Jaarafsluiting boekhouding: complete checklist voor zzp’ers
Je moet de jaarafsluiting doen als zzp’er: tijd om de boekhouding af te sluiten. Deze checklist biedt je de ondersteuning die je zoekt. Handig wanneer je twijfelt, omdat je dan zeker weet dat je niets over het hoofd ziet.
Dit is de complete checklist voor de zzp jaarafsluiting:
Plan vooruit (start begin november)
Stem met je boekhouder af wie wat doet en wanneer.Verzamel alles voor de jaarafsluiting
Facturen, bonnetjes, bankmutaties, afschrijvingen en btw-betalingen.Check het urencriterium
Minimaal 1.226 uur nodig voor zelfstandigenaftrek.Controleer je ritten
Houd zakelijke kilometers en privégebruik (< 500 km) goed bij.Investeer slim
Investeer dit jaar nog om te profiteren van de KIA.Denk aan je oude dag
Bouw vermogen op via een lijfrente.Splits privé en zakelijk
Controleer telefoon-, internet- en autokosten.Schrijf af waar kan
Gebruik de willekeurige afschrijving optimaal.Factureer tactisch
Verplaats omzet eventueel rond de jaarwisseling.Bereken je belasting
Schat nu al in wat je moet betalen aan inkomstenbelasting.Vergeet de Zvw-bijdrage niet
Maximaal € 3.990 afhankelijk van winst (tarief: zie Belastingdienst).Check je voorlopige aanslag
Pas deze aan om een naheffing te voorkomen.Rond het boekjaar netjes af
Boek afschrijvingen, sluit rekeningen en maak je balans op.Vraag op tijd uitstel
Red je het niet voor 1 mei? Vraag uitstel tot 1 september.
Alles wat je moet weten over de jaarafsluiting van de boekhouding
Als zzp’er doe je de jaarafsluiting van de boekhouding zelf, of samen met je boekhouder. Wij vroegen ervaren boekhouders wat je in ieder geval niet over het hoofd mag zien. Wanneer je deze checklist volgt weet je zeker dat jij het jaar goed zal afsluiten, ter voorbereiding op de aangifte inkomstenbelasting komend voorjaar.
1. Plan vooruit
Als je in november begint, kan je nog slim inspelen op aftrekposten en investeringen, die voor 31 december gedaan moeten zijn.
Spreek daarom vroegtijdig met je boekhouder af wie wat doet. Jij zorgt voor de administratie, waarna je boekhouder de cijfers controleert. Een half uurtje plannen voorkomt weken vertraging.
2. Verzamel alles voor de jaarafsluiting
Zorg dat je administratie compleet is:
Facturen
Inkoopfacturen en bonnetjes
Bankmutaties
Privé-uitgaven en overboekingen
Overzicht van afschrijvingen (optioneel)
Ingevulde beginbalans (als je vorig jaar ook ondernemer was)
Tip: in MoneyMonk houden we dit allemaal automatisch voor je bij.
3. Check het urencriterium
Als je minimaal 1.226 uur per kalenderjaar aan je bedrijf werkt, heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Vergeet ook niet dat je uren voor de administratie, scholing en reistijd naar klanten meerekent. Leg al die uren vast. Dat voorkomt discussie met de Belastingdienst.
Tip: in MoneyMonk kun je eenvoudig je uren registreren.
4. Controleer je ritten
Een kleine fout in de rittenadministratie kan grote gevolgen hebben. Rijd je minder dan 500 km privé per jaar met een zakelijke auto? Dan hoef je geen bijtelling te betalen.
Gebruik je je privéauto ook zakelijk? Dan mag je €0,23 per kilometer aftrekken. Houd de ritten wekelijks of maandelijks bij, om achteraf niets te vergeten.
5. Investeer slim
Als je wilt profiteren van de KIA, kan je het beste niet wachten tot oudjaarsdag. De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (tot 28% van de investering) geldt voor aankopen boven de drempelwaarde, als je ze voor 31 december geleverd krijgt.
Je kunt investeren in bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen zoals een laptop, camera of machine. Kosten voor abonnementen of lease gelden niet als investeringen.
