Overzichtelijk starten met de bedrijfsadministratie: 5 tips van ondernemers

De bedrijfsadministratie: zie je er ook zo tegenop? Dat hoeft helemaal niet, zeker niet met de tips van 5 ondernemers die gebruik maken van MoneyMonk. We maken het met hun tips graag een beetje makkelijker. Bijvoorbeeld door voor meer overzicht te zorgen, zodat jij goed weet waar je aan toe bent.

5 tips om overzichtelijk te starten

Overzicht, dat is de sleutel tot een succesvolle bedrijfsadministratie. Tenminste als we de 5 ondernemers en hun handige tips moeten geloven:

  • Neem goed de tijd
  • Ga (online) langs de Belastingdienst
  • Open een zakelijke rekening
  • Bedenk een systeem
  • Gebruik een digitale administratie

1. Neem goed de tijd

"Ik begon veel te laat met de administratie en een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Achteraf zou ik daar veel eerder mee zijn begonnen. Door op een rij te zetten wat ik investeerde en welke verwachte omzet daar tegenover zou komen te staan."

Door goed de tijd te nemen kun je alles goed op een rij zetten. Dat creëert duidelijkheid en biedt de kans om gebruik te maken van fiscale voordelen. Bijvoorbeeld voor investeringen die je doet.

Tip: bewaar de bonnetjes van zakelijke investeringen en belangrijke aankopen. En maak kopieën van ontvangen en verzonden offertes en facturen, zodat je die later aan de administratie kunt toevoegen.

2. Ga (online) langs de Belastingdienst

Het lijkt op het eerste gezicht soms een vervelende vijand, maar de Belastingdienst is er uiteindelijk om jou als ondernemer te helpen. Door je te verplichten een duidelijke administratie bij te houden, waar je ook zelf veel plezier van hebt.

“Bij de Belastingdienst bleef ik in eerste instantie zo ver mogelijk uit de buurt. Dat is achteraf jammer, omdat ik er veel informatie had kunnen inwinnen. Over bijvoorbeeld de verplichte onderdelen van een goede administratie, zodat ik alles netjes op een rij had kunnen zetten.”

Ken jij de verplichte onderdelen van een zakelijke administratie? Het gaat om:

  • Grootboek
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Indien van toepassing: de voorraadadministratie. Zie alternatieven
  • Indien van toepassing: de loonadministratie. Zie alternatieven

Tip: MoneyMonk helpt je netjes aan alle verplichtingen te voldoen, dankzij de diverse handige modules en de administratieve overzichten die we voor je bijhouden.

Echt interessant wordt het als je bij de Belastingdienst leest over de zelfstandigenaftrek en het urencriterium waar je aan moet voldoen. Het kan je veel fiscaal voordeel opleveren, dus verdiep je er op tijd in. Of laat je erover adviseren, zodat je geen geld laat liggen.

De Belastingdienst is er uiteindelijk om je te helpen, dus het is een uitstekend idee om daar (online) eens langs te gaan. Je ontdekt dan bijvoorbeeld dat ook het schrijven aan je ondernemingsplan, het plegen van acquisitie en het bijwerken van de administratie meetelt om te voldoen aan het urencriterium.

3. Open een zakelijke rekening

“De beste stap die ik zette was het openen van een zakelijke rekening. Een kleinigheid als ik er zo aan terugdenk, maar wel iets dat me hielp om heel veel meer overzicht te creëren. Voor een paar tientjes per maand, waardoor ik de administraties privé en zakelijk veel beter uit elkaar kon houden.”

Open zo snel mogelijk een zakelijke rekening. Je voorkomt daarmee dat je de wekelijkse boodschappen en dat nieuwe bureau met dezelfde bankpas moet afrekenen. Je weet op die manier zeker welke uitgaven je zakelijk doet (van de zakelijke rekening) en wat er aan de andere kant privé is. Het maakt de administratie een stuk overzichtelijker, zonder dat dit je extra tijd of moeite hoeft te kosten.

4. Bedenk een systeem

Succesvolle ondernemers gebruiken duidelijke processen en handige systemen, ook als het gaat om de administratie. Wil je zorgen voor meer overzicht? Denk dan aan de manier waarop je facturen, offertes en bonnetjes wilt verwerken.

Een bekend voorbeeld is het ‘bakkensysteem’. Gebruik verschillende bakken (of ordners) voor de inkomende en uitgaande documenten. Op die manier houd je ze een stuk makkelijker uit elkaar. Neem iedere week even de tijd om de documenten te verwerken, zodat je daarmee bovendien geen achterstand oploopt. Het is de beste manier om alles zo goed mogelijk bij te houden, waarbij je zelf het overzicht houdt over wat er precies gebeurt.

Benieuwd hoe je de bakken kunt indelen? We zetten een voorbeeld voor je op een rij:

  • Bak 1: inkomende facturen
    Ontvang je een factuur van een leverancier of een andere ZZP-er die werk voor je heeft gedaan? Die facturen verzamel je in de bak met inkomende facturen.
  • Bak 2: uitgaande facturen
    Verzamel de facturen die je stuurt aan klanten en opdrachtgevers in een tweede bak. Houd daarin ook de urenlijst bij als je die gebruikt om declaraties te maken.
  • Bak 3: bonnetjes
    Bewaar jouw bonnetjes en eventuele papieren afschriften in een eigen bak. Bijvoorbeeld als je nieuwe bedrijfsmaterialen koopt of moet tanken met een zakelijke auto.
  • Bak 4: fiscale zaken
    De bak voor de aangifte voor de btw en de inkomstenbelasting. Net als voor eventuele modelovereenkomsten en andere fiscale zaken.
  • Bak 5: contracten en juridische documenten
    De laatste bak, waarin je contracten en andere juridische documenten verzamelt. Bijvoorbeeld over afspraken met klanten, opdrachtgevers en leveranciers.

5. Gebruik een digitale administratie

Het bakkensysteem helpt je overzicht te creëren, waardoor de administratie je niet zomaar boven het hoofd groeit. Combineer dat bij voorkeur met de digitale mogelijkheden, zodat je alle belangrijke gegevens eenvoudig lang genoeg kunt bewaren.

“Na ongeveer een jaar besloot ik de administratie te digitaliseren. Het was een van de beste keuzes die ik kon maken. Geen gedoe meer met stapels facturen waarin er altijd één ontbrak of die ineens niet meer op volgorde lagen. En het werd veel makkelijker om iets terug te vinden als de klant daarom vroeg. Het heeft me ontzettend veel tijd bespaard, waardoor ik de vrijheid kreeg om meer te gaan ondernemen.”

De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je de administratie (ook) digitaal bewaart. Dat maakt het een stuk makkelijker om aan de bewaarplicht te voldoen. Veel van de documenten dienen minimaal 7 jaar beschikbaar te zijn, zodat je over de afgelopen jaren kunt aangeven welke omzet je realiseerde en welke kosten je maakte.

Gebruik de bovenstaande tips om overzichtelijk te starten met de administratie. Aan de hand van de tips van andere ondernemers, die met veel plezier gebruik maken van MoneyMonk. Om het overzicht te bewaren, zodat jij de vrijheid ervaart om als ondernemer jouw vleugels uit te slaan.