Hoe werkt het afschrijven van bezittingen als zzp’er? | MoneyMonk
Je investeert een laptop of je koopt een auto van de zaak: dan krijg je te maken met afschrijvingen. Door bezittingen af te schrijven waardeer je die voor de waarde die ze op dat moment hebben. In dit artikel leggen we je uit hoe dat werkt, waarom het belangrijk is en waar je allemaal op moet letten. Dan zie je niets over het hoofd, of begrijp je beter wat de boekhouder precies doet.
Afschrijven klinkt misschien ingewikkeld. In de praktijk valt dat wel mee, als je begrijpt waar het om gaat. Het is in principe niets anders dan het waarderen van een bezitting, tegen de waarde van dat moment. Dus wordt de laptop waarin je investeert met de jaren minder waard? Dan moet je dat op de balans (en dus in de administratie) netjes bijhouden.
Wij letten je uit wat je moet afschrijven, hoe je moet afschrijven en hoe een boekhouder je daar eventueel bij kan helpen. Dan weet je zeker dat je als zzp’er niets over het hoofd ziet. De administratie klopt, zowel wanneer je dat zelf doet als wanneer je alleen maar wilt meekijken met de boekhouder of accountant die dat voor je doet.
Wat is afschrijven?
Afschrijven heeft twee doelen:
Herwaarderen van bezittingen op basis van hun actuele waarde
Kosten aftrekken over de gebruiks- of levensduur van bezittingen
Stel dat je investeert in een laptop, die 2.000 euro kost. Je mag die kosten dan niet in één keer aftrekken van de winst. Dat zou niet kloppen, omdat je de laptop waarschijnlijk langer dan één jaar zal gebruiken. Als je de kosten in één keer aftrekt geef je eigenlijk aan dat je alle 2.000 aan waarde komend jaar gebruikt. Dat klopt niet, omdat de laptop waarschijnlijk volgend jaar (en een paar jaren daarna) ook nog van waarde is voor jouw bedrijf.
Door af te schrijven waardeer je de laptop door de jaren heen steeds voor de actuele waarde op dat moment. Als je de laptop in bijvoorbeeld 5 jaar afschrijft ga je er vanuit dat deze volgend jaar nog 1.600 waard is, daarna nog 1.200 euro, daarna 800 euro, dan 400 euro en daarna niets meer. Je schrijft de laptop in 5 jaar tijd af, met steeds 20% van de originele waarde. Op die manier verdeel je de bedrijfskosten over de periode dat je de bezitting gebruikt. Je mag de afschrijving (400 euro per jaar) namelijk aftrekken als bedrijfskosten.
Investeringen afschrijven: zo werkt het
Om uit te leggen hoe afschrijven voor jou als ZZP’er werkt is het belangrijk dat je de balans in de boekhouding bekijkt. De balans bestaat uit een linker- en een rechterzijde. Links staan de Activa, dus de bezittingen van jouw bedrijf.
Je schrijft af op:
Materiële bezittingen
Het gaat om bedrijfsmiddelen zoals een laptop, een (bedrijfs)auto of een machine.
Immateriële bezittingen
Je kunt denken aan vergunningen en patenten.
De bezittingen gaan een aantal jaren mee, daarom zijn het vaste activa. Die vaste activa moet je afschrijven, omdat je ze langer dan een jaar gebruikt. Ook volgend jaar zijn de activa nog van waarde, daarom mag je een investering daarin niet in één keer opvoeren als bedrijfskosten. Dit betekent dat je de waarde van de bezittingen noemt op de balans, bij Activa. Dat geldt niet voor bedrijfskosten die je maakt, je ziet die niet terug op de balans.
Aan de linkerzijde van de balans staan bijvoorbeeld ook vlottende activa en liquide middelen. De vlottende activa gebruik je maximaal een jaar. Het gaat bijvoorbeeld om voorraden. Daarop hoef je niet fiscaal af te schrijven. Je schrijft hoogstens voorraden af als die niets meer waard zijn, wat betekent dat je de waarde actualiseert naar nul. Ook liquide middelen kennen geen fiscale afschrijving.
