Je zoekt als ondernemer een standalone boekhoudprogramma. Waarschijnlijk bedoel je een offline boekhoudpakket, dat je installeert op je computer zodat gegevens op je harde schijf staan in plaats van in de cloud. Software die je eenmalig aanschaft, zonder abonnement. Of je zoekt een boekhoudpakket zonder bankrekening, omdat je de rekening en jouw administratie liever niet te innig met elkaar verstrengeld.

Een boekhoudprogramma dat je standalone downloadt, installeert en zonder maandelijkse abonnementskosten kunt gebruiken, klinkt aantrekkelijk en goedkoop. Toch stappen steeds meer ondernemers over op online cloud-software. De reden? Zonder automatische bankkoppeling, de mobiele app en automatische back-ups kost de boekhouding je uiteindelijk vaak meer tijd. En geld.

In het kort

• Voor een standalone boekhoudprogramma betaal je geen maandelijks abonnement

• Je mist handige online functies, zoals een bankkoppeling en automatische back-ups

• Veel zzp’ers en andere ondernemers stappen over naar online cloud-software

Wat is een standalone boekhoudprogramma precies?

De term ‘standalone boekhoudprogramma’ wordt door zzp’ers en ondernemers op drie verschillende manieren gebruikt:

• Offline software voor de boekhouding: eenmalige aanschaf Je downloadt het programma en installeert dat op jouw laptop of pc. Je betaalt eenmalig de aankoopprijs, waarna de software voor altijd van jou is. Je hebt geen internet nodig om de boekhouding bij te werken, maar je krijgt ook geen toegang vanaf een ander apparaat.

• Best-of-breed software: een online boekhoudprogramma Een boekhoudprogramma dat zich volledig richt op de boekhouding en administratie. Dat bieden we bij MoneyMonk. Je hebt geen ingewikkeld en peperduur bedrijfsbreed (ERP)systeem nodig, maar je hebt wel toegang tot alle handige en professionele functies.

• Een boekhoudprogramma zonder bankrekening: netjes gescheiden Een aantal aanbieders combineert het boekhoudprogramma met een bankrekening. Dat lijkt interessant, maar als je van programma of bankrekening wil wisselen zit je ook vast aan de ander. Tip: met een bankkoppeling vanuit best-of-breed software zoals MoneyMonk heb je dezelfde voordelen, maar dan zonder de nadelen.

Ervaringen van andere ondernemers

Bij MoneyMonk weten we dat heel veel ondernemers ons online boekhoudprogramma waarderen. Voor hen werkt dat beter dan een standalone-oplossing.

• **** "Wat verademing deze software! Simpel, gebruiksvriendelijk, ook als je geen boekhouder bent! Heel fijn opstart gesprek gehad, fijne klantenservice. Echt een aanrader 👌” —- Lieke German

• **** “Ik heb net gebruik gemaakt van de instapservice en ben erg onder de indruk. Esther Zonneveld heeft me ontzettend goed op weg geholpen en wegwijs gemaakt in het systeem. Ze nam de tijd voor mijn vragen en kon me alles vertellen over het gebruik van het boekhoudsysteem. Het systeem zelf is ontzettend toegankelijk en vriendelijk in gebruik. Als zelfstandige ben ik erg te spreken over het gebruiksgemak, de overzichtelijke vormgeving en de mogelijkheid tot gebruik van de app die het vastleggen van mijn uren, ritten en het factureren naar klanten nog makkelijker maakt. Top!! dankjewel” —- Iris Ramackers

• **** “Zeer eenvoudig boekhoudpakket. Zelfs zonder veel financiële kennis kun je zelf de boekhouding doen. Heeft alle functionaliteiten die een zzper die eigen arbeid aanbiedt nodig heeft, in zich. Ook de mobiele app is zeer eenvoudig in gebruik.” —- Matt

Benieuwd naar meer ervaringen? Lees echte reviews van onze klanten.

De voordelen en nadelen van standalone offline boekhoudsoftware

Heel logisch dat je in eerste instantie zoekt naar een boekhoudprogramma zonder maandelijkse kosten. Vooral als je net begint, let je op de kleintjes. Dat biedt een aantal voordelen, maar kent ook een paar nadelen. Wij zetten ze voor je onder elkaar.

