Boekhouden als een team: hoe kun je slim en effectief samenwerken met je boekhouder of accountant?
Samenwerken met jouw boekhouder en benieuwd hoe je dat het best aanpakt? Van helemaal zelf met de controle tot aan alles uit handen geven: alles is mogelijk.
Er is geen beste manier om dit aan te pakken, het gaat erom dat jij je er prettig bij voelt. Door er zo min mogelijk omkijken naar te hebben. Of door de touwtjes juist stevig in handen te houden, met een beetje controle.
We zetten 4 mogelijkheden voor je op een rij, waarmee je kunt samenwerken met jouw boekhouder. Of met een accountant natuurlijk. Want, wat is het verschil eigenlijk?
4 manieren om samen te werken
Je kunt samenwerken op 4 verschillende manieren, afhankelijk van wat jij prettig vindt:
- Geen omkijken
- Op de hoogte
- Samenwerken
- Met controle
1. Geen omkijken
Wil je zeker weten dat de administratie klopt, daar zelf geen tijd in steken en er het liefst helemaal geen omkijken naar hebben? Je kunt jouw boekhouder of accountant vragen om de administratie volledig bij je uit handen te nemen.
Het grote voordeel is dat je hier geen tijd of moeite in hoeft te steken. Aan de andere kant is het belangrijk dat je de specialist volledig kunt vertrouwen. En dat jij ervoor zorgt dat de uitgaande facturen, inkomende facturen en bonnetjes goed beschikbaar zijn. Die heeft de accountant of boekhouder nodig om de administratie voor je bij te houden.
Let op: de boekhouding volledig uit handen geven? Vaak kun je er dan beter voor kiezen om alles bij een boekhoudkantoor neer te leggen dan daarvoor gebruik te maken van je eigen administratiesoftware. Uiteraard kunnen we je wel een adviseur of boekhouder adviseren die graag met MoneyMonk werkt.
2. Op de hoogte
Wil je samenwerken met de boekhouder, omdat je er zelf weinig kaas van gegeten hebt? Je kunt ervoor kiezen om het werk uit te besteden en zelf wel op de hoogte gehouden te worden. De boekhouder verwerkt jouw facturen, bonnetjes en bijvoorbeeld de betalingen, waarvan jij regelmatig een update krijgt.
Je blijft dan goed op de hoogte van de inkomsten en uitgaven, zodat je weet hoe je er financieel voor staat. Belangrijk, bijvoorbeeld om na te gaan of je een nieuwe investering kunt doen.
Tip: goed op de hoogte blijven van de financiële zaken? Vraag je boekhouder of accountant je iedere maand een rapportage toe te sturen of spreek af om even een half uurtje te bellen.
Uiteraard bepaal je zelf in welke mate je op de hoogte gehouden wilt worden. Met meer of minder details over de administratie, om je goed te kunnen richten op jouw business en de belangrijkste werkzaamheden. Sommige ZZP-ers willen graag het naadje van de kous weten, terwijl je er ook voor kunt kiezen om op hoofdlijnen op de hoogte te blijven.
3. Samenwerken
Wil je samenwerken in de nauwe en letterlijke zin van het woord? Je kunt jouw boekhouder of accountant uitnodigen in de administratiesoftware of het boekhoudpakket. Jullie hebben beiden de mogelijkheid om gegevens in te voeren.
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om zelf verkoop- en inkoopfacturen aan te maken en te versturen. Of de bonnetjes te uploaden en de betalingen te koppelen aan jouw administratie. Zodat de boekhouder of accountant daar voor je naar kan kijken en bijvoorbeeld de btw-aangifte doet of aan het eind van het jaar de balans en de winst- en verliesrekening opstelt.
Je hebt veel vrijheid in de manier van samenwerken met de boekhouder of accountant, zodat je zelf een aantal taken in eigen beheer kunt houden. Handig, omdat je daarmee bovendien op de hoogte blijft van hoe het er financieel voor staat. Dat voorkomt verrassingen en zorgt voor meer feeling met de belangrijke zaken binnen de administratie.
4. Met controle
Wil je graag zelf online boekhouden, maar wil je er zeker van zijn dat je het goed doet? Het online boekhoudpakket heeft al een aantal slimme tools ingebouwd om je daarbij te helpen. Toch geeft het veel ondernemers een prettig gevoel dat er een boekhouder of accountant met ze meekijkt.
Je doet in principe zelf de administratie, maar vraagt de specialist om iedere maand, ieder kwartaal of ieder jaar een keer mee te kijken. Naar de balans en winst- en verliesrekening of ook naar de btw-aangifte en de rest van de administratie. Een kleine moeite voor de boekhouder, terwijl jij zeker weet dat je geen belangrijke zaken over het hoofd ziet.
Tip: vraag de boekhouder of accountant in deze rol om mee te denken over fiscale voordelen. Liggen er kansen met investeringen die je doet of op andere manieren? De specialist helpt je te voorkomen dat je beschikbaar voordeel laat liggen.
Mogelijkheden bij MoneyMonk
Benieuwd hoe je in MoneyMonk kunt samenwerken met jouw boekhouder of accountant? Je kunt hem of haar toevoegen als gebruiker (Wat zijn de verschillen tussen boekhouden en accountant?). Dat is gewoon gratis, dus een goed idee als je op een van de bovenstaande manieren wilt samenwerken. Uiteraard bepaal jij zelf welke rechten en mogelijkheden de boekhouder of accountant heeft, zodat je zelf de touwtjes in handen kunt houden (als je dat wilt).
