Btw-aangifte: 12 tips, 13 fouten | MoneyMonk

Btw-aangifte: 12 tips, 13 fouten

Fouten in de BTW-aangifte voorkomen? De aangifte is waarschijnlijk niet je hobby, maar je wilt het natuurlijk wel goed doen. Met een beetje gezond verstand en wat goede hulplijnen is de btw-aangifte prima zelf te doen.

Elk kwartaal krijgen we bij MoneyMonk traditiegetrouw véél terugkerende vragen over de btw-aangifte. We horen en zien dat zzp’ers (beginners) fouten maken in hun btw-aangifte omdat de regels niet helemaal duidelijk zijn. Dat is jammer, er blijft geld achter bij de Belastingdienst of je vordert als zzp’er ten onrechte btw terug met als gevolg een onaangename verrassing aan het eind van het jaar.

Januari, April, Juli en Oktober zijn btw-maand, om meer duidelijkheid te scheppen hierbij 12 tips en 13 veel gemaakte fouten.

Voorkom fouten in de BTW-aangifte: handige tips

Benieuwd naar de beste tips om fouten te voorkomen? We zetten ze voor je op een rij:

  • Download de BTW-alert App
  • Verstuur je BTW-aangifte op tijd
  • Plan de BTW-betaling in
  • Controleer of je wijzigingen moet maken
  • Vergeet de aanloopkosten niet
  • Let op oninbare vorderingen
  • Controleer de factuureisen
  • Check de Kleine Ondernemers Regeling
  • Reken valuta om
  • Gebruik het juiste stelsel
  • Factureer op het juiste moment
  • Gebruik de juiste BTW-code

1. Download de BTW-alert App

Download direct de btw-alert app van de Belastingdienst en krijg op tijd een herinnering. Volg ook @BDZakelijk op Twitter en blijf op de hoogte van fiscale tips en regels.

2. Verstuur je BTW-aangifte op tijd

De website van de Belastingdienst is wel eens onbereikbaar en dat is natuurlijk vervelend als je op het laatste moment nog je btw-aangifte nog moet indienen. Als je btw terug krijgt van de Belastingdienst heb je natuurlijk helemaal een goede reden om op tijd te zijn.

3. Plan de BTW-betaling in

Voorkom dat je vergeet het bedrag op tijd over te maken en daardoor een boete van de Belastingdienst krijgt. Het moment van ontvangst op de rekening van de Belastingdienst is leidend, plan daarom je betaling alvast tijdig in via Internet Bankieren.

4. Controleer of je wijzigingen moet maken

Het komt regelmatig voor dat je nog een bonnetje of inkoopfactuur vindt die in een voorgaande BTW-periode hoort. Controleer of je nog een wijziging of een suppletie hebt uit het vorige tijdvak (kwartaal) en neem deze mee in je BTW-aangifte (let op: je suppletie mag niet groter dan € 1.000,- zijn).

5. Vergeet de aanloopkosten niet

Waarschijnlijk heb je al kosten gemaakt voordat je daadwerkelijk met je bedrijf bent gestart. Denk aan het logo, de website, visitekaartjes etc. Als je kan aantonen dat deze kosten zakelijk zijn komen deze in aanmerking voor aftrek, dus als ’voorbelasting’. Vergeet je privé voorgeschoten kosten niet!

6. Let op oninbare vorderingen

Controleer of je nog verkoopfacturen hebt die oninbaar waren. Je mag deze niet verrekenen in je btw-aangifte maar je kunt de btw, met een speciaal verzoek, wel terugvragen. Niet laten liggen dus, het kost je enige moeite maar zonde om te laten liggen.

7. Controleer de factuureisen

Je mag de BTW op inkomende facturen pas terugvorderen als de factuur voldoet aan de factuureisen. Controleer je inkomende facturen en zorg dat je dus terecht BTW terugvordert.

8. Check de Kleine Ondernemers Regeling

Heb je beperkte omzet? Mogelijk kun je gebruik maken van de KOR ofwel Kleine Ondernemers Regeling en hoef je minder of zelfs helemaal geen btw af te dragen.

