Checklist: hoe digitaal en geautomatiseerd is jouw ZZP administratie?

Hoe digitaal en geautomatiseerd is jouw ZZP administratie eigenlijk? We leven in een tijd waarin Siri ons aangeeft wanneer we moeten vertrekken om op tijd bij onze afspraak aan te komen. En waarin we Amazon Echo binnenkort kunnen vragen om de voorraad wc-papier aan te vullen. Dus waarom zou je ook de administratie niet digitaliseren en automatiseren? Het bespaart je veel tijd, zodat je die aan klanten of de ontwikkeling van je eigen onderneming kunt besteden.

En hoe je dat aanpakt? We maakten een checklist met handige automatiseringen. Van heel basic en bekend, tot de meer geavanceerde mogelijkheden. Hoe ver kom jij op de checklist met mogelijkheden tot digitalisering en automatisering van je ZZP administratie?

1. Automatische factuurgegevens van de KvK
2. Koppeling met de bank
3. Bonnetjes scannen: met OCR-scanner
4. Voorgestelde boekingen in de administratie

1. Automatische factuurgegevens van de KvK

Iedere factuur dient aan een aantal belangrijke eisen van de Belastingdienst te voldoen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je de factuurgegevens van de klant of opdrachtgever goed dient te omschrijven. Die kun je er handmatig bij zoeken, maar het kan gelukkig ook een stuk digitaler en meer geautomatiseerd.

Hoe? Door middel van een koppeling met de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK beheert het handelsregister, waarin alle bedrijfsgegevens die je nodig hebt op de factuur overzichtelijk bij elkaar staan. Slimme online boekhoudprogramma’s zorgen er dus voor dat ze de mogelijkheid bieden om die gegevens uit te lezen. Je kunt de factuurgegevens dan op de factuur zetten met één druk op de knop. Op basis van een bedrijfsnaam of het KvK-nummer van de klant of opdrachtgever.

2. Koppeling met de bank

Een tweede tijdrovende klus is het controleren van je betalingen, ten opzichte van inkoop- en verkoopfacturen. De bank beschikt over een overzicht van alle af- en bijschrijvingen, terwijl je in de administratie een overzicht hebt van alle in- en verkoopfacturen. Dat betekent dat je het boekhoudprogramma en het overzicht van de bank naast elkaar zal moeten houden, om een vergelijking te maken.

Ook dat kan gelukkig een stuk slimmer. De volgende op de checklist voor een digitale en geautomatiseerde boekhouding is de koppeling met de bank. En die bestaat in een paar gradaties:

• Mogelijkheid tot importeren bankafschriften
• Koppeling met de bank, verwerking transacties per batch
• Koppeling met de bank, realtime verwerking van betalingen

De bankenwereld heeft hard gewerkt aan ontwikkeling op dit gebied en daarom is het nu mogelijk voor boekhoudpakketten om een PSD2 vergunning te krijgen om vervolgens samen te kunnen werken met alle Nederlandse banken. Dankzij deze samenwerking is het al mogelijk dat je jouw ontvangen betalingen in realtime in je boekhoudsoftware terecht laat komen. Zodat je nog maar één overzicht nodig hebt, waardoor je een stuk sneller kunt verwerken.

3. Bonnetjes scannen: met OCR-scanner

Naast inkoopfacturen heb je natuurlijk te maken met bonnetjes. Zodra je een zakelijke lunch hebt met klanten of als je een andere aankoop doet voor je bedrijf. Die bonnetjes zal je goed moeten bewaren, al mag dat tegenwoordig ook digitaal. Dat betekent in de praktijk dat je de bonnetjes zal moeten inscannen. Om vervolgens de datum en het totaalbedrag te registreren, zodat je die kunt verwerken in de rest van de ZZP administratie.

Gelukkig kan dat al slimmer en wordt er doorlopend gewerkt aan de verdere automatisering hiervan. Steeds meer boekhoudprogramma’s hebben een eigen app. Voor iOS en voor Android, die het mogelijk maakt om een bonnetje in te scannen. Door een foto te maken met een smartphone, waarna het bonnetje direct de administratie in kan.

En wil je dat nog verder automatiseren? Dan is een app met een OCR-scanner de ideale keuze. De scanner herkent de tekst die op het bonnetje staat. Om daar de datum en het totaalbedrag meteen uit te halen en dat voor te stellen. Op die manier wordt bonnetjes scannen een stuk gemakkelijker en vooral sneller.

4. Voorgestelde boekingen in de administratie

En gaan we nog een stapje verder in het automatiseren van jouw ZZP administratie? Dan wordt het tijd om ook de boekingen die je doet aan te pakken. Door die in eerste instantie voor te stellen, op basis van een slim algoritme.

Dat algoritme kijkt goed naar het bedrag, naar de omschrijving van de betaling en bijvoorbeeld naar de frequentie waarmee die voorkomt. Aan de hand van die factoren doet de software een voorspelling over het type boeking waar het waarschijnlijk om gaat. Of een voorspelling van de in- of verkoopfactuur die er waarschijnlijk bij hoort. Dat maakt het een stuk sneller om de boekingen in de administratie te verwerken.

Ontwikkelaars van boekhoudprogramma’s werken zelfs aan mogelijkheden om de boekingen automatisch te laten doen. Zodra het algoritme slim genoeg is om geen fouten meer te maken lukt het om (een groot deel van) de boekingen te automatiseren. Momenteel kunnen wij al aanbieden om slimme suggestie regels in te stellen op basis van bijvoorbeeld rekeningnummer, naam rekeninghouder en beschrijving van de transactie. Zo kan je inkomende transacties met één klik boeken op de juiste rubriek en dat kan een hoop tijd besparen.