Europa gaat naar een gezamenlijke betaalmarkt, waar we straks overal op dezelfde manier kunnen betalen. Welke gevolgen heeft SEPA en de omzetting naar IBAN voor je bedrijf, boekhoudsoftware en je boekhouding?

Wat is SEPA?

SEPA staat voor Single Euro Payment Area. De Europese Unie heeft samen met de Europese banken afspraken gemaakt over het harmoniseren van alle nationale betaalsystemen binnen de Europese Unie. Om dit te bereiken ontwikkelen de Europese banken uniforme betaalproducten voor het SEPA-gebied. Bijvoorbeeld nieuwe standaarden in het betalingsverkeer en aanpassingen t.a.v. het rekeningnummer en betaalmiddelen.

Het rekeningnummer IBAN, overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen zijn straks zowel voor binnenlandse als voor grensoverschrijdende eurobetalingen te gebruiken. Zo kun je voortaan eenvoudiger betalingen verrichten naar landen in het SEPA-gebied. Doel hierbij is om binnen de Europese Unie een geïntegreerd giraal Europees betaalsysteem op te zetten.

De invoering hiervan heeft diverse voordelen voor bedrijven en personen die betalingen in het buitenland doen of ontvangen. Bedrijven die internationaal zaken doen kunnen bijvoorbeeld gemakkelijker salaris uitbetalen aan buitenlandse werknemers. Ook het incasseren bij buitenlandse klanten wordt met de nieuwe standaard mogelijk.

Voor wie en in welke landen is SEPA van toepassing?

Alle bedrijven en consumenten uit het SEPA-gebied zijn verplicht om vanaf 1 februari 2014 te voldoen aan de nieuwe Europese regels voor de aanlevering betaalopdrachten. De SEPA-standaard is van toepassing op betalingen in het binnenland en (euro)betalingen naar landen die vallen binnen het SEPA-gebied.

Het SEPA-gebied bestaat uit 32 landen. De EU-lidstaten en een aantal “niet EU-lidstaten” zoals IJsland, Noorwegen en Liechtenstein. De volgende landen maken deel uit van SEPA-gebied:

Landen in het SEPA-gebied
Belgie Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk	Griekenland Hongarije Ierland IJsland Italie Letland Liechtenstein Litouwen	Luxemburg Malta Monaco Nederland Noorwegen Oostenrijk Polen Portugal	Roemenie Slovenie Slowakije Spanje Tsjechie Verenigd Koninkrijk Zweden Zwitserland

SEPA en betaalproducten

Ieder bedrijf dat betalingen verricht krijgt te maken met de nieuwe regels die voortvloeien uit de SEPA-standaard. Zo zullen banken nieuwe regels afdwingen binnen hun diensten, zoals bijvoorbeeld bij het internetbankieren.

Om welke betaalproducten gaat het en wanneer zal de invoering plaatsvinden? SEPA is verdeeld in twee betaalproducten die we hieronder uitsplitsen.

SEPA Credit Transfer (SCT) Europese overschrijving	SEPA Direct Debit (SDD) Europese incasso-opdracht
Migratiedata Europese overschrijving: Vanaf 1 februari 2014 moeten alle euro-overschrijvingen in de landen binnen de eurozone worden uitgevoerd als Europese overschrijving. Vanaf 31 oktober 2016 moeten alle euro-overschrijvingen in de EU-lidstaten buiten de eurozone worden uitgevoerd als Europese overschrijving.	Migratiedata Europese incasso: Vanaf 1 februari 2014 moeten alle euro incasso's in de landen binnen de eurozone worden uitgevoerd als Europese incasso. Vanaf 31 oktober 2016 moeten alle euro incasso's in de EU-lidstaten buiten de eurozone worden uitgevoerd als Europese incasso.

Over op IBAN?

In Nederland kennen we de campagne “Over op IBAN”. Deze campagne richt zich op het omnummeren van je bestaande rekeningnummer naar een nieuw Europees rekeningnummer. IBAN staat voor International Bank Account Number. Dit is je internationale rekeningnummer. Het IBAN-nummer bestaat uit vier elementen: een landcode, een controlegetal, een bankcode en je oude rekeningnummer. In de afbeelding hiernaast geven we een voorbeeld van hoe het IBAN-nummer is opgebouwd.

