Btw berekenen aan buitenlandse klanten: hoe werkt btw op een factuur aan het buitenland?
Je moet btw berekenen aan een buitenlandse klant. Of je vraagt je af hoe de btw naar het buitenland werkt. Wij leggen je uit met welke situaties je te maken kunt krijgen, hoe het werkt en wat er belangrijk is om op te letten. Dus gaat het om btw op een factuur aan het buitenland? Een paar voorbeelden en tips leggen je precies uit hoe je dat verwerkt.
We leggen je uit:
Hoe btw verlegd naar het buitenland werkt (en wanneer je dit gebruikt)
Hoe je btw op een factuur naar het buitenland berekent (zowel binnen als buiten de EU)
Hoe je btw uit het buitenland kunt terugvragen (als je zelf zakelijke kosten maakt)
Hoe je een btw nummer uit het buitenland kunt controleren
3 vragen om de btw-regels te bepalen
Of en hoe je btw op een factuur aan het buitenland moet berekenen hangt af van drie vragen:
Lever je aan een particulier of aan een ondernemer?
Is de klant gevestigd binnen of buiten de EU?
Gaat het om een geleverde dienst of een product?
De antwoorden op die 3 vragen bepalen of je:
Btw moet berekenen.
Btw mag verleggen naar de klant.
Het 0%-tarief mag toepassen (bij export buiten de EU).
De factuur moet melden in de ICP-opgave bij de btw-aangifte.
Btw berekenen aan buitenlandse klant binnen de EU
1. De klant is een ondernemer met geldig btw-nummer
In dit geval geldt ‘btw verlegd naar het buitenland’, dus je brengt géén btw in rekening.
De klant verlegt de btw naar zichzelf en betaalt het in eigen land.
Wat moet jij doen?
Je controleert het btw-nummer van de klant via het Europees VIES-systeem
Tip: bewaar een screenshot als bewijs dat het btw-nummer klopt.Zet op de factuur ‘btw verlegd volgens artikel 138 Richtlijn 2006/112/EG’
Vermeld het btw-nummer van de klant op de factuur
Bereken 0% btw op de factuur
Tijdens de btw-aangifte vul je de prestatie in bij ‘3b. Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU’. De Belastingdienst zal dan aangeven dat je de aangifte ICP moet doen. Daarin geef je het btw-nummer van de klant op en het bedrag aan goederen of diensten dat je hebt geleverd.
2. De klant is een particulier (of ondernemer zonder geldig btw-nummer)
Zonder geldig btw-nummer kun je de btw niet laten verleggen. Je brengt daarom gewoon de Nederlandse btw in rekening.
Factureer je een coachingsessie aan een particulier in België? Voor 100 euro omzet bereken je 21% btw, dus in totaal 121 euro op de factuur.
Btw berekenen aan buitenlandse klanten buiten de EU
1. De klant is een ondernemer met geldig btw-nummer
Als je diensten levert
In de meeste gevallen hoef je geen btw te berekenen. De dienst valt buiten de heffing van Nederlandse btw. Je rekent 0% btw, zonder verlegging. Op de factuur vermeld je: ‘btw niet van toepassing. Dienst verricht buiten de EU’.
Tijdens de btw-aangifte vul je de prestatie in bij ‘3a. Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)’. Je hoeft geen aangifte ICP te doen.
Als je goederen levert (export)
Ook in dit geval geldt het 0%-tarief. Maar, je moet bewijzen dat de goederen Nederland verlaten.
Dat doe je met exportdocumentatie, zoals een CMR, uitvoeraangifte of transportbewijs. Op de factuur vermeld je ‘0% btw, export buiten EU. Artikel 146 lid 1 Richtlijn 2006/112/EG’.
2. De klant is een particulier (of ondernemer zonder geldig btw-nummer)
Ook aan particuliere klanten buiten de EU hoef je geen btw te berekenen, dus geldt het 0%-tarief.
Het is belangrijk dat je zelf zorgt voor het transport én de export van goederen kunt aantonen. Haalt een particuliere klant de goederen bij jou af? Dan is het lastiger om aan te tonen dat de producten Nederland verlaten. Tip: kies voor een transporteur die officiële exportdocumentatie levert, om daarover geen vragen te krijgen van de Belastingdienst.
Btw verlegd naar het buitenland: hoe werkt dat?
De verleggingsrekening zorgt ervoor dat niet jij, maar de klant de btw afdraagt.
Hiervan is sprake bij:
Diensten of goederen aan EU-ondernemers met geldig btw-nummer.
Goederenlevering naar andere EU-landen (intra-EU verkoop).
Je mag gebruik maken van de verleggingsregeling als:
De klant ondernemer is met een geldig btw-nummer
De klant in een ander EU-land is gevestigd
Jij moet ‘btw verlegd’ op de factuur vermelden en de gegevens aanleveren tijdens de aangifte ICP.
Btw berekenen aan buitenlandse klant: eisen aan de factuur
Om de btw bij een buitenlandse klant op de juiste manier te berekenen, volg je de bovenstaande regels. Bepaal de situatie om aan de hand daarvan vast te stellen wat je moet doen.