Dat je bezittingen zoals een laptop of auto niet mag opvoeren als bedrijfskosten komt omdat de Belastingdienst ze ziet als investeringen. Dat geldt voor grote uitgaven zoals bedrijfsmiddelen, maar niet voor kantoorartikelen, vakliteratuur en andere bedrijfskosten die je maakt. Als het gaat om een investering moet je die afschrijven, en daarvoor gelden fiscale regels.
Hoe lang mag je bezittingen afschrijven?
De Belastingdienst stelt regels aan het afschrijvingen van bezittingen van jouw bedrijf. Standaard geldt een maximale afschrijving van 20% per jaar. Dat betekent dat je investeringen standaard in minimaal 5 jaar moet afschrijven. Langer mag ook, als dat past bij de verwachte gebruiksduur en/of de technologische gebruiksduur van de bedrijfsmiddelen waarin je investeert.
Houd rekening met twee belangrijke uitzonderingen:
Goodwill
Je mag goodwill afschrijven met maximaal 10% per jaar. Dat betekent dat je minimaal 10 jaar afschrijft. Hier zal je als ZZP’er waarschijnlijk niet snel mee te maken krijgen.
Bedrijfspand
Koop je een bedrijfspand? Daarvoor hanteert de Belastingdienst afwijkende regels.
Tip: investeer je minder dan €450 in bedrijfsmiddelen? Dan mag je die kosten in één keer aftrekken als bedrijfskosten. Het is niet nodig om de investering als bezitting op de balans op te nemen en daarop af te schrijven.
Afschrijving berekenen
Je kunt de afschrijving op bezittingen als ZZP’er gewoon zelf berekenen. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang er geen sprake is van uitzonderingen. Je gaat uit van de aanschafkosten, van de verwachte gebruiksduur en van de restwaarde die er overblijft. Op die manier bereken je de afschrijving per jaar, die je gebruikt om aan het eind van het jaar de balans op te maken.
Standaard bereken je de afschrijving op basis van lineair afschrijven. Je schrijft ieder jaar hetzelfde bedrag af, tot een eventuele restwaarde. Een boekhouder kan je meer vertellen over de andere manieren om af te schrijven. Je kunt dan denken aan bijvoorbeeld degressief afschrijven, de vervroegde afschrijvingsmethode, variabel afschrijven, een vast bedrag afschrijven, de sum of the year, de normale annuïteitenmethode of afschrijven op basis van gebruik en prestatie. Als ZZP’er kun je in de meeste gevallen de lineaire afschrijving gebruiken. Wij leggen je hieronder uit hoe dat werkt, op basis van de aanschafkosten, de gebruiksduur en een eventuele restwaarde van het bedrijfsmiddel waarin je investeert.
Aanschafkosten
Om de afschrijving te berekenen ga je uit van de aanschafkosten. Dat is in veel gevallen de aanschafprijs, maar het kan gaan om meer dan dat. Moet je bijvoorbeeld kosten maken om de aankoop te kunnen doen? Stel dat je een bedrijfspand koopt, dan is de kans groot dat je daarvoor notariskosten maakt. Ook dat bedrag mag je dan optellen bij de aanschafkosten.
Andere bijkomende kosten zijn bijvoorbeeld:
Installatiekosten
Moet de aanschaf geïnstalleerd of geplaatst worden? De kosten die je daarvoor maakt mag je berekenen binnen de aanschafkosten.
Bedrijfsklaar maken
Dat geldt ook voor kosten om een machine, een auto van de zaak of een andere investering bedrijfsklaar te maken.
Het is andersom belangrijk om in de aanschafkosten ook rekening te houden met eventuele aftrekposten. Heb je bijvoorbeeld een korting gekregen of heb je recht op een subsidie? Die bedragen mag je niet meerekenen in de aanschafkosten. Ga uit van de aanschafprijs plus de bijkomende kosten, min subsidies en bijvoorbeeld kortingen. Let op: dat geldt ook voor subsidies of kortingen die je pas achteraf krijgt, je moet daar rekening mee houden bij het afschrijven.
