Jouw werk is afgerond: tijd om de factuur te sturen. Waar moet je op letten om dat goed te doen? En hoe zorg je ervoor dat je sneller betaald krijgt? Met een paar tips voldoe je netjes aan de regels en hoef jij minder lang op je geld te wachten.

Je kunt facturen sturen per e-mail en met een bijlage in pdf. Of je maakt het jezelf makkelijk en verstuurt de facturen gewoon vanuit MoneyMonk. Online, net als de herinnering die volgt als de betaling onverhoopt toch even op zich laat wachten.

• Facturen sturen: welke regels en richtlijnen zijn belangrijk?

• Handige tips om jouw facturen sneller uitbetaald te krijgen

• Stuur de factuur met één klik vanuit MoneyMonk

Wanneer moet je een factuur sturen?

Als je goederen of diensten levert aan een andere ondernemer moet je daar normaal gesproken een factuur voor sturen. Binnen het factuurstelsel moet je de factuur uiterlijk versturen op de vijftiende dag van de maand nadat je hebt geleverd. Rond je een opdracht af op 7 september? Dan moet je de factuur uiterlijk op 15 oktober versturen.

In de praktijk is het vaak slimmer om facturen sneller te sturen. Hoe eerder je factureert, hoe sneller  de factuur bij de klant in het betaalproces zit en hoe sneller  jij betaald krijgt.

Tip: stuur je facturen aan buitenlandse klanten? Daardoor kunnen aanvullende factuurregels gelden.

Stuur geen factuur voordat je dit gecontroleerd hebt

Je kunt de facturen sturen nadat je ze goed gecontroleerd hebt.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de gegevens die erop moeten staan. Het gaat bijvoorbeeld om jouw bedrijfsgegevens, die van je klant, je btw-id, het factuurnummer en de factuurdatum.

Je moet jouw goederen of diensten, de bedragen en de btw netjes beschrijven. En het factuurnummer moet opeenvolgend en uniek zijn.

Doe, voordat je de facturen stuurt, een check op deze acht punten:

1. Juiste klant- en adresgegevens

2. Correct factuurnummer

3. Factuur- en leverdatum

4. Duidelijke omschrijving

5. Juist bedrag

6. Juiste btw

7. Juiste betalingstermijn

8. Eventueel inkoopnummer of klantreferentie

Hoe mag je facturen sturen?

Je mag online facturen sturen, dat hoeft niet meer op papier. Welke manier het handigst is, hangt af van het boekhoudprogramma dat je gebruikt en wat jij prettig vindt.

Een factuur als pdf bij een e-mail sturen

De traditionele manier, waarbij je een pdf toevoegt aan de e-mail die je aan de klant stuurt. Je stuurt een digitale factuur. Controleer goed dat het e-mailadres van de ontvanger klopt. Bij kleine opdrachtgevers is dit vaak gewoon je contactpersoon. Bij grotere klanten is er vaak een apart e-mailadres voor de administratie.

Tip: vraag na of je een inkoopnummer, opdrachtnummer of een andere referentie op de factuur moet vermelden.

Facturen sturen vanuit MoneyMonk

Maak het jezelf makkelijker door facturen te sturen vanuit MoneyMonk. Het maken en verzenden van facturen gebeurt dan in hetzelfde systeem, waardoor dit sneller werkt en eigenlijk niet fout kan gaan.

Je hoeft niet eerst de pdf te downloaden, een e-mail aan te maken en later zelf bij te houden of de klant de mail heeft ontvangen, geopend en de factuur heeft betaald. In MoneyMonk kun je meteen zien of de mail met de factuur ontvangen. Daarna kan je de betaling verwachten.

Een e-factuur sturen

Tot slot kan je een e-factuur sturen. Dat is niet zomaar een pdf, maar een bestand met gestructureerde gegevens in bijvoorbeeld het XML- of UBL-formaat. Daardoor kan de ontvanger van de factuur deze automatisch verwerken.

Tip: in MoneyMonk kun je via Peppol e-facturen versturen. Je vult het Peppol-ID van de ontvanger in en je kunt eventueel een Ordernummer of een Afnemer-referentie opgeven.

“Echt een top boekhoud programma. Gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en pro-actief. Als je vragen hebt, ook een goede helpdesk. Heel erg tevreden.” — Janneke Hermans

Benieuwd naar meer ervaringen? Lees echte reviews van onze klanten.

Wat zet je in de begeleidende mail?

De begeleidende mail bij facturen die je wilt sturen moet vooral eenvoudig te lezen zijn. Je wilt immers dat de ontvanger meteen snapt dat het om een factuur gaat. Leg duidelijk uit welke factuur de mail bevat, wat het te betalen bedrag is en wanneer dat bedrag uiterlijk betaald moet worden.

Deze voorbeeldtekst kun je gebruiken als begeleidende mail bij facturen die je wilt sturen:

Onderwerp: Factuur 2026-104 | [bedrijfsnaam]

Beste [naam],

In de bijlage vind je factuur 2026-104 voor [korte omschrijving van de opdracht].

Het bedrag van € [bedrag] kan uiterlijk [datum] worden voldaan.

Heb je een vraag over de factuur? Laat het gerust weten.

Groet, [naam]

5 tips om facturen te sturen en sneller betaald te krijgen

1. Stuur je factuur snel Opdracht afgerond? Factuur sturen. Dat voelt misschien snel, maar hoe langer je wacht hoe verder het wegebt bij de klant en hoe groter de kans dat de betaling even gaat duren.

2. Controleer het factuuradres Controleer of je een speciaal e-mailadres moet gebruiken of je factuur moet richten aan de administratieve of financiële afdeling van het bedrijf.

3. Vraag vooraf naar referenties Zorg dat je alvast weet of je een inkoopnummer, ordernummer of een kostenplaats moet vermelden. Dat voorkomt vertraging, zodat jij sneller betaald krijgt.

4. Maak betalen eenvoudigTip: in MoneyMonk kun je een iDEAL-knop toevoegen. Dit loopt via Mollie. Zo maak je het klanten makkelijker om de factuur bij ontvangst meteen te betalen.

5. Houd openstaande facturen bij Door facturen te sturen en twee weken later een herinnering te sturen, maak je de kans groter dat je alsnog betaald krijgt.

Facturen sturen vanuit MoneyMonk

Zelf ervaren hoe makkelijk je facturen kunt sturen vanuit MoneyMonk?

Probeer het 30 dagen uit en maak facturen aan met jouw eigen sjabloon.