Klant betaalt factuur niet (of te laat): wat te doen met rente en kosten?
Jouw klant betaalt een factuur niet. Of (veel) te laat. Wat kun je doen? Hoe zit het met rente en kosten?
Wij leggen je uit wat te doen als een factuur niet wordt betaald. En beter nog, hoe je de volgende keer voorkomt dat een factuur te laat of niet betaald wordt. Een paar handige tips voorkomen in veel gevallen dat klanten niet betalen.
Benieuwd welke stappen je moet zetten en welke kosten je mag rekenen? We leggen je zowel je eigen opties, als de juridische opties uit, tot aan een incassobureau, deurwaarder of Europese procedure. En we leggen je uit hoe de btw-teruggave werkt, omdat je die al hebt afgedragen. Een paar praktische tips en voorbeelden laten je precies zien hoe het werkt.
Stap 1: check de betalingstermijn en start herinneringen
Houd de betalingstermijn van facturen zelf goed in de gaten.
Wettelijk geldt een betalingstermijn van 30 dagen na de factuurdatum, tenzij anders afgesproken (zowel korter als langer, bijvoorbeeld 14 dagen of 60 dagen). Let op: bedrijven mogen maximaal 60 dagen met elkaar afspreken, maar overheden en grote ondernemingen maximaal 30 dagen.
Stuur de klant een herinnering zodra de factuur is verlopen. Dat mag een vriendelijke herinnering zijn, met de betalingsgegevens erbij. Vraag de klant eventueel of een betalingsregeling zou helpen.
Maken jullie daar afspraken over? Leg die dan schriftelijk vast.
Stap 2: incassokosten en wettelijke rente berekenen
Al vanaf de eerste dag na de vervaldatum mag je rente in rekening brengen.
De actuele wettelijke rentepercentage voor particulieren en zakelijke klanten vind je hier.
Daarnaast mag je incassokosten in rekening brengen bij zakelijke klanten. Het gaat om minimaal €40, dat volgens een vaste staffel oploopt tot maximaal €6.555.
Let op: de kosten mag je pas berekenen na een formele aanmaning.
Tip: gebruik de Europese Rentecalculator om de rente en kosten te berekenen.
Betaalt een consument niet? Dan moet je die eerst een WIK-herinnering sturen en 14 dagen wachten.
Tip: zowel bij zakelijke klanten als consumenten is het altijd verstandig om eerst contact op te nemen. Is er een reden waarom de factuur nog niet betaald is? Het draagt niet bij aan de betaalmoraal en onderlinge band als je direct kosten berekent bij een eerste achterstand.
Stap 3: formele aanmaning sturen
Betaalt de klant de factuur nog steeds niet? Als de factuur veel te laat betaald wordt, kun je de herinneringen opvolgen met een formele aanmaning.
Je vermeldt:
De hoofdvordering (originele factuur)
Opgelopen rente + incassokosten
Laatste betalingsmogelijkheid (bijvoorbeeld binnen 7 dagen)
Aankondiging van verdere incassostappen bij wanbetaling
Nadat je een formele aanmaning hebt verstuurd en de laatste betalingsmogelijkheid is verstreken, mag je de incassokosten en rente berekenen. Schakel je een incassobureau in? Dan zullen ze die kosten berekenen nadat er een formele aanmaning is verstuurd.
Klant betaalt niet: incassobureau of deurwaarder?
De termen ‘incassobureau’ en ‘deurwaarder’ worden vaak door elkaar heen gebruikt. Houd er rekening mee dat het verschillende manieren zijn om in actie te komen als een factuur niet wordt betaald. We zetten ze voor je op een rij:
Incassobureau: stuurt (formele) brieven om de klant aan te manen om alsnog te betalen. Maar mag geen beslag leggen om betaling af te dwingen.
Deurwaarder: kan naar de rechter stappen en vervolgens het vonnis en beslag uitvoeren.
Incasso-advocaat: stuurt een dagvaarding naar de klant. Kan faillissement aanvragen.
Tip: betaalt een klant uit het buitenland niet? Dan is een internationale incasso de beste keuze.
Je kunt gebruik maken van de Europese betalingsbevelprocedure.
Btw terugvragen als een klant niet betaalt
Stel, een factuur wordt niet betaald. Het gaat dan om een ‘oninbare vordering’. Dat is zonde, maar dubbel zonde vanwege de afgedragen btw. Als de betaling uitblijft krijg je zowel de omzet als de btw niet betaald.
Je mag de betaalde btw in dat geval terugvragen. Dat doe je met een correctie bij de volgende btw-aangifte. De Belastingdienst beschouwt een vordering als ‘oninbaar’ als je 1 jaar na de vervaldatum van de factuur nog geen betaling hebt ontvangen.
Correctie bij volgende btw-aangifte
Boek een creditfactuur in jouw administratie, voor het oninbare bedrag.
Verwerk de creditfactuur bij de btw-aangifte, zodat je het btw-bedrag terugkrijgt.
Maak het makkelijk met MoneyMonk
Voorkomen is beter dan genezen. Daarom helpt MoneyMonk je voorkomen dat klanten te laat betalen, of helemaal niet betalen. Natuurlijk kunnen we niet alles voorkomen, maar alle beetjes helpen.
Daarom kan je heel makkelijk herinneringen en aanmaningen versturen volgens een sjabloon dat je daarvoor instelt.
Ondertussen bekijk je het overzicht met de betaalstatus en openstaande vorderingen op het dashboard, zodat je precies weet wat er nog open staat.
