Hoe werkt een grootboekrekening?

Wat is een grootboekrekening ?

Op een grootboekrekening boek je gelijksoortige uitgaven of inkomsten. Vergelijk het met een kaartenbak met daarin verschillende kaarten. Op iedere kaart houd je de gelijksoortige inkomsten of uitgaven bij.

Voorbeeld: op grootboekrekening "personeelskosten" kun je bijvoorbeeld salaris en vakantiegeld boeken.

Soorten grootboekrekeningen

Er zijn twee type grootboekrekeningen die we hieronder verder behandelen en uitsplitsen.

Winst- en Verliesrekening Balansrekening
  • omzetrekeningen
  • kostenrekeningen
  • activa rekeningen (voor bezittingen)
  • passiva rekeningen (voor schulden)

Waaruit bestaat een grootboekrekening?

  • de naam van de grootboekrekening bijvoorbeeld: "personeelskosten"
  • elke grootboekrekening heeft zijn eigen unieke nummer
  • elke grootboekrekening heeft heeft een type: een balansrekening of een winst- en verliesrekening
  • optioneel koppel je aan een grootboekrekening een btw-tarief bijvoorbeeld: "0%, 6%, 21%"

Leuk die nummertjes maar hoe codeer je de grootboekrekeningen?

Elke grootboekrekening heeft zijn eigen unieke code. In Nederland kennen we geen gestandaardiseerd rekeningschema. Bij het toekennen van een nummer aan een grootboekrekening ben je geheel vrij in je keuze.

In Nederland heeft bijna iedere boekhouder of accountant zijn of haar eigen codering. Indien je een boekhouder of accountant hebt is het natuurlijk prettig als jouw codering overeenkomst met die van je boekhouder of accountant. Dit maakt het uitwisselen van data aan het einde van het jaar natuurlijk eenvoudiger.

Ondanks dat je vrij bent in het toekennen van de nummers aan grootboekrekeningen is er op hoofdlijnen wel een indeling die je kunt gebruiken.

Dit rekeningschema ziet er als volgt uit:

Begincijfer Soort grootboekrekening
0 Vaste activa, Eigen vermogen, Voorzieningen, Langlopende schulden
1 Liquide middelen, Kortlopende vorderingen en schulden, Belastingen en premies
2 Tussenrekeningen
3 Voorraden
4 Kosten
5 wordt in het MKB nauwelijks gebruikt
6 wordt in het MKB nauwelijks gebruikt
7 Inkoopwaarde van de omzet / Inkopen / Werk door derden
8 Omzet
9 Privé-mutaties (bij eenmanszaak en VOF's)