7 Musthaves in je boekhouding

De boekhouding, voor de ene ondernemer een noodzakelijk kwaad, voor de andere ondernemer een iets minder lastige bijzaak. Maar voor iedere ondernemer een belangrijk onderdeel van je onderneming. Of je nu alles zelf doet of een boekhouder hebt, het blijft belangrijk om zelf ook grip op je boekhouding te hebben. Hier 7 belangrijke zaken die in je boekhouding horen.

1. Door jezelf verstuurde facturen.

De facturen die je zelf verstuurd moeten aan een aantal vereisten voldoen. Er moet een factuurdatum opstaan, er moet een factuur-nummer op staan. De nummers moeten opeenvolgend zijn. Dan uiteraard je btw-nummer en KVK nummer. De geleverde goederen en/of diensten. Het bedrag exclusief btw. Het btw-tarief en btw-bedrag wat je in rekening brengt. En de naam en adresgegevens van je cliënt. Dan kun je de factuur eventueel nog uitbreiden met het feit dat er binnen 14 of 31 dagen betaald moet worden. Dit laatste kun je ook in de algemene voorwaarden zetten.

2. Alle door jezelf ontvangen facturen.

Let erop dat het btw-bedrag hierop vermeld staat. Staat er geen btw op vermeld? Dan kun je de btw ook niet terugvorderen. Je mag het niet zelf uitrekenen. Vraag om een btw-nota als er nergens btw op de factuur vermeld staat. Zorg ook dat je bedrijfsnaam vermeld staat op de factuur. Zeker als de factuur boven de 50 euro ligt. Het gaat niet om een bonnetje bij de Bruna van € 5, maar wel als je bijvoorbeeld een printer koopt van € 250.

3. Betaal je een bonnetje cash? Of van je privé-rekening?

Zorg dat je de bon goed bewaard en dat deze in je boekhouding terecht komt. Deze bonnen worden vaak vergeten, terwijl ze wel aftrekbaar zijn. Ook hier geldt, geen bon, geen btw-teruggaaf. Maar als je een bon kwijt ben die je cash betaald hebt, dan mag je die ook niet aftrekken van de winst, waardoor je ook meer inkomstenbelasting betaald. Je hebt immers geen bewijs dat je deze bedrijfskosten hebt gemaakt. Wanneer je een bonnetje bent, gooi je dus eigenlijk veel geld weg.

4. Agenda´s/urenregistratie.

Dit is erg belangrijk, zeker als je starter bent of weinig omzet hebt. Als je namelijk als ondernemer meer dan 1225 uur in je onderneming draait (en voor niet starters ook nog eens minimaal 50% van je bestede tijd werkzaam bent geweest in je onderneming), heb je recht op ondernemersaftrekken. Zelfstandigenaftrek, startersaftrek (voor de MKB-aftrek geldt het urencriterium niet). De belastingdienst kan, bij twijfel (lage omzet, hoge overige inkomsten etc.) een onderbouwing opvragen van je gewerkte uren. Dit hoeven niet alleen productieve uren te zijn. Reistijd naar je cliënt, bezig zijn met voorbereidingen, bezig zijn met je boekhouding etc. het telt allemaal mee. Probeer dit wekelijks bij te werken, hou het in elk geval goed bij in je agenda. Na een jaar weet je echt niet meer wat je precies gedaan hebt

5. Bankafschriften.

Heb je een zakelijke rekening? Of gebruik je een 2e privérekening zakelijk? Download dan maandelijks of per kwartaal je bankafschriften. Je kan ze uitprinten en bij je boekhouding doen of als je alles digitaal bewaard, ook digitaal opslaan in je boekhoudmap. Bij veel banken is het namelijk zo dat na 12 of 18 maanden je geen bankafschriften meer kunt downloaden. Heb je ze na die tijd toch nodig (bijv. i.v.m. een belastingcontrole) dan moet je per afschrift gaan betalen. Zorg dus dat je dit voor bent.

6. Aangiftes Omzetbelasting.

Heb je de aangifte omzetbelasting ingevuld en ingediend bij de belastingdienst? Sla deze dan op of print deze uit. Het systeem van de belastingdienst is geen database, dus wanneer je iets vergeet op te slaan of te printen, kun je er niet meer bij. Zorg er dus voor dat je btw-aangifte compleet blijven. Toch een keertje vergeten een aangifte te printen? Dan is deze nog wel opvraagbaar bij de belastingdienst, maar dat is onnodig gedoe.

7. KM-registratie.

Wanneer je een privé-auto of privé-fiets gebruikt voor zakelijke doeleinden dan mag je 19 cent per gereden kilometer in mindering brengen op je winst. Hou dus goed de zakelijke kilometers (ook woon-werk verkeer) bij. Aan het einde van het jaar kun je al die kilometers vermenigvuldigen met 19 cent en daarmee de winst verlagen. Let wel op: Als je met een prive-auto rijdt, dan mogen er geen benzine-, parkeer- of onderhoudskosten in de boekhouding komen. Idem voor de fiets, geen onderhoudskosten. Daar is die vergoeding van 19 cent namelijk voor. Je kunt nog wel een gedeelte van de btw terugvorderen van de benzine-, parkeer- en onderhoudskosten. Hier gelden bepaalde regels voor. Hierover kunt jouw boekhouder je informeren.

Auteur: Ronald Harreveld Siffror.nl