Hoe verwerk je als ZZP’er al die irritante kleine bonnetjes in je boekhouding?

Lastig, al die kleine bonnetjes! Ze raken kwijt, verliezen hun opdruk en maken van de nette administratie eenvoudig een beginnende warboel. Kan dat niet anders? Gelukkig wel. Zorg ervoor dat je de bonnetjes digitaal bewaart in de boekhouding. En beter nog, scan ze met een OCR-scanner in de MoneyMonk-app. Die herkent automatisch de datum en het bedrag op het bonnetje, zodat je die zelf niet meer hoeft in te voeren.

Digitaal bewaren in de boekhouding

Het begint met een digitale versie van je bonnetjes in de boekhouding. Daarmee voorkom je immers dat je alle bonnetjes op papier dient te bewaren en dat je die op de een of andere manier netjes moet houden. Alle bonnetjes hebben een ander formaat, dus zelfs als je daar goed je best op doet valt dat niet mee.

Daar is bij digitale versies van de bonnetjes in de boekhouding gelukkig geen sprake van. Ze hebben allemaal hetzelfde digitale formaat, om ze gemakkelijk te bewaren zonder dat je daar omkijken naar hebt. Bovendien voorkomt dit het vervagen van de inkt of het verfrommelen van de bonnetjes.

Tip: maak meteen een foto van de bonnetjes zodra je ze krijgt. Je hoeft ze dan niet eens mee te nemen, waardoor ze niet in een broekzak verdwijnen en daar alsnog kunnen verfrommelen voordat je ze kunt digitaliseren.

Scannen op datum en bedrag

Het fotograferen van bonnetjes is één ding, het scannen met een OCR-scanner maakt het nog een stuk interessanter. De MoneyMonk-app biedt de mogelijkheid om automatisch het bedrag en de datum van een bonnetje te laten invoeren. De scanner controleert de gegevens op het bonnetje en stelt op die manier de beide gegevens voor. Met een druk op de knop kun je die overnemen, waardoor het daarna een stuk gemakkelijker wordt om het bonnetje te koppelen. Je komt op die manier eenvoudig van de irritante kleine bonnetjes in de boekhouding af, terwijl je vervolgens ook het verwerken meteen eenvoudiger maakt.

Koppelen van bonnetjes

De laatste stap bestaat uit het koppelen van de bonnetjes aan de juiste transacties. Ook daarvoor hebben we een handige uitleg gemaakt. Gebruik die om de bonnetjes te koppelen, zodat je die op de juiste manier in de administratie op kunt nemen en alles klopt volgens de richtlijnen van de Belastingdienst.