5 nadelen van boekhouden in Excel | MoneyMonk

5 nadelen van boekhouden in Excel

Wat zijn de nadelen van boekhouden in Excel? Een veelbesproken onderwerp bij veel ZZP’ers. Die soms starten met de ‘gratis boekhouding’ in de spreadsheetsoftware, maar die daarbij tegen allerlei beperkingen aanlopen. Waardoor dat boekhouden in Excel toch niet zo’n goed idee blijkt. Als je wilt groeien en als je het professioneler aan wilt pakken, om de volgende stap te zetten met jouw eigen bedrijf.

Waarom gebruiken andere ZZP’ers Excel en wat zijn de voordelen daarvan? We zetten ze tegenover de nadelen van het boekhouden in Excel, zodat je zelf kunt bepalen wat voor jou de beste keuze is. Om de administratie zo eenvoudig mogelijk te houden, daar minder tijd aan kwijt te zijn en geen kostbare fouten te maken.

Waarom gebruiken ZZP’ers Excel?

Excel is gratis, als je het Office-pakket van Microsoft aanschaft om gebruik te kunnen maken van Word. Het is één van de voordelen van boekhouden in Excel, waar je meteen van kunt profiteren.

En stuur je maar een paar facturen per maand, waardoor je het overzicht haast zonder boekhouding zou kunnen houden? Het is voor de meesten dan geen probleem om in Excel te werken. Net als wanneer je daarvoor voldoende tijd hebt, omdat je helaas nog niet zoveel klanten van dienst bent.

5 nadelen van boekhouden in Excel

Zodra je gaat groeien en meer klanten hebt zal je merken dat Excel ook een aantal beperkingen kent. Vanaf dat moment worden de nadelen beter zichtbaar. Waarbij we de 5 belangrijkste voor ZZP’ers en andere zelfstandig ondernemers voor je op een rij zetten:

  • Lang bezig met de administratie
  • Risico voor veiligheid en opslag
  • Handmatige btw-aangifte
  • Risico op fouten
  • Geen professionele indruk

1. Lang bezig met de administratie

Het belangrijkste binnen de nadelen van boekhouden met Excel? Je bent er veel meer tijd aan kwijt dan nodig is. En dan je zelf misschien door hebt, omdat je er steeds even in moet duiken om een factuur te maken, de betalingen te koppelen of aan de btw-aangifte te gaan werken. Of het is iets waar je heel erg tegenop ziet, waardoor je er een halve dag of een dag vrij moet maken om er doorheen te komen.

Het is een belangrijk nadeel, vooral op het moment dat jouw bedrijf groeit. En je jouw klanten van dienst zou willen zijn of als je allerlei plannen hebt om de business te verbeteren. Waar je niet aan toe komt, omdat je ook iedere week of iedere maand even de administratie bij moet werken. En stel je dat te lang uit? Dan stapelt het werk zich steeds verder op, waardoor het uiteindelijk alleen maar langer zal gaan duren.

2. Risico voor veiligheid en opslag

Ook het risico voor de veiligheid en opslag vormt één van de belangrijke nadelen van boekhouden in Excel. Je bent voor de Belastingdienst verplicht om jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dat mag in Excel, met de sheets op jouw lokale harde schijf of in de cloud. Je bent er dan zelf verantwoordelijk voor dat de harde schijf niet zal crashen en dat de gegevens niet op een andere manier verloren gaan.

Tip: zorg voor een goede firewall en gebruik antivirussoftware. Of sla de administratie nog een keer apart op, steeds met nieuwe backups als je de administratie weer hebt gedaan.

Met een online boekhoudprogramma staat je complete administratie altijd veilig in de cloud. Om een van de belangrijkste nadelen weg te nemen, ook al merk je daar pas iets van als het helaas al te laat is. En jouw administratie verloren gaat, waardoor je niet meer aan de bewaarplicht van de Belastingdienst kunt voldoen.

3. Handmatige btw-aangifte

Je moet als ZZP’er ieder kwartaal de btw-aangifte doen. Je verzamelt alle bedragen die je in die periode gefactureerd hebt, net als de zakelijke kosten die je maakte. Waarbij je rekening houdt met de verschillende btw-percentages, iets dat in Excel wel even tijd kan kosten. Om daarna uit te rekenen wat de totalen zijn, zodat je die kunt overnemen bij de Belastingdienst.

Het is een van de nadelen van boekhouden in Excel. Die je weg kunt nemen met een online boekhoudprogramma. Dat in één keer uitrekent om welke bedragen het gaat, zodat de aangifte je niet meer dan een paar minuten van je tijd hoeft te kosten.

4. Risico op fouten

Die snelheid van het online boekhoudprogramma kun je in Excel onmogelijk evenaren. En zou je dat toch proberen? Dan neemt het risico op fouten alleen maar toe. Waardoor je net als 95% van de andere ZZP’ers een verschil op de balans zal hebben. En je aan het eind van het jaar veel tijd moet steken in onderzoek naar wat dit vandaan komt. Om het op te lossen, waardoor er ongemerkt veel extra tijd verloren gaat. Iets waar je met een boekhoudprogramma geen last van hebt, om ook dit nadeel van boekhouden in Excel te ondervangen.

5. Geen professionele indruk

Tenslotte is de niet-professionele indruk één van de nadelen van boekhouden in Excel. En andersom een van de voordelen van een boekhoudprogramma. Bijvoorbeeld met een iDeal-knop in de begeleidende mail bij jouw factuur. Om de betaling makkelijk te maken en aan te geven dat je de administratie voor jouw bedrijf serieus neemt.

Ontdek het alternatief

Ontdek zelf het alternatief, om definitief een einde te kunnen maken aan de nadelen van het boekhouden in Excel. Zodat je het anders kunt gaan doen, zonder nog langer veel tijd te steken in de spreadsheets die daar eigenlijk niet voor bedoeld zijn.

Klaar met de nadelen van boekhouden in Excel?

Ontdek MoneyMonk: hét administratiepakket voor ondernemers.


Ontdek MoneyMonk of stel ons je vragen