Hoe richt je MoneyMonk in als je al een administratie hebt?

Heb je al een administratie in Excel of bij een ander online boekhoudpakket en wil je overstappen naar MoneyMonk? Volg dan het volgende stappenplan:

Stap 1) Bepaal je overstapmoment

Als je overstapt naar MoneyMonk moet je je huidige administratie overzetten naar je nieuwe pakket. Daarom is starten in het begin van het boekjaar het gemakkelijkste. Je maakt een openingsbalans aan per 1 januari, waarna alle mutaties in de loop van het jaar automatisch worden verwerkt. Is het jaar al even onderweg? Dan moet je alle verstuurde en ontvangen facturen handmatig importeren. Dat kost logischerwijs iets meer tijd, maar is nog steeds goed te doen.

Stap 2) Werk je oude administratie bij

Als ondernemer moet je jouw administratie minimaal zeven jaar bewaren. Breng daarom je oude administratie helemaal in orde en sla hem vervolgens op in een map op je computer. Zo sla je twee vliegen in één klap: je hebt een perfect startpunt voor je administratie in MoneyMonk én je voldoet aan de belastingregels omtrent de bewaarplicht.

Tip: zit je bij een ander boekhoudpakket? Download dan je volledige administratie voordat je jouw oude abonnement opzegt. Sommige aanbieders verwijderen direct na opzegging de volledige administratie, waardoor je belangrijke gegevens kunt verliezen.

Stap 3) Koppel je zakelijke rekening aan MoneyMonk

Leg een koppeling tussen je zakelijke rekening en MoneyMonk via het tabblad Bank / Kas. Vervolgens worden al je transacties realtime verwerkt in de software. Is het boekjaar al een tijdje onderweg? Dan importeert MoneyMonk alle transacties tot en met de start van het huidige boekjaar. Deze transacties hoef je dus niet handmatig in te voeren.

Stap 4) Maak een beginbalans aan

Maak een openingsbalans aan die begint op 1 januari van het huidige boekjaar. De belangrijkste posten op de openingsbalans zijn:

Tip: je ziet regelmatig een code staan in de opsomming hieronder. Deze zijn (op bezittingen na) allemaal gekoppeld aan een naam en vind je in het menu onder boekhoudkundig.

Activa

Bankrekening(en): stel het startsaldo van iedere bankrekening in voor 1 januari van het jaar (om 00:01 uur). Maak hiervoor een journaalregel aan in bank (code 1100).

Klanten: staan er nog facturen open uit het vorige jaar? Voer dan het volledige bedrag in bij klanten (code 1300) (debiteuren). Zodra de betalingen binnen zijn in je bank/kas, kun je de direct verantwoorden op klanten (code 1300). Bekijk voor meer informatie ook dit helpartikel.

Bezittingen: je kun bezittingen invoeren op twee manieren. Het makkelijkste is een invoer via de bezittingenmodule in het menu. Daarnaast kun je zelf een activa rubriek aanmaken. Via beide manieren komt er aan de activazijde een extra post op de openingsbalans voor je bezitting(en). Hier kun je vervolgens de waarde invoeren aan het begin van het jaar.

Passiva

Leveranciers: voor leveranciers (code 1400) (crediteuren) aan de passivazijde geldt hetzelfde als bij klanten. Maar nu gaat het om 'Openstaande kosten' van vorig jaar die jij nog moet betalen.

Nog te betalen BTW: Heb je in het laatste kwartaal van het vorige boekjaar nog btw die je moet betalen? Dan kun je dit bedrag opgeven in de openingsbalans bij BTW Te betalen (code 1840).

Tip: Een openingsbalans is belangrijk en foutgevoelig, zeker als je al wat langer onderneemt. Laat daarom een dubbelcheck uitvoeren door een boekhouder. Zo weet je zeker dat je foutloos start in MoneyMonk. Heb je nog geen boekhouder, bekijk hier onze adviseurs.

Stap 5) Boek oude verkoopfacturen in

Heb je dit boekjaar al facturen verstuurd via een ander programma dan MoneyMonk? Voer je facturen dan met terugwerkende kracht in bij MoneyMonk. Dit kun je per factuur doen via:Facturen > +Factuur toevoegen, kies vervolgens voor externe verkoopfactuur. Hiermee geef je aan dat de factuur buiten MoneyMonk om is gemaakt. Tot slot kun je de factuur opslaan, vastleggen en koppelen aan de juiste betaling zodra deze is binnengekomen in je bank/kas.

Je kunt ook facturen invoeren via bank / kas. Klik op de bijschrijving, navigeer naar het boekingsscherm (aan de rechterzijde) en kies voor + factuur via het tabblad factuur. Op deze manier maakt MoneyMonk ook een concept verkoopfactuur aan ‘zonder sjabloon’.

Natuurlijk geldt voor beide routes: zorg ervoor dat je het juiste factuurnummer en de juiste factuurdatum invoert.

Stap 6) Boek oude transacties in

Wil je echt je volledige administratie overzetten naar MoneyMonk. Log dan in bij je bank en download de transactiegeschiedenis van de voorgaande jaren als een MT940 of CVS bestand. Dit bestand kun je vervolgens in MoneyMonk uploaden via Bank/kas > +Transacties toevoegen of het plusteken rechts bovenin.

Uiteraard geldt hierbij: voor een volledige boekhouding moet je alle transacties koppelen aan een factuur. Deze koppeling leg je handmatig, zoals uitgelegd bij stap 5.

Stap 7) Ontwerp je facturen en offertes

Je boekhouding is inmiddels overgezet, maar je administratie nog niet. Maak daarom een factuur sjabloon aan en ontwerp een offerte sjabloon. Natuurlijk in je eigen huisstijl. Als je ook al je gewerkte uren registreert via de uren module, ben je 100% klaar met de overstap. Welkom bij de MoneyMonk-familie!

Hulp nodig tijdens de overstap?

Loop je vast bij het overzetten van je administratie? Neem dan snel contact op met het support team. Tijdens kantooruren helpen we je direct.