Support
Kennisbank
Administratieve bewaarplicht: wat moet ik bewaren, waarom en hoe lang? | MoneyMonk

Administratieve bewaarplicht: wat moet ik bewaren, waarom en hoe lang?

Je hebt als ZZP’er een administratieve bewaarplicht. Ben je benieuwd wat dat inhoudt en hoe je er als starter voor zorgt dat je je daar netjes aan kunt houden? Het is belangrijk om jouw financiële en fiscale gegevens lang genoeg te bewaren. Dat biedt de Belastingdienst de mogelijkheid om het te controleren, zodat ze na kan gaan of je de administratie goed bijhoudt.

Tip: de administratieve bewaarplicht geldt zowel op papier als digitaal. Zorg ervoor dat je alle gegevens lang genoeg bewaart. En werk je samen met een boekhoudkantoor? Zorg ervoor dat ook zij de gegevens lang genoeg voor je bewaren.

Wat moet ik bewaren?

Benieuwd wat je moet bewaren binnen de administratieve bewaarplicht? We zetten de gegevens op een rij die de Belastingdienst graag van je wil inzien. Er gelden minimale termijnen voor twee van de onderdelen van de administratie. Over de rest kun je eventueel afspraken maken met de Belastingdienst. De twee verplichte termijnen gelden voor:

  • Basisgegevens van de administratie
  • Je moet de basisgegevens minimaal 7 jaar bewaren. Het gaat om het grootboek, de debiteurenadministratie, de crediteurenadministratie en bijvoorbeeld de in- en verkoopadministratie. En heb je ook voorraden of betaal je loon uit? Ook die administraties moet je gedurende deze periode bewaren. Denk verder aan bonnetjes van uitgaven die je doet, om aan te tonen dat je die zakelijk deed.

  • Gegevens over onroerende goederen
  • Bezit je een bedrijfspand of is er sprake van andere onroerende bedrijfsgoederen? Je moet de gegevens daarvan minimaal 10 jaar bewaren. Er geldt een langere administratieve bewaarplicht, zodat de Belastingdienst verder terug kan kijken in de gegevens.

Administratieve bewaarplicht: waarom?

Benieuwd waarom je rekening moet houden met de administratieve bewaarplicht voor ondernemers? Het gaat er vooral om dat de Belastingdienst kan controleren hoe je de administratie bijhoudt en of je dat op de juiste manier doet.

Doe je zakelijke aankopen? De Belastingdienst wil die kunnen controleren, om na te gaan of er daadwerkelijk sprake is van een zakelijk karakter. En doe je de aangifte inkomstenbelasting? Het is belangrijk dat je dit doet op basis van de juiste gegevens over jouw inkomen en de kosten. Het zijn allemaal zaken die de dienst wil controleren, zowel over het afgelopen jaar als door terug te kijken naar bijvoorbeeld de afgelopen 7 jaren.

Hoe lang moet ik het bewaren?

Benieuwd hoe lang je de administratie en de belangrijke gegevens daarin moet bewaren? Het gaat in ieder geval om 7 jaar voor de gegevens uit de basisadministratie. Je moet ervoor zorgen dat alle genoemde gegevens 7 jaar lang beschikbaar zijn, door er digitaal of op papier in terug te kunnen zoeken.

Tip: gebruik je een online boekhoudprogramma? Het is niet nodig om de administratie uit te printen. Als je daar digitaal in terug kunt kijken is dat voldoende.

Zorg ervoor dat je de papieren of digitale administratie goed bewaart. Dit is vooral belangrijk als je dat zelf doet, bijvoorbeeld met mappen vol administratie in de kast. Of als je de boekhouding doet in Excel, via een bestand op jouw computer. Zorg ervoor dat je daar netjes backups van maakt, waardoor de administratie niet zomaar verloren kan gaan.

Moet je ook andere onderdelen van de administratie bewaren? Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over hoe lang je dat precies moet doen. Zorg ervoor dat je de afspraken die je maakt in ieder geval op papier vastlegt. Alleen op die manier kun je daar vervolgens vanuit gaan, waardoor je op een later moment niet in de problemen komt.

Online boekhouden voor ZZP’ers

Wil je er haast automatisch voor zorgen dat je netjes voldoet aan de administratieve bewaarplicht voor ZZP’ers? Het is een goed idee om voor het starten met boekhouden gebruik te maken van een online boekhoudprogramma.

Met een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk zorg je er heel eenvoudig voor dat de gegevens lang genoeg beschikbaar blijven. De administratie staat in de cloud en gaat niet verloren, waardoor je daar zonder problemen 7 jaar in terug kunt bladeren. Het is de makkelijkste manier om netjes te voldoen aan de administratieve bewaarplicht, omdat je daar op deze manier zelf geen omkijken naar hebt.

Voldoen aan de administratieve bewaarplicht en aan de slag met de boekhouding?

Ontdek MoneyMonk: hét administratiepakket voor ondernemers.


Ontdek MoneyMonk of stel ons je vragen