Zodra je de aanschafkosten hebt berekend vormt dat jouw vertrekpunt voor de afschrijvingen die je kunt gaan doen. De aanschafkosten vormen het totale bedrag voor de waardering van het bedrijfsmiddel bij jou op de balans. We werken verderop in dit artikel een paar voorbeelden voor je uit, zodat je precies kunt zien hoe dat in de praktijk werkt.
Verwachte gebruiksduur
Heel belangrijk voor het afschrijven van bedrijfsmiddelen op de balans is de verwachte gebruiksduur. Er bestaan verschillende methoden om dit te berekenen of in te schatten, namelijk op basis van de technologische of de economische levensduur.
Houd er rekening mee dat je de gebruiksduur altijd in volledige jaren berekend. Het gaat bijvoorbeeld om 4 of 5 jaar. Of om meer jaren, als je verwacht het bedrijfsmiddel langer te kunnen gebruiken. De gebruiksduur bepaalt in hoeveel jaren je het bedrijfsmiddel zal afschrijven. De Belastingdienst stelt dat je standaard maximaal 20% per jaar mag afschrijven. Dat betekent dat je er minimaal 4 jaar mee moet kunnen doen. Hoe langer de levensduur is die je verwacht, des te lager het percentage dat je jaarlijks afschrijft. Dit betekent dat het langer duurt totdat je het bedrijfsmiddel volledig hebt afgeschreven. En dat de jaarlijkse afschrijving en aftrek van de fiscale winst dus lager is.
Technologische levensduur
Het meest gebruikelijk om de levensduur van bedrijfsmiddelen in te schatten is de technologische levensduur. Dit is waar de Belastingdienst standaard vanuit gaat bij de beoordeling van afschrijvingen.
De technologische levensduur staat voor de periode waarin het bedrijfsmiddel volledig is versleten. Dus zou je investeren in een nieuwe laptop? Dan gaat de Belastingdienst er bijvoorbeeld vanuit dat je deze in 5 jaar afschrijft. De technologische levensduur van de laptop zit er na dat moment op. De kans is groot dat de gebruikte technologieën zijn achterhaald. En dat het niet meer mogelijk is om er goed op te werken, bijvoorbeeld door nieuwe systemen en software die vragen om een upgrade.
Machines waarin je investeert gaan in veel gevallen een stuk langer mee. Ze hebben een langere technologische levensduur, bijvoorbeeld omdat ze duurzaam zijn gebouwd of omdat de processen leiden tot weinig slijtage. Houd er in dat geval rekening mee dat de levensduur langer is, dus dat je jaarlijks een kleiner percentage mag afschrijven. Dat wil zeggen, als je niet in aanmerking komt voor speciale regelingen. Een boekhouder of belastingadviseur kan je daarover meer vertellen. Je voorkomt op die manier dat je eventuele voordelen over het hoofd ziet.
Economische levensduur
Een andere manier om de levensduur van bedrijfsmiddelen in te schatten is door die economisch te benaderen. De economische levensduur mag je gebruiken als die korter is dan de technische levensduur.
De economische levensduur staat voor het aantal jaren dat het bedrijfsmiddel waarde houdt. De levensduur is verstreken op het moment dat een bedrijfsmiddel geen waarde meer heeft voor jouw bedrijf, in economische zin. Het middel kan technisch nog in orde zijn, maar zou niets meer opbrengen op het moment dat je dit probeert te verkopen.
Dus investeer je in een bedrijfsauto? De kans is groot dat de auto technologisch jaren meekan, in ieder geval meer dan 5 jaar. De auto rijdt na die tijd nog prima, vooral als je die in de tussentijd goed hebt laten onderhouden.
De economische levensduur van een bedrijfsauto is niet veel meer dan 5 jaar. Na die periode is de waarde dusdanig gedaald dat dit voor jouw bedrijf weinig meer betekent. De verkoop van de auto zou weinig opleveren. Daarom mag je in dit geval afschrijven op basis van de economische waarde.
Tip: is de economische levensduur langer dan de technologische? In dat geval gebruik je standaard de technologische levensduur om af te schrijven, zoals dat bij de Belastingdienst gebruikelijk is.