Vervolgens is het belangrijk om de factuur op de juiste manier op te stellen. Aanvullend op de Nederlandse eisen voor een factuur gelden er een paar extra voorwaarden. Zorg dat alle gegevens op de factuur staan, zodat de administratie klopt bij klanten in het buitenland.
Vermeld al deze gegevens op de factuur:
Volledige naam en adres van je klant
Btw-nummer van de klant (bij ondernemers)
Landcode bij het btw-nummer (bijv. BE, DE, FR)
Factuurdatum en leverdatum
Omschrijving van geleverde dienst of product
Btw-tarief en bedrag óf vermelding “btw verlegd” of “0% export”
Je eigen btw-nummer
Btw uit het buitenland terugvragen
Heb je zakelijke kosten gemaakt in het buitenland? Dan kun je die btw uit het buitenland terugvragen. Dat geldt bijvoorbeeld bij kosten voor een conferentie, bij brandstof in het buitenland of bij hotelovernachtingen die je zakelijk boekt. Let op: je kunt de btw terugvragen, maar deze niet aftrekken in de Nederlandse aangifte.
Voor EU-landen
Je kunt zakelijk betaalde btw in EU-landen terugvragen via het Teruggaafportaal van de Belastingdienst (EU VAT Refund). Houd er rekening mee dat je dit per land, waarin je zakelijke kosten maakte, per jaar moet doen. Let op: de deadline is doorgaans 30 september van het jaar dat volgt op het jaar waarin je de kosten maakte.
Tip: heb je zakelijke kosten gemaakt en btw betaald in een land buiten de EU? Of je de btw kunt terugvragen hangt af van de gemaakte afspraken met dat land. Neem contact op met de Belastingdienst en vraag naar de mogelijkheden.
Btw bij een buitenlandse klant: 3 voorbeelden
Dienst aan een ondernemer in Duitsland
Je bent grafisch vormgever en levert een ontwerptraject van 1.500 euro aan een Duitse klant. Het is een ondernemer, met een geldig btw-nummer in Duitsland, gevestigd in Keulen.
In dat geval controleer je het btw-nummer in VIES. Als het btw-nummer klopt, pas je de verleggingsregeling toe. De klant is ondernemer, gevestigd in een ander EU-land en jij levert diensten die hiervoor in aanmerking komen.
Op de factuur vermeld je:
Grafisch ontwerp: complete huisstijl
Bedrag: €1.500
Btw: 0%
Opmerking: Btw verlegd volgens artikel 138 Richtlijn 2006/112/EG
Btw-nummer afnemer: DE123456789
In jouw administratie boek je de omzet zonder btw. Je geeft de prestatie op in de ICP-opgave onder Intracommunautaire prestaties, als aanvulling op de btw-aangifte.
Coaching aan particulier in Spanje
Je levert zes online coachingsessies aan een particulier in Spanje, voor in totaal 600 euro.
De klant heeft geen btw-nummer. Je berekent de Nederlandse btw, omdat je een persoonlijke dienst levert.
Let op: online coaching is geen elektronische dienst (zonder menselijke tussenkomst; zoals de aankoop van een e-book), digitale content of telecom. In die gevallen zou de OSS-regeling gelden.
Je vermeldt op de factuur:
Online coachingtraject: 6 sessies
Bedrag: €600
Btw: 21% (€126)
Totaal: €726
In jouw administratie boek je de omzet inclusief btw. Je draagt de btw af tijdens de btw-aangifte, zoals je dat ook doet bij omzet aan Nederlandse klanten.
Geleverde diensten in de Verenigde Staten
Je ontwikkelt maatwerksoftware voor een klant in de Verenigde Staten. Daarvoor factureer je 5.000 dollar, omgerekend zo’n 4.600 euro.
De klant is ondernemer en buiten de EU gevestigd. Daarom hoef je geen Nederlandse btw te berekenen.
Op de factuur vermeld je:
Maatwerk softwareontwikkeling
Bedrag: €4.600
Btw: 0% Buitenlandse dienst (buiten de EU)
Opmerking: diensten verricht voor afnemer buiten de EU; buiten btw-heffing NL
Je boekt 4.600 euro als omzet in jouw administratie, zonder btw. Tijdens de btw-aangifte geef je deze omzet aan in rubriek 3a: leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer). Je hoeft geen ICP-opgave te doen.
Makkelijk met MoneyMonk
In MoneyMonk maken we het je graag gemakkelijk. De btw berekenen aan een buitenlandse klant? Je koppelt een klant automatisch aan een land en btw-ID. Op basis daarvan past ons online boekhoudprogramma de juiste btw-regels toe.
Je kunt zelfs verkoopfacturen in meerdere valuta maken. Of een exportfactuur met het 0%-tarief genereren.
Als je ICP-opgave moet doen, bereiden we die alvast voor je voor. Zo staat alles klaar voor de btw-aangifte, inclusief de buitenlandse prestaties.
