Hoe werkt afschrijven?

Afschrijven gaat het makkelijkst via de bezittingen module in MoneyMonk, in dit filmpje leggen we je uit hoe je dit doet. Wil je toch handmatig gaan afschrijven, dan lees je hieronder hoe je dat kunt verwerken.

Stel, je hebt een laptop gekocht, wat nu?

Wanneer je een laptop hebt aangeschaft, dan mag je deze kosten niet in één jaar boeken. Je laptop moet je met een duur woord activeren op de balans, en vervolgens afschrijven. Afschrijvingen, activeren op de balans, allemaal termen die je accountant zo uit de mouw schudt, maar wat betekent dit nou eigenlijk?

Stel dat je een laptop hebt gekocht voor 1210 euro inclusief BTW. Zodra je de laptop hebt betaald, heb je 1000 euro voor de laptop betaald, en 210 euro aan voorbelasting die je kan terugvorderen bij je eerstvolgende aangifte Omzetbelasting.

De regels van het boekhouden zeggen; je hebt 1000 euro van jouw geld omgewisseld voor een laptop. Die laptop vertegenwoordigt een waarde en is bedoelt om langer mee te gaan dan 1 jaar. Daarom mag je het geld dat je hebt uitgegeven voor de laptop niet in één keer boeken als kosten voor je bedrijf. De laptop is immers niet in één keer waardeloos geworden.

Activeren op de balans is niets anders dan in je boekhouding vastleggen dat je je geld omgewisseld hebt voor een product.

Moet ik dan alles activeren op de balans?

Al het geld dat je omwisselt voor een product vertegenwoordigt een waarde. Als je voor 1 euro een pen koopt, dan vertegenwoordigt die pen een waarde van 1 euro. Niet alles hoeft geactiveerd te worden op de balans. Eenvoudig gezegt moet de aankoop ten minste aan de volgende voorwaarden voldoen;

  • Het product dat je koopt gaat langer dan een jaar mee
  • Het bedrag is ten minste 450 euro

Dat bedrag van 450 euro is niet vast, maar een drempelbedrag wanneer je gebruik wil maken van de investeringsaftrek. Wat dat precies inhoudt, valt buiten de inhoud van dit artikel.

Wanneer je dus een nespresso-apparaat van 100e koopt voor op kantoor, dan mag je dit ook gewoon activeren op de balans. Erg verstandig is dit niet, maar dat zal ik uitleggen wanneer het onderwerp afschrijvingen aan bod komt.

Onderstaand voorbeeld toont je balans voordat je de laptop gekocht hebt, en nadat je de laptop gekocht hebt.

Voor aankoop laptop; je bedrijf had 2000 euro op de bank staan

ActivaPassiva
Bank 2000 Eigen vermogen 2000

Na aankoop laptop; je bedrijf heeft nog 790 euro op de bank staan, 1000 euro aan laptop-waarde, en 210 euro te vorderen van de belastingdienst.

ActivaPassiva
Bank 790 Eigen vermogen 2000
Laptop 1000
Te vorderen BTW 210

Je eigen vermogen is na het kopen van deze laptop nog steeds 2000 euro. Op de balans hebben we alleen een beetje lopen husselen, maar de waarde van je bedrijf is niet verandert.

Nadat de belastingdienst je 210e voorbelasting weer terugstort, ziet je balans er als volgt uit:

ActivaPassiva
Bank 1000 Eigen vermogen 2000
Laptop 1000

Je hebt geen vordering meer op de belastingdienst, en de 210 euro is weer bij je rekening gestort zodat je banksaldo weer 1000 euro is. Het eigen vermogen is nog steeds 2000 euro.

Maar die laptop die blijft geen 1000 euro waard, wat nu?

Dat klopt, de waarde van de laptop neemt af in de loop van de tijd. Dat is waar afschrijvingen vandaan komen. De waarde van de laptop mag je in een aantal jaar afschrijven. Dat betekent dat je elk jaar op de balans registreert dat je laptop minder waard geworden is. Stel dat je de laptop volledig wilt afschrijven in 4 jaar. Dat betekent dat de komende 4 jaar, je laptop elk jaar 250 euro minder waard wordt.

Zodra je afschrijft, maakt je bedrijf kosten. Bij het kopen van de laptop heb je wel geld uitgegeven, maar boekhoudkundig gezien heb je geen kosten gemaakt. Je hebt de laptop geactiveerd op de balans; geld omgewisseld voor een laptop.