Restwaarde
Ten slotte houd je bij het berekenen van afschrijvingen als ZZP’er rekening met een eventuele restwaarde. Dat wil zeggen, als het bedrijfsmiddel na het verstrijken van de technologische levensduur nog waarde heeft moet je daar rekening mee houden in de berekening.
Zodra je het bedrijfsmiddel niet meer kunt gebruiken voor jouw onderneming wil dat niet zeggen dat het helemaal onbruikbaar is. Dus kun je de laptop niet meer gebruiken, omdat je bepaalde software niet meer kunt draaien? Of komt de auto niet langer mee in het zakelijk verkeer, of moet je voldoen aan strengere standaarden op het gebied van bijvoorbeeld CO2-uitstoot? In die gevallen is er nog wel sprake van restwaarde, maar is die waarde niet meer relevant voor jouw bedrijf.
Die restwaarde gebruik je in de berekening die je maakt, om te bepalen hoeveel je jaarlijks mag afschrijven. In veel gevallen kan een leverancier je helpen om een inschatting te maken van restwaarde. Op die manier heb je een betrouwbare bron voor de berekening, zodat je voldoende afschrijft en de Belastingdienst daarover geen vragen zal stellen.
Rekenvoorbeeld: zakelijke laptop afschrijven
Stel dat je als ZZP’er investeert in een zakelijke laptop en dat je die de komende jaren wilt afschrijven. Hoe ziet het rekenvoorbeeld er dan uit en waar moet je allemaal rekening mee houden? Wij zetten het voor je op een rij.
In dit voorbeeld voor het berekenen van de afschrijving van een laptop gaan we uit van een lineaire afschrijving. Dat is het meest gebruikelijk. De afschrijving kun je berekenen op basis van de volgende formule:
Afschrijving per jaar = (aanschafkosten - restwaarde) / verwachte gebruiksduur
We gaan in dit geval uit van de volgende gegevens:
Laptop met aanschafwaarde van 2.000 euro
Technologische verwachte levensduur van 5 jaar
Verwachte restwaarde van 0 euro
Het is allereerst belangrijk dat de investering in een bedrijfsmiddel meer dan €450 bedraagt. Onder dat bedrag gaat het om bedrijfskosten, dus hoef je daarop niet af te schrijven. Dat is in dit geval wel zo, omdat het gaat om een uitgave van 2.000 euro.
De aanschafkosten bedragen 2.000 euro, de verwachte restwaarde is 0 euro. De verwachte gebruiksduur is 5 jaar. De berekening ziet er dan als volgt uit:
Afschrijving per jaar = (2.000 euro - 0 euro) / 5 jaar
De afschrijving per jaar bedraagt dan dus 400 euro. Dit betekent dat je de laptop in het jaar van aanschaf voor 2.000 als bedrijfsmiddel op de balans opneemt.
Het volgende jaar staat de laptop nog voor 1.600 euro op de balans. Er is sprake van een afschrijving van 400 euro, die je mag aftrekken als bedrijfskosten. Ook in de jaren erop is er steeds sprake van een afschrijving van 400 euro, totdat je het volledige bedrag hebt afgeschreven. De laptop heeft dan geen waarde meer voor de onderneming, in ieder geval niet in economische zin. De laptop verdwijnt van de balans, omdat het geen onderdeel meer uitmaakt van de activa.
Voor starters: wat is willekeurig afschrijven?
Ben je startende ondernemer? Dan biedt de Belastingdienst je een aantal voordelen, om de start makkelijker te maken. Als je Startersaftrek ontvangt mag je daarmee een extra bedrag aftrekken van jouw winst. De winst valt lager uit, dus je betaalt minder inkomstenbelasting.
Als je Startersaftrek ontvangt mag je bovendien gebruik maken van ‘willekeurig afschrijven’. Dat betekent dat je zelf mag bepalen hoeveel je afschrijft, en hoeveel jaren je daarover doet. Je hoeft je niet te houden aan de minimale levensduur van 5 jaar. In plaats daarvan heb je zelfs de vrijheid om de investering in één keer af te schrijven.
