Heb jij je ingeschreven als ondernemer? Gefeliciteerd! Zzp’er zijn of een eigen bedrijf hebben is een feestje, met eigenlijk maar één kleine kater: de boekhouding. Die moet je namelijk verplicht bijhouden. Dat kan bijvoorbeeld met Excel.

Zeker voor beginnende ondernemers kan Excel namelijk een prima boekhoudhulpje zijn.

Voordelen boekhouden in Excel

Je boekhouding bestaat onder meer uit het bijhouden van je facturen en je btw. Technisch gezien kun je dat zelfs met pen en papier wel doen, maar de meeste mensen zullen toch de voorkeur geven aan een digitale administratie. Hiermee heb je je boekhouding namelijk altijd bij de hand. Excel kan je helpen bij het bijhouden van je cijfers.

Twijfel je tussen een boekhoudprogramma en gratis boekhouden in Excel? Dit zijn de voordelen van boekhouden in Excel.

Boekhouden in Excel is gratis

Misschien wel het grootste voordeel van Excel is dat als je een Microsoft Office pakket op je laptop hebt staan - nodig voor Word - je Excel er ‘gratis’ bijkrijgt. Oftewel: je hoeft geen geld te betalen voor een boekhoudprogramma.

Er zijn handige Excel templates beschikbaar

Bovendien zijn er op internet gratis sjablonen te vinden die je implementeert in Excel, waarmee je bijvoorbeeld makkelijk facturen kunt maken en de cijfers voor je btw-aangifte verzamelt binnen één bestand.

Excel is veelzijdig…

… als je handig bent, ten minste. Echt waar: in Excel kun je een winst- en verliesrekening maken, de balans van je bedrijfsrekening opmaken en je klantenadministratie bijhouden. Als je kennis van Excel hebt maak je zelf makkelijk macro’s en formules waarmee je goed kunt boekhouden.

Maar als jij geen rekenwonder bent of niet precies weet wat je nu eigenlijk moet bijhouden en hoe? Dan kan je nog wel eens de mist ingaan. Opletten geblazen dus.

In de cloud met Office 365

Werk je in de cloud met Office 365? Dat betekent dat je Excel op jouw computer kunt installeren - en dat je daar ook op andere apparaten gebruik van kunt maken. Handig als je jouw computer even niet bij de hand hebt.

Met Excel heb je je administratie volledig in eigen beheer

Het laatste grote voordeel van Excel is dat je je administratie volledig in eigen beheer hebt. Fijn idee: niemand kan meekijken, je gegevens zijn veilig want staan alleen op jouw laptop (of in jouw cloud) en jij bent de enige die erbij kunt. Je bewaart dus zelf alle bestanden, gewoon bij jou op de computer of op een (externe) harde schijf, waarmee je netjes kunt voldoen aan de bewaarplicht door de Belastingdienst.

Zorg er wel voor dat je gebruik maakt van een firewall, antivirussoftware en backups van de bestanden die je bewaart. Alleen op die manier kun je er ook zelf voor zorgen dat de bestanden niet verloren gaan.

Is Excel geschikt voor mij?

Of Excel ook voor jou geschikt is als online boekhoudprogramma? Dat ligt eraan wat je wilt bijhouden, hoeveel tijd je eraan wilt besteden en hoe secuur je werkt. Heb je een heel eenvoudige bedrijfsstructuur en dus een vrij simpele boekhouding? Kun je overweg met Excel en maak je niet gauw een rekenfoutje? Dan is Excel een prima programma.

Is de boekhouding je minst favoriete onderdeel van ondernemen en geef je liever zoveel mogelijk (reken)werk uit handen, dan kun je overwegen voor een betaald boekhoudprogramma te kiezen. Het bespaart tijd, de foutmarges zijn kleiner en een boekhoudprogramma is gebruiksvriendelijker: je kunt bijvoorbeeld direct facturen versturen, hoeft je btw-aangifte niet handmatig te doen en je behoudt het overzicht in je administratie.