Kasstelsel of factuurstelsel: wat is het verschil (en wat zegt de Belastingdienst erover?)
Misschien heb je slechts vaag gehoord van het kasstelsel en factuurstelsel. En hoorde je dat het invloed heeft op wanneer je de btw moet afdragen. Hoe zit dat precies? En wat zegt de Belastingdienst hierover? Wij leggen je uit wat de keuze als zzp’er betekent voor je cashflow, administratie én de belastingaangifte.
Ontdek in dit artikel wat het kasstelsel en factuurstelsel zijn. En hoe je erachter komt welk stelsel je mag gebruiken en welk effect het heeft op je bedrijf. Daar voegen we handige voorbeelden, scenario’s en tips aan toe.
Wat is het kasstelsel?
Het kasstelsel of factuurstelsel bepaalt wanneer je de btw afdraagt die klanten aan jou betalen.
Binnen het kasstelsel draag je pas btw af op het moment dat de klant betaalt. Je hoeft de btw dus pas aan te geven als je het geld hebt ontvangen. Dit is vooral handig als veel klanten contant betalen. Of als ze laat betalen.
Voorbeeld: je stuurt op 30 maart een factuur van €1.210. Je klant betaalt op 15 mei. Dan moet je de €210 aan btw aangeven in het tweede kwartaal, voor april tot en met juni (in plaats van het eerste kwartaal, voor januari tot en met maart).
Het voordeel is dat je pas btw afdraagt als je die hebt ontvangen. Het nadeel is dat je administratie er lastiger van wordt. Vooral als facturen en de betalingen in verschillende kwartalen vallen.
Wat is het factuurstelsel?
Het factuurstelsel is de standaardmethode in Nederland. Je geeft de btw op in het kwartaal waarin je de factuur verstuurt. Het maakt niet uit of je klant al betaald heeft. Zelfs als je klant pas na 3 maanden betaalt, moet jij de btw al afdragen in het kwartaal waarin je de factuur verstuurde.
Voorbeeld: je stuurt op 30 maart een factuur van €1.210. Je klant betaalt op 15 mei. Dan moet je de €210 aan btw aangeven in het eerste kwartaal, voor januari tot en met maart (in plaats van het tweede kwartaal, voor april tot en met juni).
Het grote voordeel is een overzichtelijke administratie. Het nadeel is dat je risico loopt als klanten laat betalen, omdat jij het bedrag al moet afdragen aan de Belastingdienst.
Wanneer mag je het kasstelsel gebruiken?
Je mag niet zomaar het kasstelsel gebruiken. De Belastingdienst stelt een paar voorwaarden:
- Je werkt vooral voor particulieren (in plaats van bedrijven)
- Je ontvangt meestal contante betalen (of per PIN)
- Je omzet is beperkt (richtlijn: minder dan €500.000 per jaar)
Onder andere kappers, schoonheidsspecialisten, rij-instructeurs en kleine winkeliers of horeca komen hiervoor vaak in aanmerking. Tip: neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst.
De belangrijkste verschillen: kasstelsel en factuurstelsel
| Factuurstelsel | Kasstelsel | |
|---|---|---|
| Wanneer btw afdragen | Bij versturen factuur | Bij ontvangst betaling |
| Risico bij wanbetaling | Ja | Nee |
| Administratie | Eenvoudig bij zakelijke klanten | Handig bij contante betalingen en particulieren |
| Voor wie? | Standaard voor bedrijven | Alleen bij goedkeuring Belastingdienst |
3 scenario’s voor jou als zzp’er
De coach met zakelijke klanten -> factuurstelsel
Een zzp-coach stuurt zakelijke klanten een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen. Die klanten hebben zelf een bedrijf. Het factuurstelsel is de logische keuze. Dat betekent dat de ondernemer de btw aangeeft op basis van de factuurdatum.
Schoonheidsspecialiste met contante betalingen -> kasstelsel
Een zzp’er werkt als schoonheidsspecialiste en laat klanten met PIN of cash betalen. Het kasstelsel is de logische keuze. Dat betekent dat de ondernemer de btw aangeeft op basis van de betaaldatum.
Fotograaf met zakelijke en particuliere klanten -> overleg met de Belastingdienst
Een fotograaf werkt voor zowel particulieren als bedrijven. De betaaltermijn wisselt, net als de manier van betalen (contant, PIN en overmaken). Het is in dat geval verstandig om met een boekhouder en de Belastingdienst te overleggen over de beste keuze.
Belastingaangifte en het btw-stelsel
Zodra je je bedrijf start, kies je voor het factuurstelsel (standaard) of het kasstelsel (afwijkend). Dat vul je in bij de (eerste) btw-aangifte om de Belastingdienst te laten weten waarvoor je kiest.
Wil je dat wijzigen? Regel dat met de Belastingdienst.
Let op: het btw-stelsel geldt alleen voor de btw, dus niet voor de winstberekening. Het heeft alleen invloed op de btw-aangifte, niet op de aangifte inkomstenbelasting.