Opbouw IBAN nummer

Het IBAN-nummer is een belangrijk onderdeel van de SEPA-standaard zoals die per 1 februari 2014 gaat worden ingevoerd. Op de website www.overopiban.nl kun je eenvoudig jouw huidige rekeningnummer laten omrekenen naar je eigen IBAN-nummer. De meeste banken hebben deze omrekenmethodiek inmiddels ook in het internetbankieren geimplementeerd.

Welke gevolgen heeft de invoering van SEPA?

Door de invoering van SEPA per 1 februari 2014 en de twee nieuwe (eerder genoemde) betaalproducten SCT & SDD veranderen er diverse zaken waar je als ondernemer mee te maken krijgt. En waar je dus rekening mee moet houden. De wijzigingen hebben hoofdzakelijk betrekking op de invoer die naar de bank zal moeten worden verzonden. Maar ook de weg terug. Hoe rapporteert de bank terug aan jouw bedrijf.

Omdat voor deze twee richtingen de formaten voor aanlevering en rapportage drastisch wijzigen, heeft dit ook vergaande consequenties waar je je op dient voor te bereiden. Op de website www.sepa.nl kun je een check doen als voorbereiding op de invoering van SEPA.

Wijzigingen invoering SEPA (hoofdlijnen)

• Wijziging in het formaat voor de aanlevering van betaalopdrachten (SCT)
• Wijziging in het formaat voor de aanlevering van incasso-opdrachten (SDD)
• Wijziging in het formaat van de de rapportage(s) van de bank richting jouw bedrijf
• Wijziging van je bestaande rekeningnummer naar het nieuwe IBAN-nummer

Koppeling SEPA en boekhoudsoftware

In de voorgaande alinea's introduceerden we de wijzigingen voor aanlevering en rapportage m.b.t. het betalingsverkeer. Uiteraard moet je boekhoudsoftware aansluiten op de nieuwe standaarden en waarschijnlijk worden aangepast. De softwareleveranciers zijn dan ook druk doende om op basis van de nieuwe standaarden hun software SEPA-ready te maken.

Een aantal feiten op een rij m.b.t. de invoering van SEPA:

• 45% van de softwareleveranciers is SEPA-ready voor SCT (Europese overschrijvingen).
• 30% van de softwareleveranciers is SEPA-ready voor SDD (Europese incasso).
• 40% van de leveranciers geeft aan een migratie-tool beschikbaar te stellen voor de overstap naar SEPA.

Bron: Sepa.nl (2013)

Waar moet je boekhoudsoftware aan voldoen?

Een aantal tips waar je op moet letten bij boekhoudsoftware en de invoering van SEPA:

• Is je boekhoudsoftware gereed voor het kunnen invoeren van IBAN-nummers i.p.v. de oude rekeningnummers? Kan jouw boekhoudpakket je huidige adresboek met oude rekeningnummers automatisch voor je omrekenen naar IBAN? Dat gaat je straks enorm veel werk schelen!
• Als je gebruikt maakt van betaalbatches of bulkbetalingen houdt er dan rekening mee dat Clieop03 vanaf 1 februari 2014 niet meer kan worden gebruikt. Clieop03 zal plaatsmaken voor het PAIN-formaat, gebaseerd op de XML-standaard (XML-ISO20022). Je boekhoudsoftware moet dit straks ondersteunen.
• Indien je gebruikt maakt van automatische incasso's zul je straks extra gegevens naar de bank mee moeten sturen. Deze aanvullende informatie heeft betrekking op je machtigingen. Je boekhoudsoftware moet deze aanvullende gegevens kunnen opslaan en meesturen naar de bank.
• De rapportages van de bank zullen in een nieuw formaat beschikbaar worden gesteld: het CAMT-formaat (CAMT53/52). Kan jouw boekhoudpakket deze formaten inlezen en verwerken? In sommige gevallen blijft de bank de oude formaten (MT940/MT942) ondersteunen. Informeer bij je eigen bank naar de mogelijkheden

1 Februari 2014 is dichterbij dan we denken! Stel voor jezelf vast van welke producten en diensten je op dit moment gebruik maakt en van welke producten je straks gebruik gaat maken. Ga op tijd in gesprek met je softwareleverancier en informeer naar de status van de SEPA-migratie. Stel gerichte vragen over de producten die op jou van toepassing zijn. Welke tools gaat jouw softwareleverancier beschikbaar stellen en op welke termijn? Zijn die tools van toepassing op de producten die je gaat gebruiken en gaan deze tools jou helpen bij de migratie?

Kortom werk aan de winkel. Laat je niet verrassen en neem op tijd het initiatief!