De voordelen van een standalone boekhoudprogramma

• Geen abonnementskosten: na de eenmalige aanschaf is de software van jou. Je betaalt geen vast bedrag per maand, waarmee je dus direct op de kosten bespaart.

• Werkt zonder internet: ben je ergens zonder wifi en slecht mobiel bereik? Of zit je in het vliegtuig? Je zou door kunnen werken in je offline administratie, als je dat wilt.

• Gevoel van controle: jouw boekhouding staat op de harde schijf van je eigen computer. Voor sommigen voelt dat veiliger dan in de cloud (al is de cloud meestal veiliger omdat er op verschillende locaties automatisch back-ups worden opgeslagen).

De nadelen van standalone boekhoudsoftware

• Risico op verlies van data: wat gebeurt er als jouw computer crasht? Of wordt gestolen? Als je geen regelmatige back-ups maakt ben je in één keer je volledige zakelijke administratie kwijt.

• Handmatig transacties verwerken: een offline boekhoudprogramma kan meestal niet koppelen met je bankrekening (MoneyMonk kan dat wel). Daarom moet je transacties handmatig importeren, of zelfs handmatig overtypen en controleren.

• Geen bonnetjes scannen: een bonnetje fotograferen, scannen en uploaden in de administratie lukt niet, omdat er meestal geen mobiele app is. Jammer, omdat je de bonnetjes daardoor handmatig moet invoeren of overnemen.

De kosten: is eenmalig aanschaffen echt goedkoper?

Je zit als zzp’er of ondernemer misschien niet te wachten op een abonnement met maandelijkse kosten. Maar: is een boekhoudprogramma dat je eenmalig aanschaft altijd goedkoper? Laten we dat uitrekenen over een periode van 3 jaar.

Scenario A: standalone boekhoudprogramma dat je eenmalig koopt

De aanschaf kost €150 en je betaalt eenmalig €50 voor een update van de nieuwe belastingregels.

Daarnaast ben je ongeveer twee uur per maand extra kwijt aan de administratie, omdat je geen bonnetjes kunt scannen en je geen bankkoppeling kunt gebruiken. Daardoor moet je bonnetjes handmatig invoeren en de transacties handmatig importeren en controleren. Je berekent normaal gesproken €60 per uur aan klanten, dus eigenlijk kost je dan €120 per maand.

De software heeft je €200 gekost. Tel je daar de maandelijkse extra uren voor de administratie bij op? Dan gaat het na drie jaar om €4.520.

Scenario B: online boekhoudprogramma van MoneyMonk

Als starter mag je MoneyMonk 15 maanden gratis gebruiken. Daarna betaal je tot €100.000 omzet per jaar een bedrag van €32,50 per maand. De eerste periode krijg je echter een korting, waardoor je de eerste drie maanden € 15 per maand betaalt. Je banktransacties staan dankzij de gratis bankkoppeling steeds meteen klaar en bonnetjes kun je scannen met de mobiele app.

Het online boekhoudprogramma kost je dan €630 voor een periode van drie jaar. Daar komen geen extra kosten bij, waardoor je eigenlijk veel voordeliger uit bent.

Heb je in de eerste periode een lagere omzet, tot €20.000? Dan betaal je zelfs maar €9 per maand, dus ben je nog goedkoper uit.

Maak je juist veel omzet en heb je meer transacties? Dan betaal je €37,50 per maand, dus ben je iets duurder uit. Maar nog altijd een stuk goedkoper dan met standalone boekhoudsoftware en de vele uren die je kwijt bent aan de handmatige administratie.

Gebruik geen standalone boekhoudprogramma als het om de kosten gaat

Er kunnen redenen zijn om een standalone boekhoudprogramma te gebruiken, afhankelijk van wat je daar precies mee bedoelt. Gaat het je om boekhoudsoftware die losstaat van een bankrekening? Of om een programma dat speciaal voor zzp’ers en ondernemers zoals jij ontwikkeld is? Uitstekend idee!

Gaat het je om de kosten? Dan is een standalone boekhoudprogramma meestal geen goed idee. Je kunt jouw tijd beter steken in je bedrijf en in het werk van klanten. En minder in de administratie en de boekhouding. Niet voor niets stappen heel veel zzp’ers en ondernemers al jaren over naar een online boekhoudprogramma.