Welke stappen moet ik doorlopen om mijn boekjaar af te sluiten in MoneyMonk?
Een boekjaar afsluiten kan je doen op het moment dat het jaar voorbij is, zoals de naam zelf ook al aangeeft kan je zo het boekjaar "afsluiten". Daarnaast wordt bij het verwerken van je resultaat het Eigen Vermogen (EV) opnieuw voor je uitgerekend en vastgesteld. Posten op je balans kun je tegen elkaar wegboeken, zodat je weer fris kan beginnen aan een nieuw boekjaar in MoneyMonk.
Na controle van alle boekingen "lock en beveilig" je daarmee het boekjaar. Zo ligt alles vast en blijft dat ook zo! Na het afsluiten van je boekjaar kun je dus geen wijzigingen of boekingen meer doen.
Hoe sluit je een boekjaar af in MoneyMonk?
Afhankelijk van je administratie zijn er verschillende stappen die je moet doorlopen om in MoneyMonk je boekjaar af te sluiten. Belangrijk is dat het vorige boekjaar voorbij is, en alle boekingen (waaronder ook je btw-aangifte van het 4e kwartaal) verwerkt zijn.
Stap 1: Transacties controleren
Allereerst is het belangrijk dat je controleert of je alle banktransacties en in- en verkoopfacturen hebt gekoppeld en je banksaldo’s kloppen. Bij de in- en verkoopfacturen draait het om de factuurdatum, niet de betaaldatum. Klopt alles? Dan is het tijd voor de volgende stap: het boeken van je afschrijvingen.
Stap 2: Afschrijvingen boeken
Heb je het afgelopen jaar een investering gedaan van meer dan €450,- (excl. btw), zoals een laptop of een ander bedrijfsmiddel? Deze kosten mag je niet in één keer aftrekken, maar moet je afschrijven. Dit kun je in MoneyMonk doen door de Bezittingen Module te gebruiken, dan berekent MoneyMonk voor jou de afschrijvingen! Heb je alles geregistreerd, dan kan je nu de balans opmaken.
Stap 3: Balans opmaken
Op de balans staan je Bezittingen (Activa) en Schulden (Passiva) geregistreerd. Net zoals bij de volgende stap ‘Resultaat verwerken’ kan je posten die hier staan tegen elkaar corrigeren. Vanwege afrondingsverschillen die kunnen ontstaan, is dit helaas niet automatisch te doen. Maar dit doe je zelf eenvoudig aan de hand van deze twee Memoriaalboekingen:
Let op, je hoeft niet alle balans rubrieken te corrigeren. Sommige horen overlopend te zijn, denk bijvoorbeeld aan je bankrekeningen en je bezittingen. Bekijk dit helpartikel voor meer informatie.
Stap 4: Resultaat verwerken
Door het resultaat te verwerken bepaal je de winst (of natuurlijk verlies) die je hebt gemaakt in dat jaar. Hierdoor wordt het Eigen Vermogen van je onderneming belast. In MoneyMonk gebeurt dit automatisch met één druk op de knop.
Alle omzet- en kosten-grootboekrekeningen worden in een Memoriaalboeking per 31 december naar nul geboekt. Op die manier kun je fris van start in het nieuwe jaar. Alle grootboekrekeningen in de rapportage ‘Winst en Verliesrekening’ starten nu per 1 januari van het nieuwe jaar met een nulsaldo.
Het verwerkte resultaat (je winst of verlies) wordt opgenomen in je Eigen Vermogen en staat als een schuld op de balans.
Stap 5: Boekjaar blokkeren
Heb je je ‘Balans’ en je ‘Winst en Verliesrekening’ opgeschoond en is je boekjaar afgesloten? Mooi, dan kan je het boekjaar blokkeren! Op die manier kan je niet zomaar gegevens wijzigen waardoor je fouten voorkomt in de toekomst. Is er nu een jaartal opgenomen in je factuurnummering? Dan is dit ook het moment om je factuurnummer aan te passen naar het nieuwe jaar.
Stap 6: Boekjaar exporteren
Alles is nu verwerkt en geblokkeerd; er kan niets meer gewijzigd worden. Dan is er nog maar één onderdeel dat je te doen staat: Maak een export van het boekjaar! In onze software kan je alle gegevens exporteren, download bijvoorbeeld je financiële gegevens via een XML auditfile of een grootboekmutatiekaart waarin al je journaalposten terug te zien zijn.
Ook kan je alle bestanden exporteren die je gedurende het boekjaar hebt aangemaakt of toegevoegd. Denk daarbij aan je eigen verkoopfacturen of de bonnen die je gescand hebt.
Na een klik op de knop wordt er een .zip bestand voor je klaargezet waar al deze documenten in staan. Op die manier heb je naast MoneyMonk altijd nog een backup van je financiële administratie. Je gegevens staan veilig in MoneyMonk, maar als ondernemer blijf jij verantwoordelijk voor de ‘Bewaarplicht’. Het kost je maar een paar klikken :-)
Let op, sluit je boekjaar altijd af in overleg met je adviseur/boekhouder. Het kan zijn dat die een eigen werkwijze hanteert, het is dan makkelijker om vooraf goed af te stemmen dan achteraf werk dubbel te moeten doen.
Heb je nu geen boekhouder of accountant, bekijk dan onze Erkende Adviseurs pagina. Wil je advies over welke adviseur het meest geschikt is voor jou? Stuur ons een 'ticket' met je wensen, Esther helpt je dan graag in je zoektocht.
Heb je het boekjaar nu afgesloten, maar krijg je bij de Belastingdienst toch nog een verschil/foutmelding? Bekijk dan dit helpartikel met meer informatie over waar dit door kan komen.