9. Reken valuta om

Doe je zaken met het buitenland? Reken de buitenlandse valuta correct om naar Euro’s. Kijk niet naar de koers op de dag van inboeken in je administratie maar naar de koers die gold op de factuurdatum.

10. Gebruik het juiste stelsel

Als je hoofdzakelijk producten of diensten levert aan bedrijven stuur je facturen en gebruik je meestal het factuurstelsel (B2B). In deze situatie bepaalt de datum van de factuur in welk tijdvak je de BTW moet aangeven. Lever je aan particulieren? Dan gebruik je doorgaans het kasstelsel (B2C). Bij het kasstelsel is het moment van ontvangst van de betaling bepalend voor het tijdvak waarin je de BTW moet aangeven.

11. Factureer op het juiste moment

Als je gebruik maakt van het factuurstelsel (B2B) is het slim om aan het eind van het kwartaal je verkoopfactuur door te schuiven naar het nieuwe kwartaal. Slim factureren voorkomt dat je BTW moet voorfinancieren. Je voorkomt hiermee dus dat je BTW al moet afdragen terwijl je nog moet wachten op op de betaling van jouw klant. Ga slim om met je facturen en daarmee je liquiditeit!

12. Gebruik de juiste BTW-code

Veel ZZP'ers maken gebruik van online tools. Denk aan MailChimp, Google Apps for Business, AdWords, Trello, etc. Gebruik de juiste BTW-code voor deze kosten! Bijvoorbeeld ‘Verwerving binnen de EU 21%’ of ‘Verwerving buiten de EU 21%’. Boek deze kosten niet enkel en alleen op de rubriek ‘5b Voorbelasting’.

Typische fouten in de BTW-aangifte

Andersom benieuwd naar de typische fouten in de BTW-aangifte? We zetten de meest voorkomende voor je op een rij:

  • Inloggegevens kwijt
  • Focus op betaalmoment
  • Onterecht verrekenen oninbare facturen
  • Niet voldoen aan factuureisen
  • Splitsing BTW-tarief
  • Verkeerde maanden
  • Verkeerde koers
  • Zakenlunches aftrekken
  • Privé-gebruik auto van de zaak
  • Bonnetje kwijt
  • Gebruik van betaaldatum
  • Buitenlandse BTW
  • Gebrek aan structuur

1. Inloggegevens kwijt

Regelmatig horen we ‘Waar had ik die brief met inlogcodes ook alweer?’. Jammer als je hierdoor op het laatste moment nog door allerlei hoepels moet springen om je btw-aangifte op tijd in te leveren. Nieuwe inloggegevens aanvragen duurt +/-. twee weken.

2. Focus op betaalmoment

Het moment van betalen van de BTW is niet leidend. De Belastingdienst kijkt niet naar het moment van betalen. Voor de Belastingdienst telt uitsluitend: staat het op tijd op de bankrekening? Houd dus rekening met weekenden, feestdagen en de verwerkingstijd die jouw bank nodig heeft.

3. Onterecht verrekenen oninbare facturen

Soms komt het voor dat je klant failliet gaat. Je blijft dan met een onbetaalde factuur zitten. We horen regelmatig dat ZZP'ers dergelijke facturen crediteren en er daarmee voor zorgen dat ze de BTW van de oninbare factuur niet hoeven af te dragen. Dit mag niet, de BTW van oninbare vorderingen moet je terugvragen middels een speciaal verzoek en dus niet verrekenen in je BTW-aangifte.

4. Niet voldoen aan factuureisen

Controleer of je inkomende facturen voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Alleen als de factuur aan de factuureisen voldoet komt de BTW op de factuur in aanmerking voor aftrek of voorbelasting. Wees hier alert op en controleer je inkoopfacturen goed.