Na het eerste jaar ziet je balans er als volgt uit

ActivaPassiva
Bank 1000 Eigen vermogen 1750
Laptop 750

De vraag is nu natuurlijk, waar is die 250 euro nou gebleven? Dat zijn dus kosten voor je bedrijft. In de boekhouding is vastgelegd dat je laptop (activa; je bezit) 250 euro minder waard geworden is, en dat daar tegenover staat dat je 250 euro afgeschreven hebt (kosten; afschrijvingen zijn kosten voor je bedrijf).

Doordat je aan het eind van het jaar 250 euro kosten gemaakt hebt, heb je een verlies gedraait van 250 euro. Dit verlies werkt door in je eigen vermogen dat nu geen 2000 euro meer is, maar nog 1750 euro.

Hoe verwerk je een afschrijving in MoneyMonk?

Stel dat je een laptop hebt gekocht.

Als eerst moet je zorgen dat je een activa-rubriek maakt met als naam "Laptop".

Boekhoudkundig > Grootboekrekeningen > +Grootboekrekening toevoegen

Wanneer je de inkoopfactuur inboekt, dan selecteer je als rubriek de net aangemaakte rubriek "Laptop". Hiermee wordt de laptop op de balans geactiveerd. Zodra je betaalt hebt, heb je je geld omgewisseld voor een bezit dat langer dan 1 jaar mee gaat.

Daarnaast moet je een kosten-rubriek 'Afschrijvingen' maken.

Boekhoudkundig > Grootboekrekeningen > +Grootboekrekening toevoegen

Voor elk jaar dat je wilt afschrijven, moet je een memoriaalboeking maken, waarbij je de laptop minder waard laat worden, en deze vermindering registreert als kosten (op de rubriek 'Afschrijvingen').

Boekhoudkundig > Memoriaalboekingen > +Memoriaalboeking toevoegen

Bij het maken van de memoriaalboeking voor de afschrijving is er geen sprake van BTW. Het enige wat de memoriaalboeking doet is de laptop minder waard laten worden, en deze vermindering registreren op de rubriek 'Afschrijvingen'.

Stel dat je op 31 december 2015 de laptop van 1000e voor 25% wil afschrijven, dan boek je de volgende memoriaalboeking

Datum: 31 december 2015
Type: correctie

RubriekDebetCredit
Afschrijvingen 250
Laptop 250

Met deze memoriaalboeking registreer je; mijn laptop is 250 euro minder waard geworden (credit), en daar staat tegenover dat mijn bedrijf voor 250 euro afschrijvingen (kosten) heeft gehad.

Wat zijn de nadelen van moeten afschrijven?

Stel dat je in januari een opdracht hebt gedaan en precies 1210 euro hebt gefactureert aan je klant. Je klant heeft netjes betaalt, en jij bent blij. Zo blij dat je het geld meteen uitgeeft aan een laptop van 1210 euro. Aan het eind van het eerste kwartaal hoef je geen BTW te betalen; je moet immers 210 euro afdragen, maar kan ook weer 210 euro terugvorderen in verband met je aangeschafte laptop.

Je hebt nu geen geld meer op je rekening staan, maar dat mag de pret niet drukken, je hebt immers een prachtige laptop met een waarde van 1000e exclusief BTW. Maar wat gebeurt er nu aan het eind van het jaar? Oh ja, ik moet de laptop nog voor 25% afschrijven. Je boekt een memoriaalboeking in, en alles staat goed om het jaar af te sluiten. Maar hoe ziet jouw boekhouding er nu uit?

Omzet: 1000 euro
Kosten: 250 euro
Laptop: 750 euro
Bank: 0 euro

Boekhoudkundig heb je gewoon 1000 euro omzet gemaakt. Doordat je de laptop hebt geactiveerd op de balans, heb je boekhoudkundig gezien geen kosten gemaakt, maar je bent je geld wel kwijt. Aan het eind van het jaar heb je 250 euro als kosten kunnen opvoeren in verband met de afschrijving. Daarom is je laptop ook nog maar 750 euro waard.

Gaan we nu de winst en verliesrekening bepalen, dan moeten we de kosten van de omzet afhalen. Voor de belastingdienst heb je dus 750 euro winst gemaakt. Deze winst is een onderdeel van je aangifte inkomstenbelasting. In dit geval wil de fiscus dus nog geld van jou zien, terwijl je geen euro meer op de bank hebt staan.

Het nadeel van moeten activeren en afschrijven is dus als volgt; je bent je geld direct kwijt, maar maakt pas de komende jaren boekhoudkundig de kosten.

Meer handige video's

Facturen doorsturen naar je persoonlijke e-mailadres

Klik om video te starten

Probeer het zelf! Meld je gratis aan