Je moet als ondernemer omzetbelasting berekenen en afdragen. Andersom mag je de betaalde btw over zakelijke kosten aftrekken. Hoeveel procent moet je apart zetten voor de aangifte en hoe zit het met de aftrekposten? We leggen het je uit.

We werken een voorbeeld voor je uit van een freelance designer. Ook leggen we je uit wat er meetelt als voorbelasting, dus wat je mag aftrekken tijdens de aangifte omzetbelasting.

Omzetbelasting afdragen en voorbelasting aftrekken

Je moet omzetbelasting afdragen, omdat je btw berekent over je diensten. Het gaat standaard om 21%, het tarief dat geldt voor de meeste diensten (en goederen). Er gelden uitzonderingen voor sommige diensten, waarover je 9% of 0% omzetbelasting berekent.

De omzetbelasting draag je af tijdens de btw-aangifte. Met een paar handige tips kun je fouten voorkomen, zodat je zeker weet dat het allemaal klopt.

Je draagt omzetbelasting af over de geleverde diensten. Andersom mag je voorbelasting aftrekken. Het gaat om de omzetbelasting die je hebt betaald over zakelijke aankopen.

Wat telt mee als voorbelasting?

Officieel zijn er geen ‘aftrekposten’ als het gaat om de omzetbelasting. Wel mag je de btw die je betaalt over zakelijke aankopen terugvragen bij de Belastingdienst. Dat doe je tijdens de aangifte omzetbelasting. De betaalde omzetbelasting geldt als ‘voorbelasting’. Dat bedrag wordt afgetrokken van het bedrag dat je aan omzetbelasting moet afdragen. Zo ontstaat er toch een soort aftrekpost.

Een paar voorbeelden laten zien wat je wel of niet kunt aftrekken als voorbelasting:

• Wél: hardware (laptop, scherm), softwarelicenties (SaaS), bureaustoel, bureau, marketing en advertenties, relevante opleidingen voor je diensten.

• Niet of beperkt: horeca en etentjes (tenzij je die doorbelast bij je klanten) of uitgaven zonder juiste factuur (ontbrekende btw-gegevens)

Omzetbelasting over een kwartaal van een freelance designer

Stel dat je werkt als freelance designer. Hoe zit het dan als zzp’er met de omzetbelasting en de aftrekposten zoals de voorbelasting? Dat werken we voor je uit. We gaan uit van:

• Type werk: grafisch ontwerpen, vooral voor bedrijven (B2B)

• Tijdvak: Q3, van juli tot en met september

• Klanten: vooral Nederlands, plus één Duitse GmbH

• Tarief: 21% omzetbelasting in Nederland, btw verlegd in Duitsland

Hoeveel omzetbelasting moet je afdragen?

Zowel voor zzp’ers als het mkb geldt dat je alle berekende omzetbelasting aan klanten moet afdragen aan de Belastingdienst. Je berekent standaard 21% omzetbelasting over de diensten die je levert. Als freelance designer gaat het in een kwartaal bijvoorbeeld om:

• Project A voor een Nederlandse klant in juli en augustus: €8.000 exclusief btw

• Project B voor een Nederlandse klant in augustus en september: €4.000 exclusief btw

• Project C voor een Duitse klant in september: €2.000 exclusief btw

Als freelance designer maak je aan de andere kant zakelijke kosten. Tijdens een kwartaal kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Software en SaaS: €350, waarvan €60,74 omzetbelasting

• Apparatuur: €400, waarvan €69,42 omzetbelasting

• Advertenties: €250, waarvan €43,39 omzetbelasting

Opgeteld betaal je in een kwartaal dan €173,55 aan omzetbelasting, afgerond tot €174. Dat bedrag mag je aftrekken van de omzetbelasting die je moet afdragen over de omzet.

In het kwartaal gaat het dus om €2.520 af te dragen omzetbelasting en om €174 voorbelasting. Onderaan de streep blijft er dan €2.346 af te dragen omzetbelasting over.

Je moet daarnaast aangifte ICP doen tijdens de aangifte omzetbelasting. Dat is de speciale aangifte voor intracommunautaire prestaties, in dit geval de dienst aan Duitsland. Daar vul je de €2.000 omzet in. Je hoeft geen omzetbelasting af te dragen, omdat deze in Duitsland wordt berekend.

Hoeveel procent moet ik apart zetten?

Door als ondernemer omzetbelasting apart te zetten voorkom je dat je ineens een groot bedrag moet overmaken naar de Belastingdienst. Anders dan bij de aangifte inkomstenbelasting hoef je eigenlijk geen bepaald percentage te reserveren. In plaats daarvan kun je 100% van de omzetbelasting die je berekent apart zetten.

Factureer je €8.000 in juni, zoals in het voorbeeld van de freelance designer? Over dat bedrag bereken je 21% omzetbelasting. Dat betekent dat het totaalbedrag van de factuur €8.000 x 1,21 = €9.680 bedraagt. Van dat bedrag is €8.000 omzet en €1.680 omzetbelasting.

Reserveer op dat moment €1.680 aan omzetbelasting, op een aparte rekening. Zodra de klant het totaalbedrag betaalt, ontvang je namelijk zowel de omzet als de af te dragen omzetbelasting.

Je kunt ervoor kiezen om betaalde omzetbelasting over zakelijke aankopen in mindering te brengen op de reservering. Dus, betaal je €350 voor software en SaaS? Dan zou je €60,74 aan omzetbelasting van de aparte rekening mogen terugboeken. In de praktijk is het slim om de volledige omzetbelasting die je moet afdragen te reserveren. De teruggave dankzij de voorbelasting voelt dan als een extraatje.

Het is niet nodig om omzetbelasting apart te zetten over facturen aan andere EU-landen als de btw wordt verlegd. Jij hoeft geen omzetbelasting af te dragen, omdat je die ook niet in rekening brengt. In plaats daarvan factureer je het bedrag exclusief omzetbelasting. Dat betekent dat de klant het totaalbedrag betaalt, zonder omzetbelasting. Je hoeft daarom geen bedrag af te dragen tijdens de aangifte.