Loop je door de stad en wil je zakelijk printpapier kopen of kom je een scherpe aanbieding tegen voor een nieuwe muis bij je computer? Indien je de zakelijke betaalpas niet op zak hebt kun je die kosten privé voorschieten, mits je ze vervolgens op de juiste manier verantwoordt.

Dat is met het online boekhouden gelukkig heel eenvoudig. Je kunt er in slechts 4 stappen voor zorgen dat je de privé betaalde of voorgeschoten kosten netjes corrigeert in de online boekhouding, waardoor de administratie weer klopt en je de kosten zakelijk kunt opnemen.

Zakelijke kosten declareren

Zodra je zakelijke kosten privé betaalt of die voorschiet zal je die vervolgens als het ware moeten declareren. Indien je werkt als ZZP-er doe je dat bij jezelf, waardoor dat wellicht wat vreemd aanvoelt. Tijdens het online boekhouden is het van belang om een inkoopfactuur aan te maken, omdat je de spullen als het ware bij jezelf gaat inkopen. Dat betekent dus ook dat je het totale bedrag (inclusief de btw) zal overmaken naar je privé-rekening.

Inkoopfactuur en overboeken

Je kunt de kosten op de juiste manier corrigeren door er binnen het (online) boekhouden voor te zorgen dat je een inkoopfactuur aanmaakt. Die heb je nodig om de kosten zakelijk te kunnen verantwoorden. Op de factuur kun je meerdere regels aanmaken, indien je meerdere zakelijke uitgaven met een privé-pas betaalt hebt.

Let op: je vult op de inkoopfactuur het bedrag exclusief btw in, waar je vervolgens automatisch de btw over laat berekenen. Weet je alleen de bedragen inclusief btw? Dit kun je aangeven op de factuur, zodat er niet nog eens apart btw over berekend wordt en het totaalbedrag klopt met de uitgave die je privé hebt gedaan of die je hebt voorgeschoten.

Vervolgens is het van belang om het bedrag dat je privé hebt voorgeschoten over te boeken naar je privé-rekening. Op die manier heb je privé het geld dat je hebt voorgeschoten weer terug, terwijl het van de zakelijke rekening is gegaan en je daarmee dus een uitgave hebt gedaan ter grootte van de inkoopfactuur.

Online boekhouden: privé betaalde kosten corrigeren

Benieuwd hoe je dat tijdens het online boekhouden stap voor stap in orde kunt maken? We leggen het je online graag uit. Nadat je de inkoopfactuur hebt gemaakt en je de overboeking hebt gedaan kun je de banktransacties importeren en die koppelen. Binnen het online boekhouden zorg je er op die manier voor dat alles netjes klopt, zonder dat je daar zelf veel omkijken naar hebt. Je kunt dan zonder problemen af en toe kosten privé voorschieten of betalen, zodat je dit later vanaf je zakelijke rekening in orde kunt maken.