De omzetbelasting berekenen is vaak eenvoudig: waarschijnlijk bereken je 21% btw. Maar er gelden ook uitzonderingen. Zoals 9% voor specifieke diensten en 0% voor EU-leveringen. En hoe verwerk je verlegde btw of gemengde prestaties? Een rekenfout op de factuur werkt door in de aangifte omzetbelasting, de cashflow én je loopt het risico op een naheffing. Toch hoeft het niet ingewikkeld te zijn, dus leggen we het je graag uit.

Daarnaast is er een handige tool die je helpt om fouten te voorkomen. Wij werken een voorbeeld voor je uit. Dat laat zien hoe je ook bij afwijkingen en meer ingewikkelde situaties de omzetbelasting berekent. Zo weet je zeker dat je administratie en de btw-aangifte kloppen.

Berekenen op twee manieren

De Belastingdienst staat twee manieren toe om de omzetbelasting te berekenen:

• Bedrag exclusief btw naar bedrag inclusief btw: als je werkt voor bedrijven

• Bedrag inclusief btw naar bedrag exclusief btw: als je vooral particuliere klanten hebt

Exclusief btw naar inclusief btw

Als je vooral werkt voor bedrijven is het handig om het bedrag exclusief btw als uitgangspunt te nemen. Dat is het tarief dat je in rekening brengt. De btw bereken je apart, omdat de zakelijke klant dit kan terugvragen tijdens hun aangifte omzetbelasting.

Je berekent jouw (uur)tarief, plus het juiste tarief voor de omzetbelasting. Dat is standaard 21% voor zakelijke diensten.

De berekening is dan:

Jouw tarief + (jouw tarief x percentage btw) = totaalbedrag inclusief btw

Voorbeeld

Stel dat je 8 uur factureert bij een uurtarief van €65 exclusief btw. Het gaat dan om 8 x €65 = €520. De formule is dan:

€520 + (€520 x 21% = €109,20) = €629,20

Op de factuur vermeld je:

• €520 voor jouw diensten

• €109,20 aan btw

• €629,20 als totaalbedrag

Inclusief btw naar exclusief btw

Je mag ook andersom rekenen. Dat is handig als je vooral aan particulieren levert. Consumenten kunnen de btw niet terugvragen. Daarom geeft het bedrag inclusief de btw een beter beeld van de kosten die zij maken.

Tip: de omzetbelasting berekenen vanuit het bedrag inclusief btw is ook handig als je ronde bedragen wilt facturen, aan particulieren of bedrijven.

Je berekent het totaalbedrag, waarvan je de btw vervolgens apart berekent. Standaard gaat het om 21% btw binnen het totaalbedrag.

De berekening is dan: totaalbedrag / (1 + btw-tarief). Vervolgens trek je de uitkomst af van het totaalbedrag.

Voorbeeld

Stel dat je €650 wilt berekenen, inclusief btw. De formule is dan:

€650 / (1 + 21% = 1,21) = €537,19

€650 - €537,19 = €112,81

Op de factuur vermeld je:

• €537,19 voor jouw diensten

• €112,81 aan btw

• €650 als totaalbedrag

Omzetbelasting berekenen: overzicht

Juiste tarief voor de omzetbelasting

Waarschijnlijk moet je 21% omzetbelasting berekenen over de diensten die je aanbiedt. Dat is het standaardtarief dat in de meeste gevallen geldt. Toch is er sprake van een paar uitzonderingen.

Op de website van de Belastingdienst vind je alle tarieven en de uitzonderingen.

Btw-verlegd: niet zelf berekenen

Als je zakelijke diensten levert naar een ander land binnen de EU moet je de omzetbelasting verleggen. De omzetbelasting wordt namelijk berekend in het land van de afnemer. Daarom bereken je geen Nederlandse btw.

In plaats daarvan vermeld je op de factuur het btw-id van de klant.

Tip: check of het btw-id klopt met de VIES-tool van de Europese Commissie.

Op de factuur vermeld je het bedrag exclusief btw en de tekst ‘btw verlegd’. Vervolgens bereken je het totaalbedrag, dat dus gelijk is aan het bedrag exclusief btw.

Let op: als je levert aan andere EU-landen moet je ook de ICP-opgaaf invullen tijdens de aangifte omzetbelasting.

Omzetbelasting berekenen: handige tool

Je wilt zeker weten dat het klopt als je de omzetbelasting berekent. Gelukkig zijn er handige tools, die de berekening maken. Of die je laten zien dat jouw berekening klopt. Gebruik bijvoorbeeld de omzetbelasting-tool van Berekenen.nl.

Als je MoneyMonk gebruikt is zo’n tool niet nodig. Op de factuur berekenen we automatisch de omzetbelasting volgens het juiste tarief dat geldt voor jouw diensten. Dat stel je eenvoudig per factuur in, waarna de omzetbelasting altijd automatisch berekend wordt. Kies je voor ‘btw verlegd’? Dan wordt er geen btw berekend, precies zoals het hoort. Zo weet je zeker dat je altijd met de juiste bedragen werkt, zonder dat je deze zelf hoeft uit te rekenen.

Je kunt je diensten zowel exclusief btw als inclusief btw berekenen, waarna MoneyMonk de rest voor je doet.