6. Denk aan je oude dag
Je mag een deel van de winst gebruiken voor pensioenopbouw. Dat kan via een lijfrente (aftrekbaar), omdat de oude fiscale oudedagsreserve (FOR) geen opbouw meer mogelijk maakt.
Het is volgens boekhouders verstandig om dit vóór de jaarafsluiting te bespreken, zodat je weet hoeveel jaarruimte en reserveringsruimte je hebt.
7. Splits privé en zakelijk
Een klassieker die veel fouten voorkomt: houd privé en zakelijk goed gescheiden. Vooral kosten voor telefonie, vervoer en internet zijn vaak gemengd.
Noteer privégebruik duidelijk, om eventuele correcties achteraf te voorkomen.
8. Schrijf af waar kan
Zakelijke bezittingen met een levensduur van meer dan één jaar mag je afschrijven. Als starter mag je vaak zelfs willekeurig afschrijven, waarmee je de winst verlaagt.
Bespreek dit met je boekhouder. Ga samen na welke aankopen in aanmerking komen. Slim afschrijven levert vaak direct belastingvoordeel op.
9. Factureer tactisch
De factuurdatum bepaalt in welk jaar de omzet valt. Rond je een klus af op 29 december en stuur je op 3 januari de factuur? Dat kan fiscaal een verschil maken.
Plan slim, zonder dat het daarmee een trucje wordt. Zolang de prestatie nog niet volledig geleverd is, mag je zelf bepalen wanneer je factureert.
10. Bereken je belasting
Voorkom verrassingen door alvast te berekenen hoeveel inkomstenbelasting je ongeveer moet betalen. Een actuele winstprognose helpt je om voldoende geld opzij te zetten.
Veel zzp’ers en andere ondernemers reserveren zo’n 40% van de winst, afhankelijk van de aftrekposten. Je gebruikt de jaarafsluiting van de boekhouding om alvast te voorspellen hoeveel je ongeveer moet betalen.
11. Vergeet de Zvw-bijdrage niet
Naast inkomstenbelasting betaal je ook inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). Lees hier hoe hoog je bijdrage kan zijn.
Veel boekhouders zien dat dit regelmatig wordt vergeten bij het reserveren van geld voor de belastingen. Neem het mee in je schatting, om niet alsnog verrast te worden.
12. Check je voorlopige aanslag
De voorlopige aanslag mag natuurlijk niet ontbreken op deze checklist voor de zzp jaarafsluiting. Is de winst sterk anders dan vorig jaar? Of verwacht je volgend jaar een andere winst? Pas de voorlopige aanslag daarop aan bij de Belastingdienst.
Een te lage aanslag betekent bijbetalen, terwijl een te hoge voorlopige aanslag betekent dat je tijdens het jaar meer geld reserveert dan nodig was geweest. Zonde, omdat je daarmee ook had kunnen investeren.
13. Rond het boekjaar netjes af
Zorg dat aan het eind van het boekjaar alle boekingen zijn verwerkt, afschrijvingen zijn geboekt en dat de balans klopt. Tip: in MoneyMonk kun je dat eenvoudig controleren. Daarnaast is er een speciale rapportage voor de inkomstenbelasting, waarin alles in het format van de Belastingdienst voor je op een rij staat.
14. Vraag op tijd uitstel
Lukt het niet om alles voor 1 mei aan te leveren bij de Belastingdienst? Vraag voor die datum uitstel aan, tot maximaal 1 september (vier maanden). Heb je nog meer tijd nodig? Dan moet je motiveren waarom dat zo is.
Uitstel aanvragen is eenvoudig en voorkomt boetes. Doe dit eventueel tegelijk met de btw-aangifte van Q4, dan vergeet je het niet.
Maak het makkelijk met MoneyMonk
MoneyMonk maakt de jaarafsluiting voor zzp’ers een stuk makkelijker. Alles wat je nodig hebt staat in de boekhouding. Daarnaast heb je de uren- én rittenregistratie meteen bij de hand en is afschrijven eenvoudig. Om het je nog makkelijker te maken kun je je boekhouder gratis uitnodigen in ons boekhoudprogramma. Zo weet je zeker dat het allemaal klopt.
