Hoe kan ik mijn bonnen, facturen en bestanden uploaden in MoneyMonk?

Voor het bijhouden van een goede administratie zal je de oorspronkelijke bestanden, bonnen en facturen die je hebt ontvangen goed moeten bewaren. In MoneyMonk zijn deze bestanden heel gemakkelijk te koppelen aan de juiste boekingen, zodat je bij een eventuele controle deze snel kan ophalen voor de Belastingdienst.

Omdat je als ondernemer vaak op verschillende manieren je bonnen en facturen ontvangt, hebben we ook meerdere mogelijkheden in de software om het verzamelen zo eenvoudig mogelijk te maken. Hieronder leggen we verschillende situaties uit, en geven we de (in onze ogen) makkelijkste manieren om je bestanden in MoneyMonk te krijgen.

Facturen

Ontvang je een factuur van een van je Leveranciers, dan komt dit bestand waarschijnlijk binnen in je mailbox of download je deze op je computer vanuit een factuur omgeving. Denk bijvoorbeeld aan een factuur van je telefoonaanbieder die je maandelijks de kosten van een abonnement factureert.

In dat geval denken wij dat dit de makkelijkste manieren voor je zijn hoe je deze vervolgens in MoneyMonk kan krijgen:

Doorsturen per email (Je eigen persoonlijke @inkomend mail adres)

Door je eigen persoonlijke email adres in te stellen, kan je mails met facturen gemakkelijk doorsturen naar de Bestanden module. Heb je een Gsuite omgeving, dan is het ook mogelijk om automatische regels in te stellen zodat nieuwe mails direct worden doorgestuurd.

Let op, dit email adres is geen mailbox maar een programma dat de bijlage van de mail importeert in jouw administratie en de rest van de mail verwijdert. Om die reden raden we je af om dit adres aan andere te geven, en alleen zelf bestanden op deze manier door te sturen.

Verzamelen in de bestanden module

Heb je veel bestanden op je computer, in de Drive of in Dropbox staan, dan kan je deze in de Bestanden module met 10 tegelijk uploaden naar MoneyMonk. De bestanden worden hier bewaard in de map “Onverwerkt”. Zodra de bestanden gekoppeld zijn aan de juiste boeking, zullen ze in de map “Verwerkt” komen te staan.

Toevoegen bij een inkoopfactuur of banktransactie

Tijdens het boeken van je kosten heb je bij het tabje “Bestanden” de mogelijkheid om bestaande bestanden die al in de Bestanden module staan te koppelen. Staat het bestand hier nog niet, dan kan je hier ook meteen een bestand van je computer uploaden.

Bonnen

Heb je kosten gemaakt die direct met je bankpas zijn betaald voor bijvoorbeeld printpapier in een kantoor winkel, dan krijg je daar een bon van in de winkel. Deze bon kan je gemakkelijk met onze app scannen, waardoor deze toegevoegd wordt aan de Bestanden module.

Scannen de bon met de MoneyMonk App

Binnen onze app vind je in de Bestanden module de mogelijkheid om een nieuwe bon te scannen, waarna deze toegevoegd wordt aan je administratie. Ook is het mogelijk om bestaande bonnen die in je fotobibliotheek of bestanden (iCloud) staan te uploaden.

Overige bestanden

Naast bonnen en facturen kunnen er ook andere type bestanden zijn, die wel belangrijk zijn voor je administratie maar niet direct met kosten of omzet te maken hebben. Denk aan bijvoorbeeld een document waarin de voorwaarde voor een lening staan die je hebt ontvangen, waarbij er periodiek wordt afgelost.

Dit bestand is niet direct relevant voor je btw-aangifte of de Belastingdienst, maar is wel onderdeel van je financiële administratie. Dit soort bestanden kan je in de Bestanden module toevoegen in de map “Algemeen”, of direct koppelen aan een Memoriaalboeking als toelichting op de boeking.

Alle bestanden die worden geupload naar MoneyMonk, worden automatisch voor je gescand op bedrag en datum (OCR). Deze gegevens zie je terug binnen de Bestanden module, en helpen je sneller de juiste boekingen te vinden tijdens het verwerken van de bestanden.