Boekjaar afsluiten met MoneyMonk

Na alle feestdagen in december is het natuurlijk weer tijd voor een schone lei in het nieuwe jaar! Maar laten we nog heel even bij het afgelopen jaar stilstaan.

Waarom sluit je een boekjaar af?

Een boekjaar afsluiten doe je, zoals de naam zelf ook al aangeeft om het boekjaar ‘af te sluiten’. Na controle van alle boekingen lock en beveilig je daarmee het boekjaar. Alles ligt vast en dat blijft zo! Daarnaast wordt bij het verwerken van je resultaat het Eigen Vermogen (EV) opnieuw voor je uitgerekend en vastgesteld. Posten op je balans kun je tegen elkaar wegboeken zodat je weer fris kan beginnen aan een nieuw boekjaar in MoneyMonk. Na het afsluiten van je boekjaar kun je dus geen wijzigingen of boekingen meer doen.

Hoe sluit je een boekjaar af in MoneyMonk?

Er zijn verschillende stappen die je moet doorlopen in MoneyMonk om je boekjaar af te sluiten.

Stap 1 Transacties controleren

Allereerst is het belangrijk dat je controleert of je alle banktransacties en in- en verkoopfacturen zijn gekoppeld en je banksaldo’s kloppen. Bij de in- en verkoopfacturen draait het om de factuurdatum, niet de betaaldatum. Klopt alles? Dan is het tijd voor de volgende stap, het boeken van je afschrijvingen

Stap 2 Afschrijvingen boeken

Heb je het afgelopen jaar een investering gedaan van meer dan €450,- excl. btw zoals een laptop of een andere bedrijfsmiddel? Deze kosten mag je niet in één keer aftrekken maar moet je afschrijven. Dit kun je in MoneyMonk doen door de Bezittingen Module te gebruiken, dan berekent MoneyMonk voor jou de afschrijvingen! Heb je alles geregistreerd, dan kan je nu het resultaat verwerken.

Stap 3 Resultaat verwerken

Door het resultaat te verwerken bepaal je de winst (of natuurlijk verlies) die je hebt gemaakt in dat jaar. Hierdoor wordt het Eigen Vermogen van je onderneming belast. In MoneyMonk gebeurd dit automatisch met één druk op de knop.
Alle omzet- en kosten- grootboekrekeningen worden in een Memoriaalboeking per 31 december naar nul geboekt. Op die manier kun je fris van start in het nieuwe jaar. Alle grootboekrekeningen in de rapportage ‘Winst en Verliesrekening’ starten nu per 1 januari van het nieuwe jaar met een nulsaldo.
Het verwerkte resultaat (je winst of verlies) wordt opgenomen in je Eigen Vermogen en staat als een schuld op de balans.

stap 4 Balans opmaken

Op de balans staan je Bezittingen (Activa) en Schulden (Passiva) geregistreerd. Net zoals bij ‘Resultaat verwerken’ kan je posten die hier staan tegen elkaar corrigeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Btw die je geregistreerde hebt als ‘Te betalen’ en het deel dat je al als ‘Betaald’ hebt verwerkt. BTW naar 0 boeken.
Hiervoor moet je een Memoriaalboeking maken. Omdat er afrondingsverschillen kunnen ontstaan is dit helaas niet automatisch te doen.
Heb je gedurende het jaar als natuurlijk persoon loon/ salaris onttrokken uit je onderneming, dan is het mogelijk om ook de Privé rekening te corrigeren op het Eigen Vermogen. Ook hiervoor gebruik je een Memoriaalboeking.

Stap 5 Boekjaar blokkeren

Heb je je ‘Balans’ en je ‘Winst en Verliesrekening’ opgeschoond en is je boekjaar afgesloten? Mooi, dan kan je boekjaar blokkeren! Op die manier kan je niet zomaar gegevens wijzigen, waardoor je fouten voorkomt in de toekomst

Stap 6 Boekjaar exporteren

Alles is nu verwerkt en geblokkeerd, er kan niets meer wijzigen. Dan is er nog maar één onderdeel dat je te doen staat: Maak een export van het boekjaar! In onze soft ware kan je alle gegevens exporteren, download bijvoorbeeld een XML auditfile of een grootboekmutatie kaart waarin al je journaalposten terug te zien zijn.
Ook kan je alle bestanden exporteren die je gedurende het boekjaar hebt aangemaakt of toegevoegd. Denk daarbij aan je eigen verkoopfacturen of de bonnen die je gescand hebt.
Na de klik op de knop wordt er een .zip bestand voor je klaargezet waar al deze documenten in staan. Op die manier heb je naast MoneyMonk altijd nog een backup van je financiële administratie. Je gegevens staan veilig in MoneyMonk, maar als ondernemer blijf jij verantwoordelijk voor de ‘Bewaarplicht’. Het kost je maar een paar klikken :-)