Stel dat je dus een laptop koopt van 2.000 euro. Je mag zelf bepalen hoe je die afschrijft, en hoe lang (of hoe kort) je daarover doet. Dus maak je in het eerste jaar meteen veel winst en wil je de investering gebruiken om de kosten op te voeren? Dan mag je de volledige 2.000 euro in het eerste jaar afschrijven.
Je kunt er ook voor kiezen om de laptop bijvoorbeeld in twee of in drie jaar af te schrijven. En sterker nog, je kunt het eerste jaar 1.000 euro afschrijven, om vervolgens 500 euro en daarna 300 euro en dan 200 euro af te schrijven. Of je kunt ervoor kiezen om in het eerste jaar nog niets af te schrijven. Dat is vooral een goed idee als je verwacht in de komende jaren meer winst te gaan maken. De afschrijving drukt de winst, dus zorgt ervoor dat je in dat jaar minder belasting betaalt.
Nadeel van willekeurig afschrijven
Maak je in het eerste jaar nog weinig winst (of zelfs verlies) als ZZP’er? Dat je willekeurig mag afschrijven betekent ook dat je de afschrijvingen kunt uitstellen. Zou je in het eerste jaar meteen 2.000 euro afschrijven voor de laptop? Dan heb je daar eigenlijk geen voordeel van.
Je kunt de (willekeurige) afschrijvingen gebruiken om de winst te verlagen. Dat klinkt misschien vreemd, maar het zorgt er als ZZP’er voor dat je in dat jaar minder inkomstenbelasting betaalt. Een hogere winst leidt tot meer belasting. Je kunt dat drukken met de willekeurige afschrijving.
Bedenk je daarom vooraf in welke jaren of in welk jaar je de meeste winst denkt te gaan maken, in ieder geval gedurende de eerste 5 jaar. Gebruik de willekeurige afschrijving van een laptop of van andere bedrijfsmiddelen om in dat jaar extra veel af te schrijven. Dan druk je de winst, waardoor je ondanks het goede jaar relatief minder belasting betaalt. In de jaren met minder winst of zelfs een verlies heb je daar de afschrijving(en) niet voor nodig.
Afschrijving van een bedrijfspand
De afschrijving van een bedrijfspand werkt iets anders dan bij een laptop, machines of een auto van de zaak. Het gaat om onroerend goed, waarvoor de Belastingdienst een aantal andere en aanvullende regels heeft opgesteld. Het is bijvoorbeeld belangrijk om rekening te houden met het deel van het pand dat je zakelijk gebruikt. Hoe groter dat deel is, hoe groter ook het fiscaal voordeel dat je hebt dankzij afschrijvingen die je kunt doen.
Dit zijn de belangrijkst aanvullende voorwaarden om rekening mee te houden:
Gebruiksduur van het pand
Om de afschrijving van een bedrijfspand te berekenen ga je uit van de gebruiksduur, in plaats van de levensduur. Gebruikelijk is een gebruiksduur van 30 of 50 jaar. Een belastingadviseur of boekhouder kan je hierbij helpen.
Restwaarde
Een bedrijfspand heeft eigenlijk altijd restwaarde. Het is belangrijk om daar rekening mee te houden op het moment dat je afschrijvingen berekent.
Niet afschrijven over de grond
Je mag afschrijven over het bedrijfspand, maar niet over de grond waar het pand op staat.
Afschrijven over daadwerkelijk gebruik
Om af te schrijven op een bedrijfspand moet je het daadwerkelijk gebruik daarvan in kaart brengen. Dit vormt een voorwaarde voor de afschrijvingen, waarbij een groter daadwerkelijk gebruikt deel dus leidt tot hogere afschrijvingen en meer fiscaal voordeel.
Voor de aanschafwaarde van een bedrijfspand ga je uit van de koopsom, plus de aankoopkosten zoals notariskosten, makelaarskosten en de overdrachtsbelasting die je betaalt.
