Bij bedrijven, particulieren en klanten in het buitenland: wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?

Moet je een klant een factuur sturen in het buitenland? En hoe zit dat met particulieren in Nederland? Wij zochten voor je uit wanneer je verplicht bent een factuur te sturen. En welke uitzonderingen er gelden, zoals in de horeca en voor taxi’s. 

Ook zochten we de verplichting tot een factuur bij de KOR-regeling (kleineondernemersregeling) voor je uit. Dat geeft een goed beeld van wanneer het wel of niet verplicht is om een factuur te sturen. Met of zonder btw, we zetten het allemaal voor je op een rij. 

Aan zakelijke klanten: factuur verplicht

Als je diensten of producten levert aan zakelijke klanten moet je een factuur sturen.
Dat geldt zowel bij levering aan:

• Andere ondernemers (in Nederland en in het buitenland)

• Verenigingen, stichtingen, etc. (ook zonder btw-nummer)

De verplichting tot een factuur geldt ook bij vooruitbetaling. Je stuurt dan een factuur of een voorschotnota. 

Aan particulieren: factuur meestal niet verplicht

Verkoop je producten of diensten aan particulieren? Zij hebben geen btw-ID. Je bent in de meeste gevallen niet verplicht om een factuur te sturen (het mag wel).

Er gelden een paar uitzonderingen:

• Voor groothandels in levensmiddelen of tandheelkundige materialen (als meer dan 80% van de afnemers zakelijke klant is).

• Bij de levering van een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan particulieren in andere EU-landen.

• Voor voorschotten voor intracommunautaire leveringen aan particulieren. Sommige EU-regels verplichten dan een factuur.

Geen verplichting voor horeca, taxi en bij KOR

In sommige gevallen is een factuur sturen juist niet nodig. Niet aan particulieren en niet aan zakelijke klanten. Dat geldt bijvoorbeeld in de horeca en voor taxibedrijven:

• Horeca: als zakelijke of particuliere klanten consumpties ter plaatse gebruiken is een factuur niet nodig. Een (btw) bon is voldoende.

• Taxi: het is niet nodig om zakelijke en particuliere klanten een factuur te sturen voor taxiritten. Een (btw) bon is voldoende.

Daarnaast geldt een uitzondering voor bedrijven die voldoen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Wie hiervoor in aanmerking komt (<20.000 euro omzet per jaar) hoeft geen btw te rekenen, geen aangifte te doen en geen facturen te versturen.

Tip: wil je toch een factuur sturen, terwijl je meedoet aan de KOR? Vermeld op de factuur dan ‘vrijstelling kleineondernemersregeling (KOR)’.

Ten slotte is een factuur sturen niet verplicht voor zeer kleine ondernemers. Het gaat om een omzet tot 2.200 euro. Blijf je daaronder? Dan blijf je onder de registratiedrempel. Je hoeft geen facturen te sturen, geen administratie bij te houden en geen btw te berekenen. 

Over de betalingstermijn en verjaring

Heb je een factuur gestuurd, maar betaalt de klant niet? Zowel bij zakelijke klanten als particulieren is het belangrijk om de betalingstermijn in de gaten te houden. Stuur een herinnering als de betalingstermijn verlopen is. Volg dit op met een aanmaning en uiteindelijk een ingebrekestelling of dagvaarding, als je verjaring wilt voorkomen.

Een factuur aan een bedrijf of particulier verjaart na 5 jaar na de vervaldatum. Bij een periodieke betaling door particulieren geldt een verjaringstermijn van 2 jaar. Je kunt de verjaring stuiten door een ingebrekestelling of dagvaarding te (laten) sturen. 

3 voorbeelden: moet je een factuur sturen?

1. Particulier koopt een workshop

Stel dat je als ondernemer workshops geeft. Als een particulier de workshop koopt, hoef je daarvoor geen factuur te sturen. Een kassabon of een bevestigingsmail is voldoende. Een formele factuur is niet nodig, omdat je levert aan een particulier (zonder btw-nummer) in plaats van een ondernemer met een btw-nummer. 

2. Levering bij deelname aan KOR

Je werkt als kapper en hebt zowel particuliere als zakelijke klanten. Omdat je deelneemt aan de KOR (<20.000 euro omzet per jaar) hoef je geen factuur te sturen. Je mag geen btw berekenen en je hoeft geen uitgebreide administratie bij te houden. 

3. Taxi-rit naar de luchthaven

Als taxichauffeur hoef je zowel particuliere als zakelijke klanten geen factuur te sturen. Een bon is voldoende. Daarop kun je de btw berekenen, zodat zakelijke klanten een btw-bon ontvangen en de betaalde btw kunnen terugvorderen. 

Makkelijk met MoneyMonk

In MoneyMonk maak je het jezelf makkelijk. Moet je een factuur sturen aan een klant in het buitenland? Moet je btw berekenen aan een zakelijke klant of aan een particulier? Je stelt het eenvoudig in, met verschillende sjablonen. 

In ons online boekhoudprogramma bewaar je zowel facturen als bonnen, e-mails en andere bevestigingen. Bovendien kun je vooraf de voorwaarden delen, zelfs als je particulieren wilt aangeven dat je geen factuur zal sturen.