aan voor een openstaande factuur? Dan wordt dit automatisch verwerkt in het bedrag aan Voorbelasting.
Let op: betaalt een klant de factuur daarna alsnog? Dan moet je de omzetbelasting opnieuw afdragen tijdens de volgende aangifte omzetbelasting.
