4 nadelen van boekhouden in Excel

Boekhouden in Excel is praktisch gratis, tenminste nadat je het pakket voor Microsoft Office hebt aangeschaft. Je hoeft in ieder geval niet maandelijks een paar tientjes voor een administratieprogramma te betalen.

Hier staat aan de andere kant tegenover dat er meer tijd en risico in Excel zit dan je waarschijnlijk zou denken.

ZZP’ers die hun Excel-administratie vaarwel zeggen en kiezen voor een online boekhoudprogramma houden zeeën van tijd over, maken veel minder fouten en lopen bovendien veel minder risico met hun administratie. Alleen al daarom is het de moeite waard om het alternatief in ieder geval een keer uit te proberen.

Dag Excel! Hallo MoneyMonk :-)

Probeer MoneyMonk 30 dagen gratis

Start een gratis proefabonnement.
Meer dan 15.000 ondernemers gingen je voor.

4.9 / 5 - Onze klanten op Google+

Lang bezig met de administratie

Het grootste nadeel van boekhouden in Excel? De gemiddelde ZZP’er is er lang mee bezig. Niet omdat Excel traag werkt, maar omdat je alles zelf en met de hand moet doen. Je zal verkoopfacturen aan moeten maken, die moeten boeken en bijvoorbeeld de transacties op je bankrekening handmatig moeten controleren.

Keer op keer repeterende taken die Excel helaas niet of nauwelijks voor je kan automatiseren. Je dient facturen bij betalingen te vinden, terwijl een online boekhoudprogramma je daar handige suggesties voor kan doen. Een paar minuten zoeken naar de factuur in plaats van een suggestie binnen enkele seconde. En dat voor elke factuur opnieuw. En dan hebben we het alleen pas over de verkoopfacturen binnen de administratie.

Hoe zet je als starter je administratie op?

Download ons gratis ebook

Hoe zet je als starter je administratie op?
Stuur mij het ebook!

Je leert in dit ebook...

  • Wat het verschil is tussen de boekhouding en administratie
  • Waarom een goede administratie belangrijk is
  • Hoe je je administratie opzet

Leestijd: 15 minuten

Veiligheids- en opslagrisico

In meer technische zin brengt het boekhouden in Excel risico’s met zich mee, op het gebied van veiligheid en opslag. Waar sla je de gegevens immers op? Waarschijnlijk op je eigen computer. Houd er rekening mee dat de fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van 7 jaar. Al die tijd dienen de Excel-bestanden van de administratie dus beschikbaar en te openen te zijn.

En hoe beveilig je jouw eigen computer en de verbindingen naar buiten toe? Je dient zelf te zorgen voor bijvoorbeeld een goede firewall en antivirus, net als back-ups om te voorkomen dat de data van de complete administratie verloren zou kunnen gaan. Allemaal zaken waarvoor je bij een online boekhoudprogramma kunt rekenen op een professionele organisatie.

Handmatige btw-aangifte

En dan ieder kwartaal, dan dien je als ZZP’er de btw-aangifte te doen. Handmatig indien je de boekhouding in Excel hebt staan. Zelf de bedragen optellen uit het afgelopen kwartaal en bepalen welk bedrag je aan btw hebt ontvangen. Dat kan met een boekhoudprogramma met één druk op de knop, waardoor je zomaar een half uur tot een uur bespaart.

Risico op fouten (en uren herstelwerk)

Het grootste risico en nadeel van het boekhouden in Excel kom je echter pas aan het eind van het jaar tegen. De balans klopt niet! Je hebt ergens een klein foutje gemaakt, waardoor de balans uit evenwicht is. Dat wordt een aantal uren zoeken naar de fout, om die vervolgens te herstellen. Online boekhouden minimaliseert het risico op invoerfouten, zodat je daar aan het eind van het jaar in ieder geval geen last van hebt.