Hoe werkt privégebruik van zakelijke kosten? (En welke kosten mag je gemengd opvoeren)
Sommige spullen of diensten gebruik je zowel zakelijk als privé. Je maakt dan zakelijke kosten, waarvan je een deel privégebruik verrekent. Maar hoe werkt dat precies? En welke kosten komen in aanmerking als ‘gemengde kosten’? We leggen het je uit, ook hoe het werkt in de boekhouding én met de btw.
Stel dat je zakelijk investeert in een laptop, een telefoon of een werkruimte thuis. Dan is er waarschijnlijk sprake van gemengde kosten, omdat je er ook privé gebruik van kunt maken. Hoe werkt dat in de boekhouding en als het gaat om de belastingen aan aangiften?
We leggen je uit wat gemengde kosten zijn. En welke investeringen je deels privé kunt gebruiken.
Daarnaast leggen we uit hoe je dat verwerkt in de boekhouding. En hoe je veelgemaakte fouten voorkomt, omdat die je geld kunnen kosten.
Wat zijn gemengde kosten?
Je wilt het privégebruik van zakelijke kosten berekenen en verwerken. Dan spreek je van gemengde kosten. Je maakt de kosten namelijk zakelijk, maar hebt er ook privé voordeel van.
De Belastingdienst staat je toe om het zakelijke deel van de kosten af te trekken. Maar het privédeel mag je niet aftrekken. Daarom moet je een realistische inschatting maken van zowel het zakelijke als het privégebruik.
Voorbeelden van privégebruik van zakelijke kosten
Een paar voorbeelden van gemengde kosten leggen duidelijk uit waar het om gaat. En hoe het werkt als je de privékosten zakelijk wilt opvoeren. Of andersom, bijvoorbeeld om het privégebruik en de btw netjes te verwerken.
Telefoon- en internetabonnement
Je sluit een zakelijk telefoonabonnement af. Het abonnement gebruik je voor zakelijke telefoontjes, voor WhatsApp met klanten en voor e-mail onderweg. Maar je gebruikt de telefoon ook privé, om met vrienden te appen en te bellen. Dan is er sprake van gemengd gebruik.
Zakelijk abonnement: €60 per maand (exclusief btw)
Zakelijk gebruik: 70% van de tijd
Aftrekbaar: €42 per maand (+ de btw over deze 70%)
Je mag de bedragen op deze manier als zakelijke kosten boeken in de boekhouding. Je inschatting is voldoende, maar deze moet wel realistisch zijn. Zorg er dus voor dat je dit kunt onderbouwen. Houd bijvoorbeeld bij welke klanten je hebt gebeld. Of voeg ‘zakelijk’ toe aan zakelijke contacten, zodat je achteraf kunt zien welke telefoontjes je zakelijk hebt gepleegd.
Laptop of tablet
Je koopt een nieuwe laptop die je gebruikt voor projecten voor klanten, voor de administratie én om af en toe Netflix te kijken. Daarom schat je in dat je er 80% van de tijd zakelijk gebruik van maakt en 20% van de tijd privé.
Zakelijke investering: 80% van €1.200 = €960 (exclusief btw).
Btw: 100% van de btw terugvorderen bij btw-aangifte
Aan het eind van het jaar doe je een btw-correctie voor privégebruik. Zo verwerk je de 20% btw voor privégebruik, die je niet mocht aftrekken.
Let op: de btw-correctie gebruik je voor investeringsgoederen. Dus voor investeringen groter dan €450.
Werkruimte in huis
Gebruik je thuis een kamer als kantoor? Dan zijn sommige kosten aftrekbaar als je aan de eisen voldoet:
De ruimte is zelfstandig en heeft eigen voorzieningen. Zoals een aparte ingang of een toilet.
Je verdient je inkomen grotendeels vanuit deze ruimte.
Let op: de werkruimte in huis is een complex onderwerp. Zowel vanwege de voorwaarden, de aftrek als de btw. Vraag een boekhouder om met je mee te kijken.
Privégebruik van zakelijke kosten boeken in de administratie
Je wilt privégebruik van zakelijke kosten verwerken in de boekhouding. Benieuwd hoe je dat doet? Dit stappenplan legt het uit:
Bepaal het percentage zakelijk gebruik
Wees realistisch, omdat 100% en zelfs 90% zelden voorkomen.Boek alleen het zakelijke deel
Zoals bedragen voor een ‘telefoon’, ‘kantoorartikelen’ of ‘investeringen’.Verwerk de btw naar verhouding
Vraag alleen het zakelijke deel van de btw terug.
Tip: gaat het om een investering groter dan €450? Dan bereken je het privédeel en de btw-correctie in de laatste aangifte van het jaar.
