Btw-nummer voor startende ZZP-er: hoe vraag ik die aan?

Een btw-nummer aanvragen als startende zzp-er? Het is een van de zaken die je dient te regelen, op het moment dat je van start gaat. Gelukkig werken de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst goed samen. Het is in de meeste gevallen niet nodig om twee aparte aanvragen te doen.

Om als zzp-er te kunnen starten dien jij je in te schrijven in het Handelsregister. Dat doe je bij de Kamer van Koophandel, waarvoor je een aantal belangrijke gegevens door dient te geven. Vanuit die gegevens ontvang je een KvK-nummer, zodat je als ondernemer geregistreerd staat. De Belastingdienst ontvangt die gegevens, zodat je op basis daarvan ook een btw-nummer zal ontvangen.

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Een btw-nummer aanvragen als startende zzp-er? Daarvoor hoef je dus geen contact op te nemen met de Belastingdienst. Het is in plaats daarvan belangrijk om je te richten tot de Kamer van Koophandel. Houd er rekening mee dat je persoonlijk langs dient te gaan tijdens een inschrijving. Op een kantoor bij jou in de buurt zorg je ervoor dat je wordt opgenomen in het Handelsregister.

Tip: wil je een eenmanszaak of een VOF inschrijven? Je kunt het gesprek online voorbereiden met het formulier Voorbereiding gemeenschappelijke inschrijving startende onderneming. Op die manier kun je het meeste werk alvast doen, door alle gegevens in te voeren die er nodig zullen zijn. Het inschrijven van je bedrijf bij de KvK is op die manier een kwestie van 15 - 30 minuten, waarna je officieel van start kunt.

Zodra je alle benodigde gegevens bij de Kamer van Koophandel hebt doorgegeven krijg je direct een brief mee met jouw btw-nummer. Je hoeft daar niet op te wachten, omdat de KvK en de Belastingdienst daarvoor samen een systeem hebben ontwikkeld. Vanuit dat systeem ontvang jij het nummer dat je nodig hebt, waardoor je dat niet apart hoeft aan te vragen. Je zal van de Belastingdienst nog wel een brief ontvangen, waarin jouw nummer nog een keer wordt bevestigd.

Let op: heb je tijdens de inschrijving bij de KvK niet alle belangrijke gegevens bij de hand? Geen probleem, dan zal de Belastingdienst alsnog nagaan of je ondernemer bent voor de btw. Indien dat het geval blijkt zal je binnen 5 werkdagen alsnog een btw-nummer ontvangen, zodat je daar gebruik van kunt maken. In sommige gevallen zal de Belastingdienst meer informatie van je nodig hebben, om vast te stellen of je ondernemer bent voor de btw. Je zal een telefoontje ontvangen, om de kwesties te kunnen bespreken.

Wil je een onderneming inschrijven en ligt de datum waarop je gaat starten in de toekomst? In dat geval kun je niet meteen gebruik maken van een btw-nummer. In plaats daarvan zal je binnen 5 werkdagen na de startdatum jouw btw-nummer ontvangen. Het is ook in dat geval niet nodig om die apart aan te vragen bij de Belastingdienst, mits je tijdens de inschrijving bij de Kamer van Koophandel alle gegevens bij de hand hebt.

Zonder inschrijving toch een btw-nummer

Blijkt een inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel niet mogelijk? Het kan voorkomen dat je jouw bedrijf daar niet kunt inschrijven, maar dat je wel graag een btw-nummer wilt aanvragen. Alleen in die gevallen dien je je zelf aan te melden bij de Belastingdienst. Je zal een aantal gegevens op moeten geven, aangegeven op het formulier Opgaaf Startende onderneming. Je zorgt er daarmee voor dat je de gegevens doorgeeft die je anders aan de Kamer van Koophandel zou doorgeven.

Wijzigingen doorgeven bij de Belastingdienst

Het is daarnaast belangrijk om in het geval van wijzigingen contact op te nemen met de Belastingdienst. Je hebt dan waarschijnlijk al een btw-nummer, dat je meestal niet apart hebt hoeven aanvragen. Je krijgt via de Kamer van Koophandel ook meteen jouw btw-nummer. Toch dien je het door te geven op het moment dat je bijvoorbeeld personeel in dienst neemt. Er kunnen dan een aantal zaken wijzigen, net als op het moment dat je jouw ondernemingsactiviteiten wijzigt of als het bedrijfsadres wijzigt. Door dit tijdig door te geven aan de Belastingdienst kan die aangeven of dat gevolgen heeft voor je btw-nummer of de status van je onderneming.

Btw-aangifte doen

Je hebt het btw-nummer om een paar verschillende redenen nodig:

  • Btw in rekening brengen
    Zodra je goederen of diensten levert aan klanten is de kans groot dat die belast zijn met btw. Je dient het hoge of lage btw-percentage in rekening te brengen, afhankelijk van de branche of sector waarin je actief bent. Je brengt de btw in rekening bij klanten en vermeldt dat afzonderlijk op de factuur, zodat je tijdens de btw-aangifte kunt zorgen voor de juiste afdracht.
  • Btw terugvorderen
    Doe je zakelijke aankopen? De btw die je daarover betaalt kun je terugvorderen. Je kunt de betaalde btw in mindering brengen op het bedrag dat je ontvangt van klanten. Op die manier betaal je geen btw. Indien je geen btw ontvangen hebt zal je het bedrag terugkrijgen van de Belastingdienst.
  • Btw afdragen
    De btw die je ontvangt van klanten dien je af te dragen, tijdens de btw-aangifte. Je gebruikt je btw-nummer om de Belastingdienst aan te geven om welke onderneming het gaat, zodat zij weten wie de btw afdraagt.

Je kunt de btw-aangifte doen in MoneyMonk. We zorgen er als boekhoudprogramma voor zzp-ers voor dat dit zo eenvoudig mogelijk is. We zetten de af te dragen en terug te vorderen bedragen voor je op een rij, waarmee je er eenvoudig voor zorgt dat je bij de Belastingdienst je aangifte kunt doen.