5. Splitsing BTW-tarief

Het komt regelmatig voor dat je verschillende BTW-tarieven op één factuur hebt. Bijvoorbeeld een factuur met daarop 21% voor kantoorartikelen en 9% voor eten en drinken. Splits de bedragen correct. Vorder dus niet per ongelijk en ten onrechte 21% over het hele factuurbedrag.

6. Verkeerde maanden

De meeste ZZP'ers doen aangifte per kwartaal. Je doet bijvoorbeeld BTW-aangifte over januari, februari en maart. Je BTW-aangifte moet uiterlijk eind april binnen zijn. Neem de maand april dus niet per ongeluk mee in je BTW-aangifte, deze maand hoort bij het volgende (tweede) kwartaal.

7. Verkeerde koers

ZZP'ers kopen regelmatig diensten of producten in het buitenland in. Soms ook in vreemde valuta, bijvoorbeeld een afgenomen online dienst in dollars. Gebruik bij het omrekenen naar euro’s niet de koers van vandaag of de koers op het moment van inboeken. Gebruik te allen tijde de koers die gold op de factuurdatum! Tip: je kunt online de koers van een bepaalde datum terugvinden.

8. Zakenlunches aftrekken

Normaliter mag je de BTW over zakelijke inkopen terugvorderen als voorbelasting. In het geval van zakenlunches (Eten & drinken) is de regelgeving iets ingewikkelder, het hangt af van waar je de lunch nuttigt. Haal je een lunch en eet je deze op kantoor op dan mag je de BTW terugvorderen, lunch je buiten kantoor dan mag je de BTW niet terugvorderen.

9. Privé-gebruik auto van de zaak

Met een zakelijke auto rijd je als ZZP'er vaak ook privé. Omdat je de BTW op autokosten volledig hebt kunnen terugvorderen en de meeste ZZP’ers veelal geen sluitende kilometeradministratie hebben moet je nog een correctie toepassen. Deze is afhankelijk van de ouderdom van je auto.

10. Bonnetje kwijt

"Uuuhhh ik had een bonnetje, maar kan hem niet meer vinden, ik weet nog dat het ongeveer € 40,- was. Nou dan neem ik toch 21% of 9% mee als voorbelasting, ik heb het immers betaald.” Niet doen! Ga niet rotzooien, géén bon is géén voorbelasting, bij controle heb je écht wat uit te leggen.

11. Gebruik van betaaldatum

Als je gebruik maakt van het ‘factuurstelsel’ bepaalT de factuurdatum in welk kwartaal de factuur valt voor de BTW-aangifte. Ga niet schuiven met de BTW door de betaaldatum te gebruiken. De meeste ZZP-ERS vallen onder het factuurstelsel, wissel dus niet van werkwijze en gebruik het factuurstelsel en kasstelsel niet door elkaar heen.

12. Buitenlandse BTW

Voor inkoopfacturen uit het buitenland en verkoopfacturen naar het buitenland gelden vaak afwijkende regels. Er zijn diverse zaken die van invloed zijn op het bepalen van de BTW. Denk aan het land, het type product of dienst, etc. Vaak moet je de BTW aangeven, maar mag je deze ook weer aftrekken als ‘voorbelasting’. Stem jouw situatie af met je boekhouder of accountant zodat je zeker weet dat je de juiste regels toepast, pas geen natte-vinger-werk toe.

13. Gebrek aan structuur

De laatste en zeker niet de minst belangrijke fout. Het gebrek aan structuur en overzicht. Wees gedisciplineerd, houd je inkomsten en uitgaven op een gestructureerde manier bij. Organiseer je administratie zo dat je makkelijk alles terug kan vinden, op klant, op datum, etc. Digitaal of desnoods nog op papier in de map… Werk je administratie op gezette tijden bij, dat voorkomt dat je op het laatste moment nog een berg werk moet verzetten voor je BTW-aangifte!

BTW-aangifte: voorkom fouten met onze tips

Gebruik samen met de bovenstaande informatie onze handige tips om fouten te voorkomen. Op die manier doe je de BTW-aangifte op de juiste wijze, zodat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.