Maak het jezelf makkelijk met bonnen scannen. Gewoon met je smartphone, in de mobiele app van het online boekhoudprogramma dat je gebruikt. Je hoeft geen papieren bonnetjes meer te bewaren en niet bang te zijn voor vervagen. Even scannen met je smartphone en de app doet de rest. Heel handig, maar wat zijn precies de regels?

Bonnetjes scannen om ze te digitaliseren werkt heel eenvoudig. En het helpt je de boekhouding overzichtelijk te houden, zonder rondslingerend papier of een stapel bonnetjes die je later alsnog handmatig moet verwerken.

• Bonnen scannen om ze niet meer kwijt te raken

• Voldoe aan de 7-jarige bewaarplicht van de Belastingdienst

• Scan & Herken neemt het bedrag en de datum automatisch voor je over

Waarom is bonnen scannen belangrijk?

Als zzp’er of andere ondernemer moet je zelf zorgen voor de boekhouding. Dat mag in een online boekhoudprogramma en samen met een boekhouder, maar jij blijft uiteindelijk verantwoordelijk.

Als je zakelijke kosten maakt, krijg je daarvan een factuur of een bonnetje. Die bon is belangrijk, omdat je daarmee de uitgave kunt verantwoorden en eventueel betaalde btw kunt terugvorderen.

Denk je aan bonnen scannen in plaats van bewaren? Dat levert minstens drie voordelen op:

1. Je raakt geen bonnetjes (en geld) meer kwijt Een bonnetje dat uit je jaszak waait of op een andere manier kwijtraakt is heel vervelend. Zonder bewijs mag je de btw niet terugvragen en kun je de zakelijke kosten niet aftrekken. Door bonnen te scannen voorkom je dat je het bonnetje kwijt kunt raken.

2. Je bent sneller klaar met de administratie (en maakt minder fouten) Handmatig de bedragen, btw-percentages en datum overtypen kost tijd en is foutgevoelig. Een typefout is zo gemaakt, waardoor de administratie en misschien ook jouw btw-aangifte niet kloppen. Scan & Herken neemt de juiste gegevens automatisch voor je over.

3. Je hebt meteen inzicht in de kosten Als je bonnetjes pas aan het eind van een kwartaal verwerkt heb je tot die tijd geen overzicht van hoe je er financieel echt voor staat. Door direct bonnen te scannen weet je precies welke kosten je hebt gemaakt.

Tip: de Bonnen Scannen App van MoneyMonk neemt automatisch alle benodigde gegevens van de bon over in jouw boekhouding. De boekhoudrobot herkent de transactie en jouw financiële rapportages worden automatisch bijgewerkt.

Wat zegt de Belastingdienst over bonnen scannen?

Misschien twijfel je of je de fysieke bon mag weggooien, nadat je die hebt gescand en deze digitaal in jouw boekhouding zit. De Belastingdienst is er gelukkig helder over: ja, je mag de fysieke bon weggooien. Maar, er gelden wel een paar voorwaarden.

Voor je volledige administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dat geldt dus ook voor alle inkoopfacturen en bonnetjes. De Belastingdienst kan daardoor altijd achteraf jouw boekhouding controleren.

Tip: vooral bonnetjes bij supermarkten, tankstations en in de horeca worden geprint op thermisch papier. Het grote nadeel daarvan is dat de inkt door de invloed van licht en warmte vervaagt. Daarom adviseert de Belastingdienst ook zelf om een kopie of een scan te maken van bonnetjes. 

Je mag de papieren bon na het scannen en uploaden in jouw boekhouding weggooien. De Belastingdienst noemt dat de ‘vervangende bewaarplicht’. Houd wel rekening met deze voorwaarden:

• De scan is een exacte kopie: alle gegevens (datum, bedrag, btw en leverancier) moeten volledig, onbewerkt en helder leesbaar zijn op de foto.

• Direct toegankelijk: je moet de digitale bonnen binnen redelijke tijd kunnen overhandigen bij een belastingcontrole. Een mapje met duizenden ongesorteerde JPG-bestanden op je harde schijf wordt niet geaccepteerd. De gescande bonnen moeten logisch gekoppeld zijn aan je boekhouding.

• Gegarandeerd bewaard: de digitale bestanden moeten gedurende de hele termijn van 7 jaar veilig opgeslagen blijven (bijvoorbeeld in een beveiligde cloudomgeving, zoals in ons MoneyMonk online boekhoudprogramma).

Gratis bonnen scannen bij MoneyMonk

Bij MoneyMonk vinden we dat het scannen en automatisch herkennen van bonnen er gewoon bij hoort als je jouw boekhouding online doet. Daarom is onze Bonnen Scannen-module met Scan & Herken (OCR) gewoon gratis beschikbaar in de MoneyMonk App voor iOS en Android.

• Geen extra kosten voor bonnen scannen: gratis bonnen scannen, zoveel je maar wilt.

• Onze boekhoudrobot doet het werk: leverancier, datum, bedragen en btw overgenomen.

• De betaling eenvoudig goedkeuren: als je onze gratis bankkoppeling gebruikt

Ervaringen van andere ondernemers

Bij MoneyMonk weten we dat heel veel ondernemers ons online boekhoudprogramma waarderen. Dat geldt in het bijzonder voor bonnen scannen met Scan & Herken (OCR). Maar, we laten hen daarover natuurlijk het liefst zelf aan het woord.

“Ik heb net gebruik gemaakt van de instapservice en ben erg onder de indruk. Esther Zonneveld heeft me ontzettend goed op weg geholpen en wegwijs gemaakt in het systeem. Ze nam de tijd voor mijn vragen en kon me alles vertellen over het gebruik van het boekhoudsysteem. Het systeem zelf is ontzettend toegankelijk en vriendelijk in gebruik. Als zelfstandige ben ik erg te spreken over het gebruiksgemak, de overzichtelijke vormgeving en de mogelijkheid tot gebruik van de app die het vastleggen van mijn uren, ritten en het factureren naar klanten nog makkelijker maakt. Top!! dankjewel” Iris Ramackers

“Jaren geleden in een ander boekhoudprogramma was ik gewend dat ik alle inkoop-, bank- en verkooptransacties moest inboeken. In MoneyMonk zijn in principe alleen de banktransacties nodig en deze hoef je alleen te importeren en te koppelen aan de juiste groetboekrekening. In- en verkoopboek transacties zijn in principe alleen nodig als de feitelijke betaling (bankboek) achterloopt en je dit inzichtelijk wilt maken (open posten). Zelf boek ik dus alleen mijn verkoopfacturen en incidenteel een inkoopfactuur. Inkoopbonnen scan ik in en bewaar ik op datum op mijn pc zodat ze snel beschikbaar zijn bij onduidelijkheden.” Peter vdb

“Zeer eenvoudig boekhoudpakket. Zelfs zonder veel financiële kennis kun je zelf de boekhouding doen. Heeft alle functionaliteiten die een zzper die eigen arbeid aanbiedt nodig heeft, in zich. Ook de mobiele app is zeer eenvoudig in gebruik.” Matt

Benieuwd naar meer ervaringen? Lees echte reviews van onze klanten.