Rekenvoorbeeld: afschrijving bedrijfspand
Het afschrijven op een bedrijfspand is iets ingewikkelder dan op bedrijfsmiddelen. Vraag jouw boekhouder of een belastingadviseur naar meer informatie als je daar als ZZP’er zelf mee aan de slag wilt. Wij leggen je aan de hand van een voorbeeld uit hoe het precies werkt.
Als je wilt afschrijven op een bedrijfspand kan dat als je aan twee voorwaarden voldoet:
De boekwaarde van het pand is groter dan de bodemwaarde (50% van de WOZ-waarde)
De jaarlijkse afschrijving is kleiner dan het verschilt tussen de boek- en bodemwaarde
We berekenen het voorbeeld voor de afschrijving van een bedrijfspand voor een pand dat je aanschaft voor 180.000 euro, met een gebruiksduur van 50 jaar. De restwaarde van het pand schat je op 30.000 euro. De boekwaarde bedraagt 150.000 euro. De WOZ-waarde van het pand is 200.000, dus de WOZ-waarde (50% van de WOZ) is 100.000 euro.
Je mag afschrijven op het bedrijfspand als de boekwaarde groter is dan de bodemwaarde. Dat is het geval, omdat 150.000 euro meer is dan 100.000 euro.
De normale jaarlijks afschrijving bedraagt 2% van de aanschafwaarde, min de restwaarde van het pand. Het gaat in dit geval om 2% van 150.000 euro (180.000 aanschafwaarde min 30.000 euro restwaarde). De jaarlijkse afschrijving bedraagt dus 3.000 euro. Je kunt dat bedrag afschrijven, tot je de bodemwaarde van 100.000 euro bereikt. Dat kun je in dit geval dus 16 jaar doen, waarna je in jaar 17 nog maximaal 2.000 euro mag afschrijven.
Afschrijving van een auto van de zaak
Koop je een auto van de zaak en wil je de afschrijving gebruiken om af te trekken van de inkomstenbelasting? Houd er rekening mee dat er een paar voorwaarden gelden.
De Belastingdienst stelt bijvoorbeeld dat je maximaal 500 kilometer met een auto van de zaak privé mag rijden, zonder bijtelling te betalen. Bovendien heeft de keuze om meer of minder dan 500 kilometer per jaar privé te rijden invloed op de afschrijving en andere fiscale zaken.
Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt moet de auto op naam van de zaak staan. Je mag de afschrijving en de andere autokosten aftrekken van de winst. Als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto gelden de voordelen in z’n volledigheid voor een nieuwe auto. Als je een bestaande auto koopt mag je de aanschaf niet aftrekken van de winst. Een boekhouder of een belastingadviseur kan je daarover meer vertellen.
Fiscaal voordeel: VAMIL voor afschrijven
Zodra je aan de slag gaat met afschrijven als ZZP’er of andere ondernemer is het verstandig om je te verdiepen in de fiscale regelingen die er gelden. Het gaat bijvoorbeeld om de VAMIL, de willekeurige afschrijving milieu-investeringen. De regeling wordt regelmatig aangepast, dus zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de actuele voorwaarden en uitzonderingen.
De VAMIL is bedoeld om bepaalde investeringen te stimuleren. Je mag bijvoorbeeld een groter percentage aftrekken, zodat je fiscaal voordeel hebt. Houd er rekening mee dat je alleen als starter volledig willekeurig mag afschrijven, als je Startersaftrek ontvangt. In andere gevallen geldt er een bovengrens van 75% om willekeurig af te trekken, bijvoorbeeld op basis van de VAMIL.
Om gebruik te maken van de VAMIL-regeling gelden een paar voorwaarden:
Het bedrijfsmiddel waarin je investeert moet op de Milieulijst staan
Het bedrijfsmiddel moet nieuw zijn, dus mag niet eerder gebruikt zijn
De investering moet horen bij de aanschaf of voortbrengingskosten van het bedrijfsmiddel
Houd er rekening mee dat de VAMIL valt onder de investeringsaftrek. De voorwaarden voor de investeringsaftrek worden jaarlijks aangepast, dus zorg ervoor dat je daar goed van op de hoogte bent. Een boekhouder of belastingadviseur kan je daarbij helpen.
