Administratieve bewaarplicht: wat moet ik bewaren, waarom en hoe lang?

De administratieve bewaarplicht of fiscale bewaarplicht: een belangrijke verplichting voor ZZP’ers en andere ondernemers. De Belastingdienst eist dat je de gegevens van de administratie voldoende lang bewaart, om die ook met terugwerkende kracht te kunnen controleren.

Tip: de administratieve bewaarplicht geldt zowel voor een papieren als een digitale (online) administratie. Zorg er dus voor dat de gegevens goed beschikbaar zijn en blijven. Oók als een extern boekhoudkantoor die digitaal voor je bijhoudt.

We zetten voor je op een rij wat je moet bewaren in de boekhouding voor ZZP’ers. Net als waarom je het moet bewaren en hoe lang je het (minimaal) moet bewaren.

Dit moet je bewaren

Allereerst de gegevens waar het om gaat. Je moet de complete administratie van de Belastingdienst bewaren. Voor twee elementen gelden minimaal verplichte termijnen, over de rest kun je eventuele afspraken maken. Tot de verplichte onderdelen behoren:

  • Basisgegevens van de administratie
  • Gegevens over onroerende goederen (zoals bedrijfspanden)

Tot de basisgegevens van de administratie behoren een aantal verschillende zaken. Het gaat bijvoorbeeld om het grootboek, net als de debiteuren- en crediteurenadministratie. Daarnaast dien je de in- en verkoopadministratie te bewaren. En is er sprake van een voorraadadministratie of een loonadministratie? Ook die behoren tot de basisgegevens en vallen daarmee onder de administratieve bewaarplicht.

Daarom moet je het bewaren

De Belastingdienst vraagt je uiteraard niet zomaar om de boekhouding als ZZP’er goed te bewaren. Dat heeft te maken met de controlerende rol van de dienst. De Belastingdienst wil kunnen controleren of de administratie klopt met de zaken die je hebt gedaan en de aangiften die je hebt ingediend. De Belastingdienst kan echter niet ieder jaar controleren, daarom moet je de gegevens een aantal jaren langer bewaren.

Zo lang moet je het bewaren

Hoe lang je de boekhouding als ZZP’er dient te bewaren? De administratieve bewaarplicht is voor iedereen gelijk. Dat betekent dat je de basisgegevens van de administratie minimaal 7 jaar zal moeten bewaren. De gegevens over onroerende goederen moet je zelfs minimaal 10 jaar bewaren.

Over de andere onderdelen van de administratie en de bewaarplicht kun je afspraken maken met de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je die afspraken schriftelijk laat vastleggen, om die daadwerkelijk geldig te maken.

Online boekhouding voor ZZP’ers

Om aan de administratieve bewaarplicht te voldoen is het van belang dat ook je online boekhouding voor ZZP’ers daar goed voor geschikt is. Zorg er dus voor dat de gegevens inzichtelijk blijven en dat je de jaarrekeningen op kunt slaan. In een bestandsformaat dat de Belastingdienst kan inzien en bovendien kan openen om in detail te kunnen treden.

Op die manier voldoe je netjes aan de administratieve bewaarplicht voor ZZP’ers en andere ondernemers. Je boekhouding is dan in orde, waardoor de Belastingdienst daar naar kan kijken tijdens een controle.