Voorkom meerkosten: 4 tips voor goede afspraken met je boekhouder of accountant

Meerkosten voorkomen met goede afspraken met je boekhouder of accountant? Wij leggen je uit hoe je grip houdt op de kosten. En verrassingen kunt voorkomen, bijvoorbeeld als je zelf of samen de online boekhouding doet.

4 tips: afspraken met je boekhouder

Benieuwd naar onze tips? Wij zetten ze voor je op een rij, om goede afspraken met je boekhouder of accountant te maken:

• Betaal geen ‘black box’ vast bedrag per maand
• Laat meerwerk eerst goedkeuren
• Maak afspraken over de tarieven
• Hard op de zaak, maar niet op de persoon

1. Betaal geen ‘black box’ vast bedrag per maand

Betaal liever geen flat fee, vooral niet op basis van een ‘black box’-model. Een vast bedrag per maand of per jaar lijkt interessant, maar de specifieke voorwaarden zijn vaak onvoldoende uitgewerkt. Het verdienmodel van de boekhouder wordt minder transparant, waardoor niet goed duidelijk is wat er gebeurt voor het bedrag dat je betaalt.

Bovendien zal er buiten de gemaakte afspraken om snel sprake zijn van meerwerk, waardoor de kosten alsnog kunnen oplopen. Terwijl de online boekhouding er dankzij MoneyMonk een stuk eenvoudiger uit komt te zien.

2. Laat meerwerk eerst goedkeuren

Het is voor boekhouders en accountants gebruikelijk dat ze meerwerk uitvoeren, dat ze uiteraard in rekening brengen. Maak daar goede afspraken over, door het vooraf altijd te laten goedkeuren. Geef de boekhouder of accountant aan dat je een online boekhouding gebruikt. En dat je bij afwijkingen graag vooraf bericht ontvangt, zodat je de kosten beter in de gaten kunt houden. Steeds gebruikelijker, omdat veel meer ZZP'ers dat doen.

3. Maak afspraken over de tarieven

En is er dan toch meewerk nodig? Kijk dan ook meteen naar de tarieven. Zodat je goed weet wat de kosten zijn voor specifieke werkzaamheden. Of zodat je goed weet welk bedrag je per uur, per maand of per andere periode betaalt.

Maak daar duidelijke afspraken over. En durf te onderhandelen, omdat je de keuze hebt uit veel boekhouders die het werk voor je zouden kunnen doen. Soms is er marge, waardoor de kosten (iedere maand) lager uitvallen.

4. Hard op de zaak, maar niet op de persoon

Ten slotte, zorg ervoor dat je hard op de zaak bent, maar zacht op de persoon. Laat blijken dat je de tarieven graag scherp in de gaten houdt. Zonder dat je de boekhouder of accountant als persoon niet vertrouwt.

Tip: spreek je vertrouwen uit dat de boekhouder of accountant netjes met meerwerk om zal gaan, ten opzichte van de online boekhouding. Dat helpt als morele stok achter de deur, waardoor je er beter op kunt vertrouwen dat dit in orde komt.

Goede afspraken met je boekhouder: probeer MoneyMonk

Aan de slag met een online boekhouding, met een boekhouder of accountant die met je meekijkt? MoneyMonk is daarvoor uitstekend geschikt. Je hebt dan zelf overzicht over de inkomsten en uitgaven. En je kunt zelf verkoopfacturen aanmaken en banktransacties koppelen. En ondertussen kan een boekhouder of een accountant zijn of haar werk voor je doen.

Een goede mix van eigen mogelijkheden, slimme software en de specialist die met je meekijkt om ervoor te zorgen dat alles netjes in orde is. Op basis van duidelijke afspraken, met jouw boekhouder of accountant.