Wat zijn spookfacturen en waar moet je op letten?

Online boekhouden biedt vele voordelen, maar kan je helaas niet beschermen tegen eventuele spookfacturen. Ondernemers krijgen er vroeg of laat mee te maken. Bijvoorbeeld voor een contributie voor een onduidelijke vereniging of stichting. Net als voor een aanbieding die verkapt wordt aangeboden als factuur. Of voor een factuur waarbij er wordt aangedrongen op het bellen van een duur telefoonnummer.

Het is een doorn in het oog van ondernemers, die je ook met online boekhouden helaas niet helemaal kunt verwijderen. De spookfactuur. Waar moet je op letten en wat moet je doen? Of juist niet doen? We zetten een paar handige tips op een rij.

Spookfactuur: wat moet ik doen? En niet doen?

Het is in algemene zin verstandig om alle inkoopfacturen kritisch te bekijken. Kloppen de facturen met het ingekochte of aangeschafte? Zodra er sprake is van een verkeerde factuur kan dat een foutje zijn, maar het kan ook gaan om een spookfactuur. Zoals hierboven aangegeven kun je een spookfactuur herkennen aan een paar opvallende elementen:

  • Contributie of lidmaatschapsgeld, voor een onbekende vereniging of stichting
  • Aanbiedingen met scherpe kortingen, verkapt als een acceptgiro of factuur
  • Onduidelijke facturen met daarop een duur telefoonnummer waarop wordt aangedrongen

Bovendien zijn veel spookfacturen opgesteld in gebrekkig Nederlands (of zelfs Engels) en lukt het vaak niet om concreet te omschrijven wat er is geleverd of aangeboden. Wees waakzaam bij dergelijke elementen.

En benieuwd wat je het best kunt doen? Niet betalen uiteraard, om mee te beginnen. Daarnaast is het verstandig om er totaal niet op te reageren. Eenmaal gereageerd heeft de verzender een ‘haakje’. Hij of zij weet dat er sprake is van een daadwerkelijk bedrijf, dat reageert op de factuur. Het risico bestaat dat je dan veel vaker te maken krijgt met spookfacturen.

Andere oude facturen inboeken

Is er geen sprake van een spookfactuur, maar wel van een oude factuur die je eerder niet goed herkend hebt? Om die in te boeken over een andere periode kun je binnen het online boekhouden gebruik maken van een paar handige tips. Waarmee je ervoor zorgt dat de administratie weer netjes klopt met de manier waarop je zaken doet, omzet maakt en kosten inboekt.

Online boekhouden: probeer MoneyMonk gratis

En wil je er buiten de spookfacturen om voor zorgen dat je op een meer gemakkelijker manier kunt boekhouden? Dan is het de moeite waard om MoneyMonk een keer te proberen.

Gemakkelijker boekhouden, gewoon door dat online te doen in een pakket dat je alvast handige tips en suggesties geeft. En een aantal taken voor je uit handen neemt, waardoor je voor meer overzicht kunt zorgen. Dat geeft rust, waardoor je ook de spookfacturen gemakkelijker kunt herkennen.